Spring naar content

Workflow-tool: 5 redenen waarom je als financiële administratie niet zonder kan

Een workflow behelst de verschillende handelingen die je moet doen om een inkomend document te verwerken binnen je organisatie. Dit document kan een inkoopfactuur zijn, maar ook een pakbon, afleverbon, orderbevestiging, getekend contract of beoordelingsformulier. Verschillende collega’s moeten hier hun akkoord op geven.

Maar tijdens het proces wil er nog weleens wat misgaan. Als je geen workflow-tool gebruikt, is het niet altijd duidelijk waar een document zich bevindt of wie de volgende stap moet nemen. Bovendien is het vaak lastig om achteraf vragen te beantwoorden, omdat je niet handmatig kan bijhouden wie op welk tijdstip wat heeft gedaan. Het resultaat: verwarring, een gebrek aan overzicht en veel uitzoekwerk voor de financiële administratie.

De oplossing: een workflow-tool

Als je inkomende documenten op een gestroomlijnde manier wilt verwerken, is een combinatie van het plaatje en de gegevens vereist. Voorbeelden van gegevens zijn een project- of ordernummer, grootboekdata en de persoon op wie het document betrekking heeft.

Solide workflow-tools bieden uitkomst. Hiermee kan je inkomende documenten op een snelle en efficiënte manier digitaal rondsturen en laten fiatteren binnen je organisatie.

Als financiële administratie kan je in deze tijd eigenlijk niet meer zonder een goede workflow-tool. Waarom? We zetten vijf redenen op een rij!

1. Meer tijd en efficiëntie

De kracht van workflow-tools is dat ze je helpen om bestaande werkprocessen te automatiseren. Een goed workflow-systeem presenteert het plaatje in combinatie met de documentgegevens, voegt bijlages toe en biedt gebruikers een simpele, gebruiksvriendelijke omgeving. Zo kunnen goedkeurders een inkomende document inclusief alle revelante data op een vlotte, betrouwbare manier beoordelen.

Met een workflow-tool automatiseer je veel repetitieve werkzaamheden, waaronder het vrijgeven, doorsturen en verwijderen van betalingsblokkades. Daardoor werk je efficiënter en houd je meer tijd over. De vrijgekomen uren kan je besteden aan uitdagende taken waarmee je meer toegevoegde waarde creëert voor de organisatie.

2. Altijd en overal documenten accorderen via de workflow

Steeds meer mensen oefenen hun functie (gedeeltelijk) vanuit een andere locatie dan kantoor uit. Vooral door de pandemie is thuiswerken een belangrijk onderdeel van het arbeidsleven geworden. Met een workflow-oplossing ondersteun je deze werkwijze. Hiermee is het namelijk mogelijk om documenten altijd en overal te bekijken, van opmerkingen te voorzien en te accorderen. Hoe?

Via een workflow-systeem stuur je documenten op een vlotte, betrouwbare en eenvoudige manier rond binnen de organisatie. Het gehele proces verloopt digitaal. Dit betekent dat je documenten niet meer hoeft uit te printen om ze langs de bureaus van goedkeurders te laten gaan. En de tijd waarin je collega’s aan de mouw moest trekken om een handtekening te zetten, is meestal ook voorbij. Als je goede workflow-software hebt, kan je namelijk vooraf ingestelde reminders versturen om te zorgen dat je een document tijdig kan verwerken.

3. Beter samenwerken

Soms is het nodig om even met collega’s te communiceren over een document. Met een workflow-oplossing doe je dit in een handomdraai door opmerkingen toe te voegen of vragen te stellen binnen het systeem.

Een goede workflow-tool zorgt dat al deze communicatie wordt gelogd. Daardoor kan je op elk moment zien waar een factuur zich bevindt. En als je op een later tijdstip wilt naslaan wie wat wanneer heeft gedaan (bijvoorbeeld bij een vraag, dispuut of accountantscontrole), zoek je dit eenvoudig op. Daarvoor hoef je geen ordners meer te doorzoeken. Je maakt namelijk gebruik van een digitaal archief!

