Spring naar content

Veiligheidsregio Gelderland-Zuid

De VRGZ is een van de 25 veiligheidsregio’s in Nederland. Als organisatie voor brandweerzorg, geneeskundige hulpverlening en voorbereiding en coördinatie op het gebied van rampenbestrijding en crisisbeheersing draagt de VRGZ bij aan een veilige regio. De ondersteunende diensten (verantwoordelijk voor onder andere de inkoopfactuurverwerking) zijn tevens werkzaam voor de GGD Gelderland Zuid.

De behoefte

De VRGZ werkte al een tijd met een applicatie voor inkoopfactuurverwerking. Deze bood echter niet de functionaliteit die de organisatie zocht. De software functioneerde náást ERP-systeem AFAS, maar werkte er niet mee samen. De VRGZ wilde werken met een gebruiksvriendelijke, degelijke scan- en herken-oplossing die naadloos zou aansluiten op AFAS. Daarom ging zij op zoek naar een alternatief.

De oplossing

Toen de VRGZ advies vroeg aan AFAS, raadde de ERP-leverancier Whitevision aan. De VRGZ vroeg een demo aan. Deze beviel goed: de integratie met AFAS, de specificaties van de scan- en herken-oplossing en de mogelijkheid om het zelflerende systeem te trainen spraken de organisatie erg aan. De VRGZ was ervan overtuigd dat WhiteVision het boekingsproces een stuk eenvoudiger zou maken voor medewerkers. De beslissing was dan ook snel genomen: de VRGZ stapte over op de oplossing van Whitevision.

De voordelen van Whitevision

  1. Tijdwinst en efficiëntieboost: méér facturen verwerken met hetzelfde aantal mensen.
  2. Goede herkenning door slimme scan- en herken-oplossing.
  3. Gebruiksvriendelijk en zelflerend systeem.
  4. Financiële processen verlopen vloeiend door perfecte integratie tussen Whitevision en AFAS.
  5. Zeer soepel implementatieproces en uitstekend support.

“Whitevision heeft ons een stabiele inkoopfactuurverwerking opgeleverd,” zegt Patrick Noij, applicatiebeheerder voor financiële pakketten bij de VRGZ. Zeker tijdens de coronacrisis is dit naar voren gekomen: “De facturenstroom van met name de GGD is dit jaar enorm toegenomen. Die toename is een goede graadmeter voor de efficiency van Whitevision geweest. Wij werken met nagenoeg hetzelfde aantal mensen en kunnen die flinke stroom tóch goed bijhouden. Dat de verwerking behapbaar is gebleven voor ons, komt door Whitevision. Onze medewerkers kunnen heel goed met het systeem uit de voeten. Daardoor kunnen we onze tijd optimaal benutten!”

“Whitevision in drie termen? ‘Efficiënt’, ‘klantgericht’ en ‘gebruiksvriendelijk’.”

Sinds de VRGZ Whitevision gebruikt, kunnen medewerkers inkoopfacturen veel gemakkelijker inboeken. Patrick: “Wanneer een factuur binnenkomt via de mail, wordt deze automatisch ingelezen in Whitevision. Daarna ondersteunt het systeem onze medewerker van de crediteurenadministratie tijdens het boeken van de factuur: door de goede herkenning verloopt dit proces vlot. Vervolgens gaat de factuur langs verschillende beoordelaars via de Workflow. Wanneer zij hun goedkeuring hebben gegeven, wordt de factuur vrijgegeven voor betaling en opgeslagen in het digitale archief in AFAS. Zo is het cirkeltje rond.”

Over de koppeling met AFAS is Patrick erg tevreden: “Wij hebben onze processen goed geregeld in AFAS en Whitevision sluit daar prima op aan. Die integratie is een groot pluspunt. Inkoopfactuurverwerking is een klein, maar zeer belangrijk onderdeel van je financiële processen. Whitevision begrijpt dat heel goed. In het begin hadden we bijvoorbeeld bepaalde vragen over bedrijfsspecifieke instellingen. Deze zijn heel vlot opgelost, want het is snel schakelen met de mensen van Whitevision.”

