VIOS Bouwgroep

VIOS Bouwgroep ist ein 1934 gegründetes Familienunternehmen. Die dritte Generation führt nun ihre beiden Bauunternehmen in Utrecht und Amsterdam mit weiteren Standorten in Houten und Arnhem. Mehr als 160 Mitarbeiter liefern Sanierungs-, Wartungs-, Restaurierungs- und Energieprojekte. VIOS plant, baut und verwaltet Immobilien für öffentliche und halböffentliche Organisationen, Endnutzer und Investoren. Sie ist auf städtische Projekte spezialisiert. Durch offene, interaktive Zusammenarbeit werden die Ziele und Ambitionen der Kunden zu maßgeschneiderten Lösungen und erfolgreichen Projekten. Seine Mitarbeiter verbinden Begeisterung, aktuelles Know-how und ein solides Prozessmanagement, um starke Ergebnisse zu erzielen.

Der Bedarf

Nachdem VIOS Bouwgroep ein Projekt des Rijksvaastgoedbedrijf angenommen hatte, war das Verteidigungsministerium eine der Konsequenzen, dass die Rijksvaastgoedbedrijf die zukünftigen Bestellungen per Post im PDF-Format liefern würde. Zu VIOS Bouwgroep die Aufgabe, sie in ihr eigenes System einzugeben und zu verarbeiten, nach der sie die Befehle terminieren und ausführen konnte. Eine umständliche und zeitaufwändige Aufgabe fand die Baufirma. Deshalb ist es auf der Suche nach einem intelligenten Weg, um die Aufgaben des Rijksvaastgoedbedrijf in seinem Planungssystem zu bekommen.

Die Lösung

Da VIOS Bouwgroep bereits ein System zur Bearbeitung von Eingangsrechnungen verwendet hat, wandte es sich zunächst an seinen Lieferanten. Er wies jedoch darauf hin, dass es nicht möglich sei, eine Lösung für die Vertragsgutscheine zu entwickeln. VIOS Bouwgroep ging dann in Gespräche mit dem Bau7, einem IKT-Lieferanten für die Planung von täglichen Aufträgen. Die Mitarbeiter sollten die Gutscheine schließlich im Bau überschreiben7. Auf einer von AFAS organisierten Messe kam VIOS Bouwgroep mit construction7 und Whitevision in Kontakt. Bald entstand die Idee, die notwendige Lösung in einer Dreifaltigkeit zu entwickeln: VIOS Bouwgroep, construction7 und Whitevision vereinten sich.

Die Vorteile von Whitevision

Keine wiederkehrenden Tätigkeiten mehr für die Kollegen.
Mehr Zeit für Aufgaben, die wirklich menschliche Arbeit erfordern.
Weniger Fehler, weil Mitarbeiter Daten nicht mehr abtippen müssen.
Großer Automatisierungshub: 80% der Informationen kommt direkt von Whitevision an den richtigen Ort im Bau7.
Ein effizienteres Arbeiten spart Zeit und damit Geld.
Keine Verzögerung des Verarbeitungsprozesses aufgrund von Fehlzeiten, da Leseinformationen automatisch durchgehen. SMART OCR-System sorgt auch bei komplexen Aufträgen für zuverlässige Erkennung.

Meiner Meinung nach sollten Sie in der Lage sein, repetitive Arbeit zu beseitigen, indem Sie sie automatisieren, sagt Arjan Schothorst, Direktor der Utrechter Niederlassung. Aus seiner Rolle ist er in den Bereichen IKT und Automatisierung tätig. Sie können Ihre Mitarbeiter für viel bessere Aufgaben als das Schneiden und Einfügen eines PDFs in die Konstruktion verwenden7. Die von uns mit Whitevision entwickelte Lösung macht dies möglich. Der Verarbeitungsprozess geht auch dann durch, wenn unsere Leute nicht anwesend sind. Denn die E-Mails kommen rein und werden eingelesen.Arjan hält das für einen großen Vorteil, denn VIOS Bouwgroep spart menschliche Stärke: .Sie haben Mitarbeiter, die Arbeit abholen, die wichtig ist, wie Planungsarbeit. Solche menschliche Arbeit kann nicht von einem Computer durchgeführt werden. Darüber hinaus können wir mit der Lösung von Whitevision einwandfreier arbeiten, da ein System keine Tippfehler macht. Diese Kombination von Faktoren erzeugt natürlich Zeit und Geld. Und meine Kolleginnen und Kollegen mögen ihre Arbeit weiterhin.

