Rechnungsverarbeitung mit dem DICO-Standard optimieren: Checkliste für Bauunternehmen

Als Unternehmen im Bau- und Maschinenbau sind Sie mit dem DICO-Standard vertraut. So können Sie Informationen schnell, fehlerfrei und sicher austauschen. Es spielt keine Rolle, welches Softwarepaket Sie verwenden. Dies zeigt sich auch in der Praxis, denn mittlerweile werden täglich mehr als eine Million Informationen mit DICO ausgetauscht. Wie die anderen Standards von Ketenstandaard hilft Ihnen DICO dabei, digital (zusammen) so effizient wie möglich zu arbeiten. Aber weil nicht jeder damit arbeitet, geraten viele Bauunternehmen in Engpässe bei der Bearbeitung von eingehenden Dokumenten, wie zum Beispiel beim Kauf von Rechnungen. Welche genau sind das? Und wie bieten Sie ihnen den Kopf an? In diesem Blog-Post erklären wir. Wir teilen auch eine Checkliste, mit der Sie gezielt arbeiten können!

Was genau ist der DICO-Standard?

Der DICO-Standard umfasst verschiedene Spielregeln für den elektronischen Informationsaustausch zwischen Großhändlern, Herstellern, Bau-, Wartungs- und Installationsunternehmen und Wohnungsbauunternehmen. Fast alle in der Branche tätigen Softwareanbieter haben den DICO-Standard in ihre Pakete integriert. Das bedeutet, dass Sie DICO während des gesamten Prozesses vom Versenden von Angeboten bis zur Bearbeitung von Rechnungen nutzen. Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Packgutscheine, Wartungsmeldungen: Was auch immer Sie senden möchten, der DICO-Standard ist grundsätzlich dafür geeignet. Das bedeutet, dass DICO auch im Rechnungskaufprozess des durchschnittlichen Bauunternehmens um die Ecke kommt. Und da wird es etwas komplizierter.

Hürden bei DICO: Unterschiedliche Formate sind die Realität

Der DICO-Standard wird von der Baubranche weit verbreitet, aber als Bauunternehmen müssen Sie sich auch mit Lieferanten außerhalb beschäftigen. Deshalb erhalten Sie Rechnungen in verschiedenen Formen: in PDF-Form, als XML Und vielleicht auch auf dem Papier. Diese fließen auch durch verschiedene Kanäle: per E-Mail, per Webservice und per Post. Und manchmal fragen Lieferanten, ob Sie Rechnungen über ein Portal herunterladen möchten. Darüber hinaus sind Sie abhängig von den Daten, die Ihr Lieferant Ihnen zur Verarbeitung von XML-Dokumenten zusendet. Oft besteht das Problem darin, dass Sie eine minimale Datenmenge erhalten oder noch schlimmer, Sie falsche Daten erhalten. Kurz gesagt, es dauert eine Menge Zeit und Forschung, um sicherzustellen, dass Ihre Datei in Ordnung ist. Die Frage ist, wie macht man einen Effizienzschlag?

Effizienter in der Baubranche arbeiten

7 Tipps, um Zeit und Kosten zu sparen!

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Die Lösung: Prozesse vereinheitlichen! Drei Vorteile eines einheitlichen Ablaufs

Glücklicherweise sind die Engpässe im Zusammenhang mit der DICO- und Rechnungsverarbeitung nicht unüberwindbar. Es ist möglich, alle Arten von eingehenden Dokumenten durch den gleichen Prozess zu verarbeiten. Das ist, was Sie tun. intelligente Software zu verwenden. Welche Vorteile bietet sie konkret?

Dokumentenströme koordinieren: einheitliche Verarbeitung
Mit gutem OCR-Software Sie verarbeiten alle Arten von eingehenden Dokumenten auf eindeutige Weise. Das steigert die Effizienz, gibt einen Überblick und bietet Ruhe!

Doppelter Nutzen von OCR: für eingehende und ausgehende Dokumente
Das System unterstützt den DICO-Standard und wendet ihn auf Ihre eingehenden und ausgehenden Dokumente an. So arbeiten Sie schneller, einfacher und genauer.

Daten interpretieren und XML-Daten anreichern
Die XLM-Daten Ihres Lieferanten werden durch die anerkannten OCR-Daten aus dem beigefügten PDF ergänzt, unabhängig von der Art des Dokuments, das Sie erhalten, und der Form, in die es eingegeben wird. Gute OCR-Software sorgt für korrekte Interpretation und Verarbeitung.

Starten Sie eine Suche nach Software? Verwenden Sie diese Checkliste!

Bestellen Sie gerne DICO und Billing? Dann möchten Sie vielleicht eine Suche nach der richtigen Software starten: ein System, mit dem Sie so viel effizienter arbeiten können, dass Sie enorme Zeit- und Kosteneinsparungen erzielen. Aber was sind die Voraussetzungen für eine solche Lösung? Um Sie auf den Weg zu bringen, teilen wir eine Checkliste. Wenn Sie alle diese Zecken einstellen können, können Sie die beste OCR-Software Gefunden!

Abweichungen können zu einer Unterbrechung führen bei der direkten Verarbeitung von DICO-Nachrichten in Ihrem Softwaresystem.
Die Software unterstützt alle gängigen XML-Formate. XML-Daten Ihres Lieferanten sollten durch OCR-Daten aus der beigefügten PDF-Datei ergänzt werden.
Die Schnittstelle ist benutzerfreundlich. Mit anderen Worten, die Software bietet eine klare visuelle Darstellung, so dass Sie eine bessere Kontrolle durchführen können.
Die OCR-Software hilft bei der Verarbeitung von Ad-hoc-Käufen. So müssen Sie Belege nicht mehr aufwendig zuordnen.
Für den Freigabeprozess können Sie einen Workflow nutzen. Damit leiten Sie E-Rechnungen ganz einfach weiter und geben sie frei.
Der OCR-Lieferant ist zuverlässig, verfügt über spezifische Branchenkenntnisse und denkt mit Ihnen. Du arbeitest nicht nur mit der Software, sondern auch mit den Leuten, die es geschafft haben. Deshalb untersuchen Sie die Party, auf die Sie gehen wollen. Lesen Sie Bewertungen und Kundengeschichten und fragen Sie sorgfältig während eines Treffens. Auf diese Weise erfahren Sie, ob der Lieferant Ihre Sprache spricht und ob eine langfristige Zusammenarbeit Früchte tragen wird!

Intelligente Funktionen für die Bauindustrie

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Vorteile

Procesoptimalisatie
Einheitliche Verarbeitung
Anreicherung von XML-Daten

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Komplexe Dinge einfach zu machen, gefällt uns. Wir möchten Ihnen alles über unsere Lösung erzählen. Planen Sie eine Demo mit uns oder kontaktieren Sie uns für weitere Fragen!

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