Spring naar content

Veiligheidsregio Gelderland-Zuid

De VRGZ is een van de 25 veiligheidsregio’s in Nederland. Als organisatie voor brandweerzorg, geneeskundige hulpverlening en voorbereiding en coördinatie op het gebied van rampenbestrijding en crisisbeheersing draagt de VRGZ bij aan een veilige regio. De ondersteunende diensten (verantwoordelijk voor onder andere de inkoopfactuurverwerking) zijn tevens werkzaam voor de GGD Gelderland Zuid.

De behoefte

De VRGZ werkte al een tijd met een applicatie voor inkoopfactuurverwerking. Deze bood echter niet de functionaliteit die de organisatie zocht. De software functioneerde náást ERP-systeem AFAS, maar werkte er niet mee samen. De VRGZ wilde werken met een gebruiksvriendelijke, degelijke scan- en herken-oplossing die naadloos zou aansluiten op AFAS. Daarom ging zij op zoek naar een alternatief.

De oplossing

Toen de VRGZ advies vroeg aan AFAS, raadde de ERP-leverancier Whitevision aan. De VRGZ vroeg een demo aan. Deze beviel goed: de integratie met AFAS, de specificaties van de scan- en herken-oplossing en de mogelijkheid om het zelflerende systeem te trainen spraken de organisatie erg aan. De VRGZ was ervan overtuigd dat WhiteVision het boekingsproces een stuk eenvoudiger zou maken voor medewerkers. De beslissing was dan ook snel genomen: de VRGZ stapte over op de oplossing van Whitevision.

De voordelen van Whitevision

  1. Tijdwinst en efficiëntieboost: méér facturen verwerken met hetzelfde aantal mensen.
  2. Goede herkenning door slimme scan- en herken-oplossing.
  3. Gebruiksvriendelijk en zelflerend systeem.
  4. Financiële processen verlopen vloeiend door perfecte integratie tussen Whitevision en AFAS.
  5. Zeer soepel implementatieproces en uitstekend support.

“Whitevision heeft ons een stabiele inkoopfactuurverwerking opgeleverd,” zegt Patrick Noij, applicatiebeheerder voor financiële pakketten bij de VRGZ. Zeker tijdens de coronacrisis is dit naar voren gekomen: “De facturenstroom van met name de GGD is dit jaar enorm toegenomen. Die toename is een goede graadmeter voor de efficiency van Whitevision geweest. Wij werken met nagenoeg hetzelfde aantal mensen en kunnen die flinke stroom tóch goed bijhouden. Dat de verwerking behapbaar is gebleven voor ons, komt door Whitevision. Onze medewerkers kunnen heel goed met het systeem uit de voeten. Daardoor kunnen we onze tijd optimaal benutten!”

“Whitevision in drie termen? ‘Efficiënt’, ‘klantgericht’ en ‘gebruiksvriendelijk’.”

Sinds de VRGZ Whitevision gebruikt, kunnen medewerkers inkoopfacturen veel gemakkelijker inboeken. Patrick: “Wanneer een factuur binnenkomt via de mail, wordt deze automatisch ingelezen in Whitevision. Daarna ondersteunt het systeem onze medewerker van de crediteurenadministratie tijdens het boeken van de factuur: door de goede herkenning verloopt dit proces vlot. Vervolgens gaat de factuur langs verschillende beoordelaars via de Workflow. Wanneer zij hun goedkeuring hebben gegeven, wordt de factuur vrijgegeven voor betaling en opgeslagen in het digitale archief in AFAS. Zo is het cirkeltje rond.”

Over de koppeling met AFAS is Patrick erg tevreden: “Wij hebben onze processen goed geregeld in AFAS en Whitevision sluit daar prima op aan. Die integratie is een groot pluspunt. Inkoopfactuurverwerking is een klein, maar zeer belangrijk onderdeel van je financiële processen. Whitevision begrijpt dat heel goed. In het begin hadden we bijvoorbeeld bepaalde vragen over bedrijfsspecifieke instellingen. Deze zijn heel vlot opgelost, want het is snel schakelen met de mensen van Whitevision.”

