Geschäftsprozesse optimieren? Beginnen Sie bei der Grundlage Ihres Unternehmens: Der Finanzverwaltung!

Wenn Sie wollen, dass alles in Ihrem Unternehmen gestrafft läuft, ist es wichtig, zunächst die aktuellen Prozesse der Finanzverwaltung zu analysieren. Um weiter zu laufen und zu wachsen, müssen Sie sicherstellen, dass die Flüsse dort sind. Zahlungen, Bearbeitung eingehender Dokumente, Buchung und Genehmigung von Eingangsrechnungen: Diese Prozesse sind die Grundlage Ihrer Organisation. Also, wenn Sie Ihre Geschäftsprozesse optimieren wollen, ist es entscheidend, dass Sie sicherstellen, dass sie effizient und einwandfrei laufen. Aber wie genau machst du das? Nutzen Sie unseren praktischen Drei-Schritt-Plan!

Prozesse optimieren: Die Vorteile auf einen Blick

Mehr Zeit für herausfordernde Arbeit, die Ihnen erlaubt, Mehrwert

Eingehende Dokumente, wie zum Beispiel Eingangsrechnungen, müssen in Ihrem Rechnungswesen verarbeitet werden. Aber die Herausforderung ist anders. Die Eingabe von Daten ist eine fehleranfällige, zeitaufwendige und sich wiederholende Aufgabe. Wenn Sie dies durch die Digitalisierung optimieren, haben Sie Zeit für eine angenehmere Arbeit, die mehr Mehrwert für die Organisation schafft.

Effizienter und angenehmer arbeiten

Durch die Beseitigung fehleranfällige Retyping, arbeiten Sie auch viel effizienter. Wenn Sie Prozessoptimierung mit einer Automatisierungslösung erreichen, minimieren Sie menschliche Fehler und mühsame Handlungen. Ihre Prozesse werden reibungsloser laufen. Und das ist viel angenehmere Arbeit!

Immer Einsicht und Übersicht

In der Finanzverwaltung erhalten Sie Eingangsrechnungen und Quittungen von verschiedenen Lieferanten. Manchmal rufen sie mit Fragen, zum Beispiel über die Bezahlung. In solchen Fällen möchten Sie den Status einer Rechnung schnell überprüfen. Wenn Ihre Prozesse manuell sind, kann es eine lange Suche sein – Sie wissen nicht, wo die Rechnung ist und was mit ihr bisher geschehen ist (noch). Wenn Sie jedoch eine Automatisierungslösung verwenden, können Sie die Rechnung mit wenigen Klicks hochziehen. So können Sie Fragen schnell beantworten. Und Sie behalten immer einen Überblick!

Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse? Verwenden Sie diesen 3-Schritt-Plan

Wo beginnen Sie, die Finanzverwaltung zu optimieren? Möchten Sie die aktuellen Prozesse verbessern, um die Produktivität zu steigern? Stellen Sie neue Prozesse vor? Oder machen Sie eine Mischung aus beiden Optionen? Das hängt natürlich ganz von Ihrer spezifischen Situation und der Digitalisierungsphase Ihres Unternehmens ab. Unser Drei-Schritt-Plan berücksichtigt dies – deshalb können Sie ihn immer nutzen, unabhängig vom Status quo!

Schritt 1: Bilden Sie die gesamten plús-Subprozesse

Wie laufen die Prozesse derzeit in der Finanzverwaltung? Machen Sie einen vollständigen Überblick über alle Schritte und Aktionen, so dass Sie sehen können, wo die schwachen Links sind. Welche Aufgaben sind repetitiv und haben eine hohe Fehlerquote? Welche Aufgaben könnten einen Effizienzschub nutzen? Sobald Sie dies festgestellt haben, können Sie Gespräche mit Ihrem ERP-Anbieter beginnen. Viele ERP-Systeme sind heutzutage überraschend in der Lage, sich also nach den Möglichkeiten zu erkundigen!

Schritt 2, Option A: Sprung in den digitalen Transformationszug (mit intelligenter OCR-Software)

Nutzen Sie noch keine Automatisierungslösung für die Bearbeitung der erhaltenen Dokumente? Wenn ja, dauert es wahrscheinlich eine lange Zeit, um mit dem eingehenden Fluss zu bewältigen. Schließlich wird es immer vielfältiger. Wo Sie sich nur mit Papierkaufrechnungen beschäftigten, müssen Sie jetzt auch PDF- und E-Rechnungen. Die letztere Kategorie kommt auch über verschiedene Kanäle in, was den Verarbeitungsprozess noch komplexer macht. Sie wollen alle diese Dokumente einheitlich verarbeiten – unabhängig vom Format und der Art der Eingabe. Kann Ihr ERP-System damit umgehen? Wenn nicht, intelligente OCR-Software bietet eine Lösung. Damit müssen Sie sich keine Sorgen um Dokumenttypen und Formate machen. Sie verarbeiten alle eingehenden Dokumente (einschließlich E-Rechnungen) auf die gleiche Weise – ohne besondere Bearbeitungen durchführen zu müssen. Jetzt, das ist Optimierung!

Schritt 2, Option B: Weiter automatisieren (mit zusätzlichen Werkzeugen und Modulen)

Haben Sie durch die Implementierung einer OCR-Lösung bereits eine große Verbesserung erzielt? Dann ist es Zeit, einen kritischen Blick auf den Rest Ihrer administrativen Operationen zu nehmen. Was können Sie noch automatisieren, um schneller und effizienter zu arbeiten? Um Ihnen einige Ideen zu geben: es ist möglich, eingehende Rechnungen vorsortiert und von einem handlichen bearbeitet werden Werkzeug, so that you always find a „clean“ invoice mailbox – even on Monday mornings and when returning from vacation. Or you might choose (to complement your OCR software) a Modul, das Rechnungszeilen automatisch erkennt. Und vielleicht die automatische Abstimmung von Eingangsrechnungen ist auch ein Weg, um Ihre Geschäftsprozesse weiter zu optimieren.

Schritt 3: Optimierung des Genehmigungsprozesses (mit Workflow-Software)

Wie erhalten Sie derzeit die Genehmigung auf einer Rechnung? Führen Sie das Dokument über Ihr E-Mail-Programm oder (noch schlimmer) auf Papier? Dies kann viel effizienter getan werden! Mit fortgeschrittenem Workflow-Software Sie können den Genehmigungsprozess einfacher und schneller gestalten. Vielleicht ist eine solche Lösung bereits in Ihr ERP-System integriert. Aber wenn dies nicht der Fall ist – oder die ERP-Version zu begrenzt ist, um Ihre Bedürfnisse zu erfüllen – dann ist es sinnvoll, eine Workflow-Lösung zu finden, die sich mit Ihrem Buchhaltungspaket verbindet. Am besten wählen Sie Software, die auch eine Smartphone-App-Variante. Auf diese Weise können die Gutachter gebuchte Rechnungen jederzeit und überall genehmigen. Damit läuft der Genehmigungsprozess viel reibungsloser. Außerdem haben Sie jederzeit Einblick in den Status einer Rechnung!

Erste Schritte zur Verbesserung Ihrer administrativen Prozesse?

Möchten Sie effizienter und schlanker arbeiten? Fühlen Sie sich frei zu Kontakt Wir. Gerne besprechen wir mit Ihnen, wie Sie den Drei-Schritt-Plan in diesem Blog-Post innerhalb Ihres Unternehmens am besten umsetzen können.

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