Digitales Archiv: Rechnungen mit Software aufbewahren?

Bewahren Sie alle Dokumente – einschließlich Eingangsrechnungen – in physischen Ordnern auf, nachdem Sie den Verarbeitungsprozess durchlaufen haben? Dann verbringen Sie viel Zeit damit, Dokumente zu archivieren und abzurufen. Darüber hinaus prallt der Aktenschrank im Laufe der Zeit. Könnte das nicht viel einfacher sein? Ja, in der Tat. Und indem Sie Ihr Papierarchiv durch ein digitales Archiv ersetzen. Software kann Ihnen enorm helfen, wenn Sie Eingangsrechnungen und andere eingehende Dokumente schnell und übersichtlich speichern möchten. Aber was sollten Unternehmen bei der Umstellung auf digitale Archivierung beachten? Und was verlangt ein digitales Dokumentenmanagement-System eigentlich von Ihnen? In diesem Blog erzählen wir Ihnen mehr darüber.

Was sind die Vorteile eines digitalen Archivs?

Das Einreichen von Schränken, um Informationen zu finden, gehört der Vergangenheit an. Finden Sie Ihre digitalen Dokumente in einem Augenblick.
Rechnungen und andere Dokumente gehen nicht mehr verloren. Alle Dateien werden zentral im digitalen Archiv gespeichert und ermöglichen ein effizientes und einfaches Dokumentenmanagement.
Das Auditieren ist viel einfacher. Im digitalen Archiv, die Verarbeitung jedes Dokuments und wer welche Aktion durchgeführt hat, wird gespeichert. Den gesamten Workflow finden Sie hier, was bedeutet, dass Audits viel weniger Zeit in Anspruch nehmen.
Digitale Archivsoftware ist oft flexibel. Wenn Sie jemals zu einem anderen ERP-Paket wechseln, sind die Chancen, dass Ihr Archiv mit Ihnen migrieren kann.

Möchten Sie diese Vorteile nutzen? Dann ist es an der Zeit, mit der richtigen Software ein digitales Archiv zu erstellen. Es gibt viele Dinge zu berücksichtigen. Wir helfen Ihnen auf Ihrem Weg mit sechs Tipps!

1. Stellen Sie sicher, dass Sie eine gute Sicherung haben

Wenn Sie Rechnungen digital bearbeiten und archivieren wollen, müssen Sie Gesetze und Vorschriften einhalten. Ein entscheidender Aspekt ist, dass Sie die digitalen Dokumente für einen bestimmten Zeitraum in Ihrem Archiv aufbewahren. Wollen Sie mehr wissen? Lesen Sie unseren Blog auf der Aufbewahrungsfrist für digitale Rechnungen)== Einzelnachweise == Obwohl Ihre Software im Grunde tut dies schön, müssen Sie immer noch ein Backup machen. Denn wenn Ihre Festplatte unerwartet abstürzt, können Sie die archivierten Dokumente nicht verlieren!

2. Prüfen Sie Ihre Einhaltung der AVG

Sometimes you want to archive a purchase invoice or other document that contains personal data. In that case, you must comply with the guidelines of the General Data Protection Regulation (AVG). ‚Compliance‘ is a key term. If you use software to archive your documents, check with the vendor to see if there is a processor agreement. Find out carefully what other requirements you need to comply with. (A good starting point is the white paper ‚ AVG: Welche Auswirkungen hat die Abwicklung der Eingangsrechnung?‘)

3. Verwenden Sie die richtige Dokumentenverwaltungssoftware

Möchten Sie ein gutes digitales Archiv erstellen und ein solides Backup erstellen? Wählen Sie dann eine Software, mit der Sie die Verarbeitung, Verwaltung und Archivierung eingehender Dokumente auf eine optimierte Weise koordinieren können. Eine Gesamtlösung bietet oft eine Lösung, weil sie Ihnen hilft, das Dokumentenmanagement von A bis Z zu verwalten: Sie können einfach verarbeiten, Genehmigung und speichern eingehende und gescannte Dokumente per E-Mail. Eine zuverlässige Lösung bietet auch eine Grundlage für die AVG-Compliance.

4. Erstellen Sie eine solide Software-Grundlage

Wenn Sie Ihre Dokumente strukturiert verarbeiten, verwalten und archivieren möchten, müssen Sie die Flüsse koordinieren. Daher vereinbaren Sie mit Lieferanten, Rechnungen digital im entsprechenden Format (in der Regel pdf oder XML) zu liefern. Stellen Sie sicher, dass diese E-Mails in einem separaten Rechnungs-Postfach ankommen. Auf diese Weise können Sie vorsortieren und bearbeiten sie viel einfacher. (Wenn Sie noch weiter automatisieren möchten, verwenden Sie eine handliches Werkzeug die diese Aufgabe von euch übernehmen werden.

5. Verbinden Sie Ihre Software mit Ihrem E-Mail-Programm

By linking the software to your e-mail program, you ensure that e-mails containing invoices automatically end up in your OCR system. This reads the data on the PDF document to extract financial information (this is called ‚scannen und erkennen‚). This allows you to make a digital entry, which is eventually (after the invoice is approved and paid) archived digitally.

6. Mit Daten vorsichtig umgehen

Auch wenn Sie alle AVG-Boxen (die wir unter Punkt 2) empfohlen haben, sollten Sie immer auf Daten achten. Sie beschäftigen sich hauptsächlich mit persönlichen und finanziellen Daten. Es ist entscheidend, dass Sie diese sorgfältig und sicher handhaben. In dieser Hinsicht sind die richtigen Sicherheitsmaßnahmen von wesentlicher Bedeutung. Besprechen Sie daher frühzeitig (z.B. während der Implementierung) mit Ihrem Lieferanten, wie es mit Daten und Sicherheit umgeht. Lassen Sie sich informieren und ergreifen Sie selbst die richtigen Maßnahmen!