“De goede integratie met AFAS is een groot pluspunt”

Omdat het implementatieproces zeer soepel verliep, kon de VRGZ direct op een gedegen manier met Whitevision aan de slag. “Onze Whitevision-consultant kwam een aantal dagen bij ons op locatie om onze wensen en verwachtingen door te spreken, alles goed in te regelen en gebruikers te trainen. Vóór de livegang hebben we contact gehad om alles klaar te zetten en nog enkele laatste testen te doen. Toen we daadwerkelijk live gingen, verliep alles soepel. Er was alleen nog wat finetuning nodig. Heel fijn! De scan- en herken-oplossing voldoet precies aan de verwachtingen die wij ervan hadden.”

Dit laatste geldt ook voor het supportteam van Whitevision: “Je kan je vragen heel gemakkelijk stellen aan Whitevision en we krijgen dan snel een reactie én een oplossing. Whitevision schuift zaken niet voor zich uit. Het is gewoon heel prettig werken met Whitevision.”

“Werken met Whitevision? Gewoon doen!”

Door de coronacrisis heeft de VRGZ nog geen tijd gehad om zich te verdiepen in alle functionaliteiten die Whitevision biedt, maar dit is de organisatie zeker van plan. “Zodra we de ruimte hebben, gaan we daar echt even goed naar kijken, want met bepaalde functionaliteiten kunnen we ongetwijfeld nóg meer tijdwinst boeken,” zegt Patrick. Hij ziet de toekomst dan ook positief tegemoet: “Wij blijven Whitevision zeker gebruiken.”

Wat Patrick zou zeggen over Whitevision tegen andere organisaties die op zoek zijn naar een oplossing voor het verwerken van inkoopfacturen? “Gewoon doen! Zeker als je, zoals wij, met AFAS werkt. Whitevision en AFAS zijn niet twee systemen die naast elkaar bestaan. De integratie is simpelweg perfect.”

Sfeerfoto Malou - Renee

Wil jij jouw proces slimmer inrichten?

maart 2024

Remco aan het woord

Onze medewerkers zetten zich iedere dag in om onze klanten zo goed mogelijk van dienst te zijn. Maar wie zijn zij nu eigenlijk? En hoe ervaren ze hun functie bij Whitevision? In deze blog vertelt Implementatie Consultant Remco over zijn functie binnen Whitevision. Hij legt onder meer uit hoe de leidende principes van de organisatie terugkomen in zijn dagelijkse bezigheden.
Artikel lezen
maart 2024

Documentherkenning: welke software heb je nodig?

Je hebt de term ‘documentherkenning’ vast en zeker weleens horen vallen. Veel mensen denken dat het hierbij gaat om een proces waarbij je een afbeelding inscant die je vervolgens in je administratie zet. Dit is niet onjuist, maar in de praktijk komt er meer bij kijken. OCR-software zet de gescande afbeelding namelijk automatisch om in data, die je daarna in je ERP-pakket terugziet. Om die reden spreken we ook wel van ‘scan- en herken-software’. Juist dat herkenproces, waarin de software gegevens interpreteert en als data aanlevert in je financiële systeem, maakt documentherkenning zo interessant.
Artikel lezen
maart 2024

Mag je facturen digitaal bewaren?

Facturen digitaal bewaren: je hoort er steeds meer over, maar je kampt met de nodige vragen. Want mag dit eigenlijk wel? En zo ja, waar begin je dan? Hoewel er voor het digitaal boeken van inkoopfacturen tegenwoordig slimme oplossingen bestaan, is het archiveringsproces binnen veel organisaties nog steeds papiergebonden. Menig financieel-administratief medewerker is anno 2019 nog altijd veel tijd kwijt aan het opbergen van inkoopfacturen in mappen, die worden bewaard in kasten op het kantoor. Zo’n papieren archief maakt het terugvinden van een factuur op een later tijdstip óók een tijdrovende taak. Herkenbaar? Dan overweeg je misschien een efficiënter alternatief: facturen digitaal bewaren. Maar waarmee moet je rekening houden als je overstapt op een digitaal archief?
Artikel lezen

123