Workflow-Tool: 5 Gründe, warum Ihre Finanzverwaltung nicht darauf verzichten kann

Ein Workflow besteht aus den verschiedenen Schritten, die Sie unternehmen müssen, um ein eingehendes Dokument innerhalb Ihrer Organisation zu verarbeiten. Dieses Dokument könnte eine Eingangsrechnung sein, aber es könnte auch ein Packschein, Lieferschein, Auftragsbestätigung, unterzeichneten Vertrag oder Bewertungsformular sein. Verschiedene Kolleginnen und Kollegen müssen dem zustimmen. Aber die Dinge können manchmal schief gehen während des Prozesses. Wenn Sie kein Workflow-Tool verwenden, ist es nicht immer klar, wo ein Dokument ist oder wer den nächsten Schritt machen muss. Darüber hinaus ist es oft schwierig, Fragen nach der Tatsache zu beantworten, weil Sie nicht manuell verfolgen können, wer was und wann getan hat. Das Ergebnis: Verwirrung, mangelnde Klarheit und viel Beinarbeit für die Finanzabteilung.

Die Lösung: ein Workflow-Tool

Wenn Sie eingehende Dokumente auf eine gestraffte Weise bearbeiten möchten, müssen Sie das Bild mit den Daten kombinieren. Beispiele für Daten sind ein Projekt oder eine Auftragsnummer, allgemeine Daten über das Datenbuch und die Person, auf die sich das Dokument bezieht.

Zuverlässige Workflow-Tools bieten die Lösung. Sie ermöglichen es Ihnen, eingehende Dokumente schnell und effizient digital zu zirkulieren und innerhalb Ihrer Organisation zuzulassen.

Heutzutage kann keine Finanzverwaltung wirklich auf ein gutes Workflow-Tool verzichten. Warum? Hier sind fünf Gründe!

1. Mehr Zeit und Effizienz

Die Leistungsfähigkeit von Workflow-Tools liegt in ihrer Fähigkeit, Ihnen dabei zu helfen, bestehende Arbeitsprozesse zu automatisieren. Ein gutes Workflow-System zeigt das Dokument neben seinen Daten an, fügt Anhänge hinzu und bietet Benutzern eine einfache, benutzerfreundliche Umgebung. Dies ermöglicht es den Genehmigungsinhabern, ein eingehendes Dokument – einschließlich aller relevanten Daten – reibungslos und zuverlässig zu überprüfen.

Mit einem Workflow-Tool können Sie viele sich wiederholende Aufgaben automatisieren, darunter die Genehmigung, Weiterleitung und das Entfernen von Payment Holds. So können Sie effizienter arbeiten und mehr Zeit freisetzen. Sie können die Zeit nutzen, die Sie sparen, um sich auf anspruchsvolle Aufgaben zu konzentrieren, die mehr Wert für die Organisation schaffen.

2. Dokumente jederzeit und überall mit dem Workflow bearbeiten

Immer mehr Menschen verrichten ihre Arbeit (zumindest teilweise) von einem anderen Ort als dem Büro aus. Die Arbeit von zu Hause aus ist ein wichtiger Teil des Arbeitslebens geworden, vor allem aufgrund der Pandemie. Eine Workflow-Lösung unterstützt diese Arbeitsweise. Es ermöglicht Ihnen, Dokumente jederzeit und überall anzusehen, zu kommentieren und zu genehmigen. Wie?

Mit einem Workflow-System können Sie Dokumente in Ihrer Organisation reibungslos, zuverlässig und einfach zirkulieren. Der gesamte Prozess ist digital. Das bedeutet, Sie müssen nicht mehr Dokumente ausdrucken, um sie herum zu genehmigen Schreibtische übergeben. Und die Tage, an denen man Kollegen verjagt, um eine Unterschrift zu bekommen, sind in der Regel auch vorbei. Mit guter Workflow-Software können Sie voreingestellte Erinnerungen senden, um sicherzustellen, dass Dokumente termingerecht verarbeitet werden.

3. Gemeinsam effektiver arbeiten

Manchmal muss man ein Dokument mit Kollegen besprechen. Mit einer Workflow-Lösung können Sie dies im Handumdrehen tun, indem Sie Kommentare hinzufügen oder Fragen innerhalb des Systems stellen.

Ein gutes Workflow-Tool sorgt dafür, dass diese gesamte Kommunikation protokolliert wird. So können Sie jederzeit sehen, wo sich eine Rechnung befindet. Und wenn Sie später nachschlagen wollen, wer was und wann getan hat (z.B. im Falle einer Frage, eines Streits oder einer Prüfung), können Sie diese Informationen leicht finden. Sie müssen nicht mehr durch Dateiordner suchen – Sie verwenden ein digitales Archiv!

4. Optimierung administrativer Prozesse

Wenn Sie den Dokumentengenehmigungsprozess mit einem Workflow-Tool digitalisieren, können Sie Ihren Prozess formalisieren. Dies ermöglicht es, ein Standardverfahren für die Zahlung einer empfangenen Rechnung zu befolgen. Sie registrieren, archivieren und posten das Dokument einheitlich und verteilen es dann zur Genehmigung. Sobald alle erforderlichen Unterschriften erhalten wurden, gehen Sie mit der Zahlung fort. Ein standardisierter Prozess wie dieser sorgt dafür, dass Sie effizienter und konsequenter arbeiten.

Eine Workflow-Lösung bietet zudem einen größeren Einblick in den Backlog, die Vorlaufzeiten und Engpässe. Dadurch können Sie die Gesamtsituation besser überwachen.

5. Vermeidung von Phishing und Rechnungsbetrug

Wenn Sie den Genehmigungsprozess für Eingangsrechnungen ordnungsgemäß digitalisieren, werden wiederkehrende Aufgaben konsequent ausgeführt. Sie müssen nur einmal ein solches System einrichten. Danach haben Sie genügend Zeit, sich auf Ausnahmen und Diskrepanzen zu konzentrieren.

Das bedeutet, dass Sie viel wachsamer gegen Phishing und betrügerische Rechnungen sein können. Wenn zum Beispiel eine Phishing-E-Mail ankommt, sendet das System automatisch eine Warnung. Dies macht es wahrscheinlicher, dass Sie eine so gefährliche Nachricht abfangen und sie rechtzeitig herausfiltern!