Purchase-to-pay-proces: hoe optimaliseer je P2P binnen je organisatie?

In welke ‘purchase–to–pay-fase’ zit jouw organisatie? 

Laten we eerst kort bespreken wat het purchase–to–pay-proces precies inhoudt. ‘Purchase to pay’ staat voor een geïntegreerd systeem dat alle stappen van het inkoopproces omvat — van de aankoop van goederen en diensten tot de betaling aan leveranciers. 

Het inrichten en verder optimaliseren van het P2P-proces is niet altijd eenvoudig. Wij merken dat organisaties in zeer verschillende inrichtingsfases zitten en dat de uitdagingen sterk verschillen per branche. Om je een beter beeld te geven van wat er speelt, delen we enkele voorbeelden. 

Bouw: stevig P2P-fundament, maar óók ongeregistreerde inkoop

In de bouw is ‘purchase to pay’ een bekende term. Veel bouwbedrijven hebben het P2P-proces reeds ingericht, vaak omdat het ERP voldoende mogelijkheden biedt om ordergestuurde inkoop te doen. Het probleem waar veel van hen momenteel mee kampen, is dat niet alle inkoop binnen dit gestructureerde proces valt. 

Een voorbeeld: als iemand op de bouwplaats extra schroeven of zeilen tegen de regen bestelt, wordt dit niet altijd geregistreerd als order in het ERP, zogenaamde kramerij facturen. Vaak pakt een medewerker de telefoon om de bestelling te plaatsen — niet de laptop. Heel begrijpelijk. Maar hierdoor heeft de financiële administratie achteraf geen inkooporder. Het uitzoeken van “Wat is er afgesproken?” en “Is het ook geleverd volgens afspraak?” om de factuur gestructureerd te verwerken is dan erg arbeidsintensief. Dit betreft misschien maar een beperkt percentage van de totale inkoopkosten, maar een financiële administratie is soms tot wel 80% van hun tijd bezig met het afhandelen van deze inkoopfacturen.  

Onderwijs en zorg: nog veel winst te behalen in P2P proces

In de onderwijs- en zorgsectoren speelt het euvel rondom kramerijfacturen niet. Organisaties die in deze branches opereren, hebben andere uitdagingen. Vaak is het P2P-proces bij hen nog beperkt ingericht. En dat kan de nodige problemen opleveren. Stel, het beeldscherm van een kantoormedewerker gaat kapot. Als er geen P2P-proces is ingericht, zal de bewuste medewerker de IT-afdeling contacteren. Deze gaat vervolgens in onderhandeling met de leverancier. Voor je het weet, ben je enkele dagen verder. Ondertussen heeft de medewerker in kwestie nog geen nieuw beeldscherm! 

Sommige organisaties hebben dit opgelost door kaderafspraken te maken. Zij werken bijvoorbeeld met een online portal, waar de medewerker zelf een nieuw beeldscherm kan bestellen — binnen bepaalde contractafspraken. Deze decentrale inkoop wordt centraal vastgelegd in een systeem: de inkooporder is ‘onder water’ beschikbaar en kan gematcht worden. Een goede oplossing? Zeker! Maar in de praktijk is het voor onderwijs- en zorgorganisaties best een uitdaging om het P2P-proces op deze manier in te richten. 

Twee behoeftes: Tijdig afwijkingen constateren en aansluiten op de bestelbehoeftes van de organisatie 

Hoewel bedrijven in verschillende inrichtingsfases van het P2P-proces zitten en met uiteenlopende uitdagingen kampen, nemen wij twee duidelijke behoeftes waar:  

1. Ze willen inkoop zo inrichten dat het op de best mogelijke manier aansluit op de praktijk, zonder controle en grip te verliezen. 

In het voorbeeld over kramerijfacturen kwam al duidelijk naar voren dat de praktijk wat weerbarstig kan zijn. Men wil of kan niet altijd ordergestuurd de inkoop doen omdat dit simpelweg te arbeidsintensief is of niet praktisch (wanneer je bijvoorbeeld op de bouwplaats loopt). 

De behoefte aan verschillende bestelmogelijkheden, waarbij er toch voldoende controle blijft of de inkoop binnen de prijsafspraken worden gemaakt, is groot. Dit kan een bestelportaal zijn die automatisch bij de juiste leveranciers binnen de contractafspraken de producten aanbiedt of gewoon via de telefoon, waarbij door slim om te gaan met orderbevestigingen en leverbonnen de administratieve afhandeling van de inkoop toch geautomatiseerd kan verlopen. 

Daarbij willen ze natuurlijk de financiële afdeling niet extra belasten met meer controlewerk. Waar nodig kunnen de systemen ook hier automatisch controleren of de factuur overeenkomt met wat er besteld en geleverd is. 

2. Ze willen tijdig afwijkingen constateren in het inkoopproces

Nadat je een inkooporder verstuurt via je ERP-systeem (of op een andere manier een bestelling hebt geplaatst), ontvang je doorgaans een orderbevestiging. Als deze afwijkt, wil je dat zo snel mogelijk weten. Sommige organisaties hebben daarom een medewerker die fulltime orderbevestigingen invoert. Eigenlijk is dat zonde, want vaak wijkt er maar zo’n 10 procent af. Deze medewerker kan zijn of haar tijd liever wijden aan taken die meer uitdagingen en werkgeluk bieden. Want dit repeterende werk kan je prima overlaten aan een goede automatiseringsoplossing. 

Met een goed herkenningssysteem lees je de orderbevestiging in. De software leest het document uit en matcht op aantallen, leverdatum en locatie. Kloppen de gegevens? Dan wordt de orderbevestiging automatisch verwerkt. Is er geen match? Alleen dán krijg je een seintje, zodat je tijdig actie kan ondernemen. 

Doordat je het controlemoment naar voren haalt, handel je eventuele afwijkingen vroeg af. En door de verwerking te automatiseren, ben je óók nog eens veel minder tijd kwijt aan eentonig, repetitief werk. Tegen de tijd dat de factuur binnenkomt, is het afhandelen van dát document eigenlijk alleen nog maar een formaliteit. Gebruik je betrouwbare herkenningssoftware, dan hoef je er zelfs niet meer naar te kijken!