4. Administratieve processen optimaliseren

Als je het accorderen van documenten digitaliseert middels een workflow-tool, kan je je proces formaliseren. Zo is het mogelijk om een standaardproces te doorlopen voor het betalen van een ontvangen factuur. Je registreert, archiveert en boekt het document op uniforme wijze om het vervolgens rond te sturen ter goedkeuring. Zijn alle benodigde handtekeningen gezet? Dan ga je over tot betaling. Zo’n standaardproces zorgt dat je efficiënter én consistenter werkt.

Een workflow-oplossing geeft ook meer inzicht in de werkvoorraad, doorlooptijden en knelpunten. Zo kan je het overzicht beter bewaken.

5. Phishing en fraude met facturen ondervangen

Als je het fiatteren van inkoopfacturen op de juiste wijze digitaliseert, worden terugkerende werkzaamheden consequent uitgevoerd. Een dergelijk systeem hoef je slechts één keer in te richten. Daarna heb je volop de ruimte om je te focussen op uitzonderingen en afwijkingen.

Dit betekent dat je veel alerter kunt zijn op phishing en frauduleuze facturen. Als er bijvoorbeeld een phishingmail binnenkomt, geeft het systeem automatisch een signaal af. Hierdoor is de kans groter dat jij zo’n gevaarlijk bericht onderschept en er tijdig uitfiltert!

Sfeerfoto Malou - Renee

Wil jij jouw proces slimmer inrichten?

april 2024

Tijd om je aan te sluiten bij het Peppol-netwerk? Dít moet je weten!

Van steeds meer kanten hoor je over het Peppol-netwerk. Misschien ontvangt en verstuurt jouw organisatie af en toe ook al facturen via Peppol. Of je bent je momenteel aan het oriënteren op een goede ‘Peppol-aanpak’. Is dit het juiste moment voor jou om je bij het Peppol-netwerk aan te sluiten? En wat houdt dat nu eigenlijk precies in? In deze blogpost zetten we de belangrijkste ‘Peppol-feiten’ voor je op een rij!
Artikel lezen
maart 2024

Op de kunstmatige-intelligentie-trein springen? Zó profiteren inkoop en finance van AI

Op het gebied van kunstmatige intelligentie (ook wel ‘Artificial Intelligence’ of, afgekort, ‘AI’ genoemd) gebeurt ontzettend veel. Van meetings samenvatten tot video’s produceren: bots kunnen steeds meer. De tools vliegen je om de oren. En nu de wereld steeds slimmer wordt, wil jij vanuit de inkoop- of financeafdeling óók best graag op de kunstmatige-intelligentie-trein springen. Maar dan wel op zó’n manier dat je jouw werk er makkelijker mee maakt. In jouw geval betekent dit waarschijnlijk dat je repetitieve, saaie taken wilt automatiseren. Zo kan je je immers focussen op werkzaamheden die je leuk vindt en die jou meer uitdaging bieden. Maar welke mogelijkheden zijn nu écht interessant voor de inkoop- en financeafdelingen?
Artikel lezen
maart 2024

Mag je facturen digitaal bewaren?

Facturen digitaal bewaren: je hoort er steeds meer over, maar je kampt met de nodige vragen. Want mag dit eigenlijk wel? En zo ja, waar begin je dan? Hoewel er voor het digitaal boeken van inkoopfacturen tegenwoordig slimme oplossingen bestaan, is het archiveringsproces binnen veel organisaties nog steeds papiergebonden. Menig financieel-administratief medewerker is anno 2019 nog altijd veel tijd kwijt aan het opbergen van inkoopfacturen in mappen, die worden bewaard in kasten op het kantoor. Zo’n papieren archief maakt het terugvinden van een factuur op een later tijdstip óók een tijdrovende taak. Herkenbaar? Dan overweeg je misschien een efficiënter alternatief: facturen digitaal bewaren. Maar waarmee moet je rekening houden als je overstapt op een digitaal archief?
Artikel lezen

123