“De goede integratie met AFAS is een groot pluspunt”

Omdat het implementatieproces zeer soepel verliep, kon de VRGZ direct op een gedegen manier met Whitevision aan de slag. “Onze Whitevision-consultant kwam een aantal dagen bij ons op locatie om onze wensen en verwachtingen door te spreken, alles goed in te regelen en gebruikers te trainen. Vóór de livegang hebben we contact gehad om alles klaar te zetten en nog enkele laatste testen te doen. Toen we daadwerkelijk live gingen, verliep alles soepel. Er was alleen nog wat finetuning nodig. Heel fijn! De scan- en herken-oplossing voldoet precies aan de verwachtingen die wij ervan hadden.”

Dit laatste geldt ook voor het supportteam van Whitevision: “Je kan je vragen heel gemakkelijk stellen aan Whitevision en we krijgen dan snel een reactie én een oplossing. Whitevision schuift zaken niet voor zich uit. Het is gewoon heel prettig werken met Whitevision.”

“Werken met Whitevision? Gewoon doen!”

Door de coronacrisis heeft de VRGZ nog geen tijd gehad om zich te verdiepen in alle functionaliteiten die Whitevision biedt, maar dit is de organisatie zeker van plan. “Zodra we de ruimte hebben, gaan we daar echt even goed naar kijken, want met bepaalde functionaliteiten kunnen we ongetwijfeld nóg meer tijdwinst boeken,” zegt Patrick. Hij ziet de toekomst dan ook positief tegemoet: “Wij blijven Whitevision zeker gebruiken.”

Wat Patrick zou zeggen over Whitevision tegen andere organisaties die op zoek zijn naar een oplossing voor het verwerken van inkoopfacturen? “Gewoon doen! Zeker als je, zoals wij, met AFAS werkt. Whitevision en AFAS zijn niet twee systemen die naast elkaar bestaan. De integratie is simpelweg perfect.”

Sfeerfoto Malou - Renee

Wil jij jouw proces slimmer inrichten?

mei 2024

Verplichte rapportage werkgebonden personenmobiliteit per 1 juli 2024: een nieuwe standaard

Vanaf 1 juli 2024 wordt het voor organisatie met 100 of meer medewerkers die minimaal 20 uur per week werken verplicht om hun werkgebonden personenmobiliteit te rapporteren. Uiterlijk 30 juni 2025 stuur je de gevraagde gegevens over 2024 in. Dit is een significante verandering die bedrijven dwingt hun huidige processen te herzien en te investeren in automatiseringsoplossingen. In dit blog verkennen we de impact van deze nieuwe regelgeving en leggen we uit hoe automatisering kan helpen bij het voldoen aan deze vereisten.
Artikel lezen
mei 2024

Webinar: 24/7 automatisch je facturen mailbox op orde

De komst van e-mail en PDF heeft het probleem van papieren facturen grotendeels opgelost, maar een nieuwe uitdaging dient zich aan: de constante stroom van inkomende e-mails met facturen vergt veel voorwerk voor administratieve medewerkers. Onder andere facturen, serviceorders en orderbevestigingen komen in verschillende formaten binnen, Whitevision verzamelt ze allemaal op een gestroomlijnde manier, waardoor je meer tijd overhoudt voor andere taken.
Artikel lezen
mei 2024

Webinar: efficiënt declaraties verwerken

Wil je af van het tijdrovende en soms verwarrende proces van declaraties verwerken? Als financieel-administratief medewerker weet je hoe ingewikkeld het kan zijn om verschillende soorten bonnen en facturen te verwerken, of ze nu digitaal zijn of op papier. Gelukkig is er een oplossing: met de Whitevision App kunnen declaraties efficiënt en volledig automatisch verwerkt worden.
Artikel lezen

123