Van der Weegen Bouwgroep

Nutzt

Über 150 Jahre ist Van der Weegen Bouwgroep in der Region Brabant aktiv. Mit einer kreativen und innovativen Einstellung entwickelt und baut das Unternehmen Umgebungen, in denen sich Menschen wie zu Hause fühlen. Van der Weegen Bouwgroep hört, um aus der Vergangenheit zu lernen, das Gute zu behalten und nach vorne zu schauen. Die Aktivitäten des Unternehmens erstrecken sich über einen weiten Bereich. Van der Weegen hat an der Entwicklung und Realisierung kompletter Wohnviertel gearbeitet, die Sanierung monumentaler Immobilien und bietet auch maßgeschneiderte Business-Unterkünfte. Kunden können sich auch an das Unternehmen für kleine oder große Wartungsarbeiten wenden, zum Beispiel an Schulen, Wohngemeinschaften und Gewerbeimmobilien.

Der Bedarf

Bei Van der Weegen Bouwgroep war die Rechnungsabwicklung traditionell auf Papier erfolgt. Infolgedessen gingen Rechnungen manchmal verloren. Darüber hinaus benötigte das Unternehmen viel Archivraum für die Aufbewahrung der Rechnungen. Im Jahr 2006 hat Van der Weegen Bouwgroep einen Effizienzschritt gemacht: Es wechselte zu Scan- und Erkennungssoftware. Aber als dieser Lieferant Jahre später bankrott ging, war es Zeit für eine neue OCR-Lösung – vorzugsweise eine, die mit ERP-Paket verbunden 4PS Construct.

Die Lösung

Whitevision näherte sich Van der Weegen Bouwgroep, weil es die Kunden des vorherigen Scan- und Erkennungspartners übernommen hatte. Inzwischen hatte Van der Weegen Bouwgroep selbst bereits begonnen, eine Ersatzlösung zu suchen. Aber bis dahin waren die Optionen entweder zu teuer oder bieten keine Standardverbindung mit 4PS Construct. Whitevision war preisgünstig, hatte eine enge Partnerschaft mit 4PS und war sehr benutzerfreundlich. Eine Demo überzeugte Van der Weegen Bouwgroep, mit Whitevision zu arbeiten.

Die Vorteile von Whitevision

Mehr Effizienz und Zeit für andere Aufgaben, wie Prozessverbesserung.
Handle alles in einer benutzerfreundlichen, intuitiven Anwendung, die sich einwandfrei mit 4PS Construct verbindet.
Komfortable Zusatzfunktionen wie Zeilenerkennung, Matching, Service-Benachrichtigungen und Postings.
Smooth Implementation Prozess, ausgezeichnete Unterstützung und Berater, die zusammen mit Geschäftsprozessen denken.
Zukunftssichere Lösung, die mit Entwicklungen innerhalb der Organisation wachsen kann, wie z.B. ein Wechsel in die Cloud.

Whitevision hat uns Effizienz und Zeit gegeben, sagt John van de Pas, Buchhalter und Systemadministrator bei Van der Weegen Bouwgroep. Unser gesamter Rechnungsabwicklungsprozess hat sich verbessert. Whitevision arbeitet schneller als unsere alte Scan- und Erkennungssoftware. Und wir können alles in einer benutzerfreundlichen, intuitiven Anwendung abwickeln.Ausserdem bleibt Van der Weegen Bouwgroep mehr Platz für andere Aufgaben: Wir können uns beispielsweise besser auf Prozesse und Prozessverbesserungen konzentrieren. Und wir führen mehr Arbeit mit weniger Menschen durch. Dies sind erhebliche Vorteile!

"Whitevision in vier Begriffen? 'Effizient', 'Benutzerfreundlich', 'kollaborativ' und 'flexibel'!"

The fact that Whitevision offers a total solution with convenient additional features is very helpful to John. „The smart OCR-Software recognizes things like the creditor, invoice number, invoice amount, project number and purchase reference,“ he says. „Because we also use line recognition and matching, the system also recognizes the invoice lines to automatically populate them. When we receive rental invoices or telephone invoices – which periodically contain the same lines – Whitevision enters the lines into the correct general ledger account. The system looks at how the lines relate to the purchase order lines in our ERP package and indicates whether they match. Because Whitevision prepares the entry immediately, all we have to do is check it. The system takes manual operations out of our hands!“ Since last year, Van der Weegen Bouwgroep has expanded the solution. „Customers of our maintenance services, such as housing corporations, often send us service notifications. Whitevision turned out to be able to digitize that flow completely. Now the software reads the reports directly. The order form we receive is immediately linked to the service call. That saves us an enormous amount of work.“

"Whitevision bewegt sich schnell und denkt wirklich mit unseren Prozessen mit."

Vor kurzem hat Van der Weegen Bouwgroep mit der Implementierung von Whitevision Post begonnen, die eingehende Mail über die Whitevision-Software verarbeitet. E-Mail muss nicht mehr kopiert oder per E-Mail verteilt werden. Die Verarbeitung ist ähnlich wie bei Eingangsrechnungen. Mail wird über Whitevision präsentiert, ist die Bestätigung, dass das Mail-Element von den entsprechenden Personen gesehen wurde und immer in der Datenbank gespeichert wird. Neben dem zentralen Speicher können die Nutzer selbst auch wählen, das Mailstück an einem gewünschten Ort, zum Beispiel in der Projektdatei, zu speichern. Dieser Prozess wird dann auch von nun an digitalisiert. . . Laut John läuft die Kommunikation mit Whitevision reibungslos. Das merkte er auch während des Implementierungsprozesses: Nach dem Einrichten alles für uns hat unser Whitevision-Berater einen Tag lang getestet und einen Tag lang erklärt. Dann gingen wir lebend. Das ging gut, weil wir leicht mit dem System anfangen konnten. Whitevision ist ein benutzerfreundliches Programm, das eine einwandfreie Standardschnittstelle mit 4PS Construct bietet. Wenn unser ERP-System aktualisiert wird, nimmt Whitevision es mit uns als Partner. Als Ergebnis, die Lösung immer weiter zu arbeiten.

"Whitevision bietet eine stabile Lösung und gute Kommunikation".

And if Van der Weegen Bouwgroep does run into a question, there is Whitevision’s customer portal: „We can very easily enter a report there. We always receive feedback within a very short time. Because Whitevision works with a fixed team, we often speak to the same people. The contact with them is excellent. The consultants are also quick and easy to work with. If we need something, they really think along with our processes.“ John views the future positively. He believes that Van der Weegen Bouwgroep will certainly continue to use Whitevision: „The system works fine. And as we continue to develop, Whitevision can grow with us. Next year, for example, we want to initiate the migration to Business Central. Whitevision supports this. We are also looking forward to using the Whitevision Smartphone App, which will allow us to approve invoices on our phones. This is a nice addition to our existing workflow process.“ What John would say to other construction companies looking for scanning and recognition software? „I would highly recommend Whitevision. Within our organization, the solution was embraced very quickly!“