Ein anderer nahm die Herausforderung nicht an, aber Whitevision tat es.

Zu Beginn der Zusammenarbeit analysierten VIOS Bouwgroep, construction7 und Whitevision, ob der Business Case realisierbar war. Das war der Fall, weil die Erfolgschancen höher waren als 80%, sagt Arjan. Danach war es wichtig zu bestimmen, wie die Informationen in das System des Bauunternehmens in die PDF-Datei eingegeben werden sollen. Wir bekommen ein paar hundert Aufträge pro Woche. Das macht Overtyping-Daten zu einer Vollzeit-Aktivität. Wir wollten unserem Volk das nicht antun. Deshalb diskutierten wir gemeinsam mit Whitevision die wichtigste Frage: Wie stellen wir sicher, dass die Informationen, die wir für die Planung unserer Arbeit benötigen, an den richtigen Ort gelangen? Da wir alle für die Zusammenarbeit waren, ließ ich die Auftragsgutscheine meines Kollegen analysieren. Sie konnten angeben, welche Informationen in den Bau aufgenommen werden sollten7. Dann passten wir die Daten auf der Linienebene an. Dann haben wir diese Abstimmung zusammen mit den Beratern von Whitevision in 1 Tag getestet. Wir bekamen einen Scan durch die E-Mail und dieser wurde abgeholt, eingelesen und in Bau gebracht7. Das lief gut nach dem Livegang. Derzeit kommt 80% der Informationen direkt von Whitevision im Bau7. Wir verarbeiten 20% manuell. Unsere eigenen Entwickler arbeiten nun an einer Roboterisierungslösung (RPA), so dass wir den vollen 100% bekommen können.

Was bringt uns Whitevision? Menschliche Macht, Zeit, Geld und weniger Fehler. Ein weiterer Vorteil: Im Verarbeitungsprozess gibt es keine Krankheitsausfälle, da eingehende Mails (Befehle) ständig gelesen werden.

Was genau passiert, wenn ein Vertragsgutschein eingeht? Arjan: Wenn sich die pdf-Datei in unserem Postfach befindet, werden die richtigen Informationen weitgehend automatisch im Bau erfasst7: der Kunde, der Standort, das Gebäude und der Raum. Sobald diese Daten in unserem System sind, können wir die Zuordnung planen und sie den relevanten Fachleuten, wie dem Klempner, dem Zimmermann oder dem Elektriker, ausschalten. Die Abwicklung des Gutscheins ist somit wirklich die Basis für die Übernahme der Aufgabe. Über Whitevision Arjan weiß diese Lösung enorm zu schätzen: Mir gefällt, dass Whitevision einen Business Case aufnimmt, um diese Art von Links für Kunden herzustellen. Unser ständiger Kooperationspartner beim Kauf von Rechnungen hat es nicht gemocht. Whitevision hat die Herausforderung erfüllt.

„Whitevision reagiert gut auf den wachsenden Bedarf an Integrationen“

Wenn Sie Arjan fragen, befasst sich Whitevision sinnvoll mit der Zukunft. Die Automatisierung der Bearbeitung von Eingangsrechnungen ist das Fundament des Unternehmens, aber die Welt entwickelt sich rasant. Mit der bevorstehenden Digitalisierung verbinden wir uns zunehmend mit anderen Systemen. Aus diesem Grund suchen Organisationen zunehmend nach einer Partei, die die Übersetzung übernehmen kann. Whitevision übernimmt diese Dinge sehr gut, zum Beispiel durch die Automatisierung der Bearbeitung von Auftragsgutscheinen für uns. Natürlich wissen Sie nicht, wie alles weiter digitalisiert wird. Aber solange die National Real Estate Company so weiterarbeitet, ist die Lösung von Whitevision die beste!