Bedrijfsprocessen optimaliseren? Begin met het fundament van je organisatie: de financiële administratie!

Als je wilt dat alles binnen je bedrijf gestroomlijnd verloopt, is het belangrijk om eerst de huidige processen van de financiële administratie te analyseren. Om te blijven draaien en groeien, moet je zorgen dat de stromen daar doorlopen. Het doen van betalingen, het verwerken van inkomende documenten, het boeken en accorderen van inkoopfacturen: deze processen vormen het fundament van je organisatie. Wil je je bedrijfsprocessen optimaliseren, dan is het dus cruciaal dat je zorgt dat ze efficiënt en vlekkeloos verlopen. Maar hoe doe je dat precies? Gebruik ons handige driestappenplan!

Processen optimaliseren: de voordelen op een rij

Meer tijd voor uitdagende werkzaamheden waarmee je toegevoegde waarde creëert

Inkomende documenten, zoals inkoopfacturen, moet je verwerken in je boekhouding. Maar uitdagend is anders. Gegevens overtypen is een foutgevoelige, tijdrovende en repeterende taak. Als je deze optimaliseert middels digitalisering, houd je tijd over voor leukere werkzaamheden waarmee je meer toegevoegde waarde creëert voor de organisatie.

Efficiënter en prettiger werken

Door foutgevoelig overtyp werk te elimineren, werk je ook stukken efficiënter. Realiseer je procesoptimalisatie met een automatiseringsoplossing, dan minimaliseer je menselijke fouten en omslachtige handelingen. Zo verlopen je processen vloeiender. En dat is veel prettiger werken!

Altijd inzicht en overzicht

Op de financiële administratie ontvang je inkoopfacturen en bonnen van verschillende leveranciers. Soms bellen zij met vragen, bijvoorbeeld over de betaling. In zulke gevallen wil je de status van een factuur snel bekijken. Verlopen je processen handmatig, dan kan het lang zoeken zijn — je weet niet waar de factuur zich bevindt en wat er tot nu toe allemaal (nog niet) mee gebeurd is. Gebruik je echter een automatiseringsoplossing, dan haal je de factuur met enkele muisklikken tevoorschijn. Zo kun je vragen snel beantwoorden. En je behoudt altijd het overzicht!

Je bedrijfsprocessen optimaliseren? Gebruik dit 3-stappenplan

Waar begin je met het optimaliseren van de financiële administratie? Wil je de huidige processen beter laten verlopen om de productiviteit op te voeren? Introduceer je nieuwe processen? Of maak je een mix van beide opties? Dat hangt natuurlijk volledig af van jouw specifieke situatie en de fase van digitalisering waarin je bedrijf zich bevindt. Ons driestappenplan houdt hier rekening mee — en daarom kan je het altijd gebruiken, ongeacht de status quo!

Stap 1: Breng het totale proces plús subprocessen in kaart

Hoe verlopen de processen momenteel op de financiële administratie? Maak een compleet overzicht van alle stappen en handelingen, zodat je kunt zien waar de zwakke schakels zitten. Welke taken zijn repetitief en hebben een hoog foutgevoeligheidsgehalte? Welke werkzaamheden kunnen een efficiëntieboost gebruiken? Wanneer je dit hebt bepaald, kun je met je ERP-leverancier in gesprek gaan. Veel ERP-systemen kunnen tegenwoordig verrassend veel, dus informeer naar de mogelijkheden!

Stap 2, optie A: Spring op de digitale transformatie-trein (met slimme OCR-software)

Gebruik je nog geen automatiseringsoplossing voor het verwerken van ontvangen documenten? Dan kost het je waarschijnlijk veel tijd om de inkomende stroom het hoofd te bieden. Deze wordt immers steeds diverser.

Waar je vroeger bijvoorbeeld alleen te maken had met papieren inkoopfacturen, moet je nu ook pdf- en e-facturen verwerken. De laatste categorie komt ook nog eens via verschillende kanalen binnen, wat het verwerkingsproces nog complexer maakt.

Al deze documenten wil je op een eenduidige manier verwerken — ongeacht het formaat en de wijze van binnenkomst. Kan je ERP-systeem dit aan?

Zo niet, dan biedt slimme OCR-software uitkomst. Hiermee hoef je je geen zorgen te maken over documenttypes en -formaten. Je verwerkt alle inkomende documenten (dus óók e-facturen) op dezelfde manier — zonder een bijzondere handeling te hoeven verrichten. Dát is nog eens optimalisatie!

Stap 2, optie B: Automatiseer vérder (met aanvullende tools en modules)

Heb jij al een flinke verbetering doorgevoerd door een OCR-oplossing te implementeren? Dan is het tijd om de rest van je administratieve bedrijfsvoering eens kritisch te bekijken. Wat kan je nog meer automatiseren om sneller en efficiënter te werken?

Om je enkele ideeën te geven: het is mogelijk om inkomende facturen te laten voorsorteren en -bewerken door een handige tool, zodat je altijd een ‘schone’ facturen-mailbox aantreft — óók op maandagochtend en bij terugkomst van een vakantie. Of je kiest (ter aanvulling op je OCR-software) voor een module die factuurregels automatisch herkent. En misschien is het automatisch matchen van inkoopfacturen eveneens een manier om je bedrijfsprocessen verder te optimaliseren.

Stap 3: Optimaliseer het fiatteringsproces (met workflow-software)

Hoe verkrijg jij momenteel akkoord op een factuur? Laat je het document via je e-mailprogramma of (nog erger) op papier langs goedkeurders gaan? Dat kan veel efficiënter!

Met geavanceerde workflow-software laat je het fiatteringsproces eenvoudiger en sneller verlopen. Misschien is een dergelijke oplossing al ingebouwd in je ERP-systeem. Maar als dit niet het geval is — óf als de ERP-versie te beperkt is om aan jouw wensen te voldoen — is het verstandig om een workflow-oplossing te zoeken die met jouw boekhoudpakket koppelt. Kies bij voorkeur voor software die ook een smartphone-app-variant heeft. Zo kunnen goedkeurders geboekte facturen altijd en overal fiatteren. Hierdoor verloopt het accorderingsproces veel vlotter. Bovendien heb jij te allen tijde inzicht in de status van een factuur!

Aan de slag met het verbeteren van je administratieve processen?

Wil jij efficiënter en gestroomlijnder werken? Neem gerust contact met ons op. Wij bespreken graag met je hoe jij het driestappenplan in deze blogpost het best binnen jouw bedrijf kunt realiseren.