Veiligheidsregio Gelderland-Zuid

Nutzt

Die VRGZ ist eine der 25 Sicherheitsregionen in den Niederlanden. Als Organisation für Feuerwehren, medizinische Hilfe und Vorbereitung und Koordination im Bereich Katastrophenabwehr und Krisenmanagement trägt das VRGZ zu einer sicheren Region bei. Für die GGD Gelderland Zuid arbeiten auch die Support-Services (verantwortlich für u.a. die Rechnungsabwicklung).

Der Bedarf

Die VRGZ arbeitete schon seit einiger Zeit mit einem Eingangsrechnungsbearbeitungsantrag. Allerdings bot es nicht die Funktionalität, die die Organisation suchte. Die Software funktionierte neben der AFAS ERP-System, arbeitete aber nicht mit ihm zusammen. Der VRGZ wollte mit einem benutzerfreundlichen, robusten Scan arbeiten und eine Lösung erkennen, die sich nahtlos mit AFAS verbinden würde. Deshalb begann sie nach einer Alternative zu suchen.

Die Lösung

Als der VRGZ sich von AFAS beraten ließ, empfahl der ERP-Anbieter Whitevision. Die VRGZ forderte eine Demo. Sie mochten es: Die Integration mit AFAS, die Spezifikationen der Scan- und Erkennungslösung und die Fähigkeit, das Selbstlernsystem zu trainieren, haben die Organisation wirklich angesprochen. Die VRGZ war überzeugt, dass Whitevision den Buchungsvorgang für die Mitarbeiter wesentlich einfacher machen würde. Die Entscheidung fiel also schnell: Der VRGZ wechselte auf Whitevision®s Lösung.

Die Vorteile von Whitevision

Zeitersparnis und Effizienzsteigerung: mehr Rechnungen mit der gleichen Anzahl von Menschen verarbeiten.
Gute Erkennung durch Smart Scan und Lösung erkennen.
Benutzerfreundliches und selbstlernendes System.
Durch die perfekte Integration zwischen Whitevision und AFAS laufen die finanziellen Prozesse reibungslos.
Sehr reibungsloser Umsetzungsprozess und exzellente Unterstützung.

"Whitevision hat uns eine stabile Rechnungsabwicklung zur Verfügung gestellt", sagt Patrick Noij, Anwendungsmanager für Finanzpakete bei der VRGZ. Gerade während der Corona-Krise ist dies in den Vordergrund gerückt: Vor allem der Rechnungsfluss aus der GGD hat sich in diesem Jahr enorm erhöht. Diese Steigerung war ein gutes Maß für die Effizienz von Whitevision. Wir arbeiten mit fast der gleichen Anzahl von Menschen und sind immer noch in der Lage, mit diesem beträchtlichen Fluss mitzuhalten. Dass die Verarbeitung für uns überschaubar geblieben ist, liegt an Whitevision. Unsere Mitarbeiter können mit dem System sehr gut umgehen. Dies erlaubt uns, die beste Nutzung unserer Zeit zu machen!

Whitevision in drei Begriffen? „Effizient", „kundenorientiert" und „benutzerfreundlich".

Da das VRGZ Whitevision verwendet, können Mitarbeiter die Rechnungen viel einfacher einsehen. Patrick: Wenn eine Rechnung per E-Mail eingeht, wird sie automatisch in Whitevision eingelesen. Das System unterstützt dann unseren Mitarbeiter aus der zahlbaren Buchhaltung bei der Rechnungsbuchung: Dank guter Erkennung läuft dieser Prozess reibungslos. Als nächstes passiert die Rechnung mehrere Gutachter über Workflow. Wenn sie ihre Zustimmung erteilt haben, wird die Rechnung zur Zahlung freigegeben und im digitalen Archiv in AFAS gespeichert. Das rundet den Kreis ab.Über die Verbindung mit AFAS ist Patrick sehr zufrieden: .Wir haben unsere Prozesse gut organisiert in AFAS und Whitevision verbindet sich perfekt mit ihm. Diese Integration ist ein großes Plus. Die Rechnungsabwicklung ist ein kleiner, aber sehr wichtiger Teil Ihrer Finanzprozesse. Whitevision versteht das sehr gut. Am Anfang hatten wir zum Beispiel bestimmte Fragen zu unternehmensspezifischen Einstellungen. Diese wurden sehr reibungslos gelöst, weil es schnell ist, sich mit den Menschen bei Whitevision zu verbinden.

Die gute Integration mit AFAS ist ein großes Plus

Da der Implementierungsprozess sehr reibungslos verlief, konnte der VRGZ sofort gründlich mit dem Einsatz von Whitevision beginnen. Unser Whitevision-Berater kam für mehrere Tage auf unsere Website, um unsere Bedürfnisse und Erwartungen zu besprechen, alles richtig einzurichten und die Nutzer zu schulen. Bevor wir live gingen, waren wir in Kontakt, um alles fertig zu machen und einige letzte Tests zu machen. Als wir tatsächlich live gingen, lief alles reibungslos. Es war nur eine Feinabstimmung nötig. Sehr schön! Die Scan- und Erkennungslösung erfüllt genau die Erwartungen, die wir daran hatten.Das letztere gilt auch für das Whitevision-Support-Team: Sie können Ihre Fragen ganz einfach an Whitevision stellen und wir bekommen eine schnelle Antwort und eine Lösung. Whitevision schreckt die Dinge nicht ab. Es ist nur sehr angenehmes Arbeiten mit Whitevision.

Arbeiten mit Whitevision? Tun Sie es einfach!

Aufgrund der Corona-Krise hatte das VRGZ noch keine Zeit, sich in alle Funktionalitäten zu vertiefen, die Whitevision bietet, aber die Organisation plant dies sicherlich. Sobald wir den Platz haben, werden wir ihn uns wirklich gut ansehen, denn mit bestimmten Funktionalitäten können wir zweifellos noch mehr Zeit sparen, sagt Patrick. Er blickt daher positiv in die Zukunft: – Wir werden auf jeden Fall weiterhin Whitevision verwenden.– Was Patrick über Whitevision zu anderen Organisationen sagen würde, die eine Beschaffung suchen Rechnung Verarbeitungslösung? Tu es einfach! Vor allem, wenn Sie wie wir mit AFAS. Whitevision und AFAS sind nicht zwei Systeme, die nebeneinander existieren. Die Integration ist einfach perfekt.