Digitaal archief: software gebruiken om facturen te bewaren?

Bewaar je alle documenten – waaronder inkoopfacturen – in fysieke mappen nadat je het verwerkingsproces hebt doorlopen? Dan ben je veel tijd kwijt aan het archiveren én terugvinden van documenten. Bovendien puilt de archiefkast na verloop van tijd uit. Kan dat niet veel makkelijker? Jazeker. En wel door je papieren archief te vervangen door een digitaal archief. Software kan je enorm helpen als je inkoopfacturen en andere inkomende documenten snel en overzichtelijk wilt opslaan.

Maar waar moeten bedrijven rekening mee houden wanneer ze overstappen op digitale archivering? En wat vergt een digitaal document-management-systeem eigenlijk van je? In deze blog vertellen we er meer over.

Wat zijn de voordelen van een digitaal archief?

Archiefkasten afstruinen om informatie te vinden is verleden tijd. Je digitale documenten zoek je in een handomdraai op.
Facturen en andere documenten raken niet meer weg. Alle bestanden staan centraal opgeslagen in het digitale archief, waardoor een efficiënt en eenvoudig document-beheer mogelijk is.
Accountantscontroles zijn veel gemakkelijker. In het digitale archief is namelijk per document opgeslagen hoe het verwerkingsproces is verlopen en wie welke handeling heeft verricht. De gehele workflow is hier terug te vinden, waardoor accountantscontroles stukken minder tijd in beslag nemen.
Digitale archief-software is vaak flexibel. Als je ooit overstapt op een ander ERP-pakket, is de kans groot dat je archief mee kan migreren.

Wil jij van deze voordelen profiteren? Dan is het tijd om — met de juiste software — een digitaal archief aan te leggen. Daarbij moet je op veel zaken letten. We helpen je op weg met zes tips!

1. Zorg voor een goede back-up

Als je facturen digitaal wilt verwerken en archiveren, moet je voldoen aan wet- en regelgeving. Een cruciaal aspect is dat je de digitale documenten in je archief gedurende een bepaalde periode bewaart. (Meer weten? Lees onze blog over de digitale bewaartermijn van facturen.) Hoewel je software dit in principe netjes doet, moet je toch zorgen voor een back-up. Want als je harde schijf onverhoopt een keer crasht, mág je de gearchiveerde documenten niet kwijt zijn!

2. Check of je voldoet aan de AVG

Soms wil je een inkoopfactuur of ander document archiveren waarop persoonsgegevens staan. In dat geval moet je je aan de richtlijnen van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG) houden. ‘Compliance’ is een sleutelterm. Als je software gebruikt voor de archivering van je documenten, ga dan bij de leverancier na of er een verwerkersovereenkomst is. Zoek goed uit aan welke voorwaarden je nog meer moet voldoen. (Een goed startpunt is het whitepaper ‘AVG: wat zijn de gevolgen voor inkoopfactuurverwerking?‘)

3. Gebruik de juiste document-management-software

Wil je een goed digitaal archief opbouwen en een solide back-up creëren? Kies dan voor software waarmee je de verwerking, het beheer en de archivering van inkomende documenten op een gestroomlijnde manier kan coördineren. Een totaaloplossing biedt vaak uitkomst, omdat deze je helpt document-management van A tot Z te regelen: je kan per e-mail binnengekomen én gescande documenten eenvoudig verwerken, accorderen en bewaren. Een betrouwbare oplossing biedt tevens een fundament om te voldoen aan de AVG.

4. Creëer een stevige software-fundering

Als je je documenten op een gestructureerde manier wilt verwerken, beheren en archiveren, moet je stromen coördineren. Stem daarom met leveranciers af dat zij facturen digitaal aanleveren in het juiste formaat (doorgaans is dit pdf of XML). Zorg dat deze e-mails binnenkomen in een aparte facturen-mailbox. Zo kan je ze veel gemakkelijker voorsorteren en -bewerken. (Wil je nóg verder automatiseren, gebruik dan een handige tool die deze taak van je overneemt.)

5. Koppel je software aan je e-mailprogramma

Door de software te koppelen aan je e-mailprogramma zorg je dat e-mails met facturen automatisch terechtkomen in je OCR-systeem. Dit leest de gegevens op het pdf-document om daar financiële informatie uit te halen (dit wordt ‘scan en herken’ genoemd). Zo kan je een digitale boeking maken, die uiteindelijk (na fiattering en betaling van de factuur) digitaal wordt gearchiveerd.

6. Ga zorgvuldig met data om

Zelfs als je alle AVG-hokjes kan afvinken (wat we onder punt 2 adviseerden), moet je altijd bedachtzaam zijn op data. Je hebt veelal te maken met persoons- en financiële gegevens. Het is cruciaal dat je hier zorgvuldig en veilig mee omgaat. De juiste securitymaatregelen zijn essentieel in dit verband. Bespreek daarom in een vroeg stadium (bijvoorbeeld tijdens de implementatie) met je leverancier hoe deze omgaat met data en beveiliging. Wees op de hoogte en tref zelf ook de juiste maatregelen!