Van der Weegen Bouwgroep

Maakt gebruik van

Al meer dan 150 jaar is Van der Weegen Bouwgroep actief in de regio Brabant. Met een creatieve en innovatieve instelling ontwikkelt en bouwt het bedrijf omgevingen waar mensen zich thuis voelen. Van der Weegen Bouwgroep luistert om te leren van het verleden, te behouden wat goed is én vooruit te kijken. De activiteiten van het bedrijf beslaan een breed gebied. Van der Weegen heeft gewerkt aan de ontwikkeling en realisatie van complete woonwijken, de herontwikkeling van monumentaal vastgoed en verzorgt ook maatwerk in bedrijfshuisvesting. Klanten kunnen tevens bij het bedrijf terecht voor klein- of grootschalig onderhoud, bijvoorbeeld aan scholen, corporatiewoningen en bedrijfspanden.

De behoefte

Bij Van der Weegen Bouwgroep verliep de inkoopfactuurverwerking van oudsher op papier. Hierdoor raakten facturen soms weg. Bovendien had het bedrijf veel archiefruimte nodig voor het bewaren van de facturen. In 2006 maakte Van der Weegen Bouwgroep een efficiëntieslag: het stapte over naar scan- en herken-software. Maar toen deze leverancier jaren later failliet ging, was het tijd voor een nieuwe OCR-oplossing — het liefst een die aansloot op ERP-pakket 4PS Construct.

De oplossing

Whitevision benaderde Van der Weegen Bouwgroep, omdat het de klanten van de vorige scan- en herken-partij had overgenomen. Van der Weegen Bouwgroep was zelf inmiddels al op zoek gegaan naar een vervangende oplossing. Maar tot dat moment waren de opties óf te duur, óf ze boden geen standaardkoppeling met 4PS Construct. Whitevision was schappelijk geprijsd, had een nauw partnership met 4PS én bleek zeer gebruiksvriendelijk. Een demo trok Van der Weegen Bouwgroep over de streep: het bedrijf besloot met Whitevision aan de slag te gaan.

De voordelen van Whitevision

Meer efficiëntie en tijd voor andere taken, zoals procesverbetering.
Alles afhandelen in één gebruisvriendelijke, intuïtieve applicatie die feilloos koppelt met 4PS Construct.
Handige aanvullende functies, zoals regelherkenning, matching, servicemeldingen en poststukken.
Soepel implementatieproces, prima support en consultants die meedenken met de bedrijfsprocessen.
Toekomstgerichte oplossing die kan meegroeien met ontwikkelingen binnen de organisatie, zoals een overstap naar de cloud.

“Whitevision heeft ons efficiëntie en tijd opgeleverd,” zegt John van de Pas, boekhouder en systeembeheerder bij Van der Weegen Bouwgroep. “Ons hele inkoopfactuurverwerkingsproces is erop vooruitgegaan. Whitevision werkt sneller dan onze oude scan- en herken-software. En we kunnen alles in één gebruiksvriendelijke, intuïtieve applicatie afhandelen.”

Omdat het niet meer nodig is om gegevens over te typen, houdt Van der Weegen Bouwgroep meer ruimte over voor andere taken: “We kunnen ons bijvoorbeeld beter richten op processen en procesverbetering. En we verrichten meer werk met minder mensen. Dat zijn aanzienlijke voordelen!”

“Whitevision in vier termen? ‘Efficiënt’, ‘gebruiksvriendelijk’, ‘meedenkend’ en ‘flexibel’!”

Dat Whitevision een totaaloplossing met handige aanvullende functies biedt, vindt John erg handig. “De slimme OCR-software herkent zaken als de crediteur, het factuurnummer, het factuurbedrag, het projectnummer en het inkoopkenmerk,” vertelt hij. “Omdat we ook gebruikmaken van regelherkenning en matching, herkent het systeem tevens de factuurregels om deze automatisch in te vullen. Als we huurnota’s of telefoniefacturen ontvangen — waarop periodiek dezelfde regels staan — boekt Whitevision de regels op de juiste grootboekrekening in. Het systeem bekijkt hoe de regels zich verhouden tot de inkooporderregels in ons ERP-pakket en geeft aan of deze overeenkomen. Omdat Whitevision de boeking direct klaarzet, hoeven wij deze alleen nog even te controleren. Het systeem neemt ons handmatige handelingen uit handen!”

Sinds vorig jaar heeft Van der Weegen Bouwgroep de oplossing uitgebreid. “Klanten van onze onderhoudsdiensten, zoals woningcorporaties, sturen ons vaak servicemeldingen. Whitevision bleek die stroom volledig te kunnen digitaliseren. Nu leest de software de meldingen direct in. De opdrachtbon die we ontvangen, wordt meteen gekoppeld aan de servicemelding. Dat scheelt ons enorm veel werk.”

“Whitevision schakelt snel en denkt echt mee met onze processen”

Recent is Van der Weegen Bouwgroep gestart met de implementatie van Whitevision Post waarmee de inkomende poststukken via de Whitevision software worden afgehandeld. “Inkomende post hoeft niet meer te worden gekopieerd of via email te worden verspreid. De verwerking is vergelijkbaar met die van inkoopfacturen. Post wordt aangeboden via Whitevision, is bevestiging dat het poststuk door de betreffende personen is gezien en is altijd opgeslagen in de database. Naast de centrale opslag kunnen gebruikers zelf ook kiezen om het poststuk op te slaan op een gewenste plek, bijvoorbeeld in het projectdossier. Dat proces is dan voortaan ook gedigitaliseerd.”

Volgens John verloopt de communicatie met Whitevision soepel. Dat merkte hij al tijdens het implementatieproces: “Na alles voor ons te hebben ingericht, heeft onze Whitevision-consultant één dag besteed aan testen en één dag aan het geven van een uitleg. Daarna gingen we live. Dat ging prima, omdat we makkelijk met het systeem aan de slag konden. Whitevision is een gebruiksvriendelijk programma dat een feilloze standaardkoppeling met 4PS Construct biedt. Als ons ERP-systeem een update krijgt, neemt Whitevision dat als partner mee. De oplossing blijft daardoor altijd werken.”

“Whitevision biedt een stabiele oplossing én goede communicatie”

En als Van der Weegen Bouwgroep toch eens tegen een vraag aanloopt, is er het klantportaal van Whitevision: “Daar kunnen we heel eenvoudig een melding inschieten. We krijgen altijd binnen zeer korte tijd een terugkoppeling. Omdat Whitevision met een vast team werkt, spreken we vaak dezelfde mensen. Het contact met hen verloopt prima. Ook met de consultants is het overigens snel en fijn schakelen. Als we iets nodig hebben, denken zij echt mee met onze processen.”

John ziet de toekomst positief tegemoet. Hij gelooft dat Van der Weegen Bouwgroep zeker gebruik zal blijven maken van Whitevision: “Het systeem werkt prima. En wanneer wij doorontwikkelen, kan Whitevision met ons meegroeien. Volgend jaar willen we bijvoorbeeld de migratie naar Business Central in gang zetten. Whitevision ondersteunt dit. Ook kijken we ernaar uit om de Whitevision Smartphone App te gaan gebruiken, waarmee we facturen op onze telefoons kunnen fiatteren. Dit is een mooie toevoeging aan ons bestaande workflowproces.”

Wat John zou zeggen tegen andere bouwbedrijven die op zoek zijn naar scan- en herken-software? “Ik zou Whitevision van harte aanbevelen. Binnen onze organisatie is de oplossing heel snel omarmd!”