Hafen von Amsterdam

Der Bedarf

Port of Amsterdam wollte die Rechnungsverarbeitung optimieren und digitalisieren. Das war der Ausgangspunkt. Nach einer Marktanalyse kam das Unternehmen zu Factuurportal veröffentlicht von Whitevision. Der Hauptgrund dafür war, dass Factuurportal lesbare PDF-Rechnungen zuverlässig lesen kann und weil Factuurportal umfangreiche Überprüfungen und Validierungen auf eingehenden Rechnungen durchführt. Insbesondere war die Überprüfung des Vorhandenseins einer erteilten Auftragsnummer für Port of Amsterdam von wesentlicher Bedeutung. Das Demo schaffte sofort Vertrauen: eine vollständige Lösung, die Daten zuverlässig ausliest, validiert und automatisch verarbeitet.

Die Lösung

Die Zusammenarbeit zwischen Port of Amsterdam und Factuurportal von Whitevision wurde einwandfrei erreicht. Seit ihrer Umsetzung ist die Rechnungsabwicklung deutlich effizienter. Durch die vom Produkt Factuurportal angebotene Komplettlösung müssen sie keine manuellen Aktionen wie Drucken, Scannen oder Lesen mehr durchführen. Alle Rechnungen werden automatisch in das System importiert und müssen nicht selbst unvollständige oder fehlerhafte Rechnungen zurücksenden. Factuurportal kümmert sich um all diese Arbeiten. Aus diesem Grund erscheinen im System nur korrekte Rechnungen. Die großen Vorteile, die Port of Amsterdam Erfahrungen sind Komfort und Zeitersparnis.

Verbinden des neuen Beschaffungssystems von Port of Amsterdam

Vor einiger Zeit hat Port of Amsterdam ein neues Einkaufs-/Spend-Managementsystem eingeführt. Sie haben die Software von Factuurportal von Whitevision an dieses System angeschlossen. Dies war überraschend einfach, aufgrund der Verwendung von Standards. Im Moment laufen mehr Bestellungen durch dieses System, was bedeutet, dass viele weitere Rechnungen jetzt verbindliche Bestellnummern enthalten. Die gesamte eingehende Rechnungsabwicklung ist damit noch effizienter geworden. Die Steuerung der Bestellnummern durch Factuurportal und das Matching im Einkaufssystem führen dazu, dass noch mehr Aktivitäten vollautomatisch durchgeführt werden.

Die Zusammenarbeit mit Whitevision

Port of Amsterdam weist darauf hin, dass seit dem Start der Kontakt und Service immer als sehr gut erlebt wurde. Die regelmäßige Koordination zwischen der Kreditorverwaltung und dem Support-Team von Whitevision – über den Stand der Dinge und mögliche Optimierungen – unterstützt die gute Erfahrung. Dank des Service von Whitevision im Bereich der automatischen Rechnungsstellung und E-Invoicing wird die Zeit so frei, dass sie jetzt mehr Aufmerksamkeit auf andere Aufgaben richten können.

Das Ergebnis

• Keine Unterbrechungen mehr im Rechnungsprozess
• Kaum manuelle Arbeit oder Papieraufwand
• Schnellere Verarbeitung und Zahlung
• Automatische Überprüfung der Bestellnummern
• Effiziente Anbindung an das neue Beschaffungssystem
• Monatliche Abstimmung mit dem Supportteam zur kontinuierlichen Optimierung

Bereit für die Zukunft

Kurz gesagt, Port of Amsterdam ist sehr zufrieden mit der Erfahrung mit Factuurportal von Whitevision. Es gibt guten Kontakt und guten Service. Dank Factuurportal bietet Port of Amsterdam eine zukunftssichere Lösung für die Abrechnung. Das Ergebnis: Der Prozess ist voll optimiert und ermöglicht wertvolle Zeit für andere wichtige Aufgaben. Ein effizienter Ansatz, der heute und in Zukunft funktioniert.