Hoe elimineer je inkoopfactuurverwerkings-problematiek rondom de DICO-standaard? [Checklist voor bouwbedrijven]

Hobbels op de DICO-weg: diversiteit is de realiteit

De DICO-standaard is breed omarmd door de bouwsector, maar als bouwbedrijf heb je ook met leveranciers daarbuiten te maken. Daarom ontvang je facturen in verschillende vormen: in pdf-vorm, als XML en misschien ook nog wel op papier. Deze stromen bovendien binnen via verschillende kanalen: via de e-mail, via een webservice en per post. En soms vragen leveranciers of je facturen wilt downloaden via een portaal.

Daar komt bij dat je voor het verwerken van XML-documenten afhankelijk bent van de data die je leverancier meestuurt. Vaak is het probleem dat je een minimale hoeveelheid data óf — erger nog — incorrecte data ontvangt. Kortom, het kost veel tijd en uitzoekwerk om te zorgen dat je dossier op orde is. De vraag is: hoe maak je een efficiëntieslag?

Zoektocht naar software starten? Gebruik deze checklist!

Stel je graag orde op DICO- en factuurzaken? Dan wil je misschien een zoektocht starten naar de juiste software: een systeem waarmee je zóveel efficiënter werkt dat je een enorme tijd- en kostenbesparing realiseert. Maar aan welke voorwaarden moet zo’n oplossing nu eigenlijk voldoen? Om je op weg te helpen, delen we een checklist. Als je al deze vinkjes kan zetten, heb je misschien wel de beste OCR-software gevonden!

• Er is een mogelijk uitvalproces bij afwijkingen bij de directe verwerking van DICO-berichten naar je softwarepakket.
• De software ondersteunt alle gangbare XML-formaten. Het is belangrijk dat de XML-data van je leverancier aangevuld worden met herkende OCR-data van de bijgevoegde pdf.
• De interface is gebruiksvriendelijk. Oftewel, de software biedt een duidelijke visuele weergave, waardoor jij een betere controle kan uitvoeren.
• De OCR-software helpt bij het verwerken van kramerij. Daardoor hoef jij geen uitzoekwerk meer te verrichten omtrent bonnetjes.
• Je kan gebruikmaken van een workflow voor het accorderingsproces. Hiermee routeer en fiatteer je e-facturen met het grootste gemak.
• De OCR-leverancier is betrouwbaar, heeft specifieke branchekennis en denkt met je mee. Je werkt niet alleen met de software, maar ook met de mensen die deze hebben gemaakt. Doe daarom onderzoek naar de partij waarmee je in zee wilt gaan. Lees reviews en klantcases en vraag goed door tijdens een kennismakingsgesprek. Zo kom je erachter of de leverancier jouw taal spreekt en of een langdurige samenwerking vruchten zal afwerpen!