IP Duursma

Nutzt

IP Duursma ist ein technischer Großhändler mit fünf Standorten in den Niederlanden und einem in Russland. Sie ist auf die Lieferung und Beratung von MRO-Produkten und damit verbundenen Dienstleistungen spezialisiert. Von seinem zentralen Vertriebszentrum in Veghel fährt es direkt zu den Kunden und füllt seine lokalen Niederlassungen auf. Das Motto lautet: "Wir haben es, oder wir arrangieren es." Kunden können all ihre Anforderungen an das Unternehmen mitbringen, das eine fertige Lösung anbieten will.

Der Bedarf

IP Duursma verarbeitete jährlich ca. 55.000-Eingangsrechnungen. Viele Rechnungen enthalten viele Regeln. Die Mitarbeiter mussten sie alle manuell überprüfen. Daher war der Verarbeitungsprozess arbeitsintensiv und zeitaufwendig. IP Duursma hatte das dringende Bedürfnis, den Prozess effizienter zu organisieren, so dass weniger Menschen die gleiche Arbeit schneller bewältigen konnten. In diesem Zusammenhang suchte das Unternehmen eine Lösung für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen.

Die Lösung

Die Suche nach dem richtigen Lieferanten war nicht einfach. IP Duursma wollte mit einer guten Scan- und Erkennungslösung arbeiten, aber auch Rechnungspositionen mit Kaufaufträgen können passen. Die meisten Automatisierungssysteme konnten diesem Bedarf nicht gerecht werden. Whitevision war eine der wenigen Parteien, die OCR-Software und eine Arbeitsablauf auch ein Abgleichsmodul anbieten konnte. Nach einem Kennenlernen und einer Demo Im Büro von IP Duursma brauchte das Unternehmen nicht viel Zeit zum Nachdenken: Es entschied sich für Whitevision.

Die Vorteile von Whitevision

Zeitersparnis und Effizienz, wodurch die Verwaltung aktueller wird.
Übersicht: Sie wissen immer, wo sich eine Rechnung befindet und können Probleme an der Quelle beheben.
Glätte Bearbeitung von Eingangsrechnungen, einschließlich der Verwendung des passenden Moduls, das Abrechnungsregeln mit Kaufaufträgen entspricht.
Kunden- und lösungsorientierter Ansatz.
Benutzerfreundliches System

„Whitevision hat sich intensiv mit unserem Problem beschäftigt und sehr lösungsorientiert gearbeitet“, berichtet Tim Huijdts, Finanzmanager bei IP Duursma. Er verantwortet die Bereiche Finanzen, Daten, Personal und IT. „Whitevision hat eine Lösung eingerichtet, mit der wir voll zufrieden sind. Wir sparen Zeit und steigern die Effizienz: Wir verarbeiten dieselbe Anzahl an Rechnungen in deutlich weniger Stunden. Dadurch ist unsere Verwaltung aktueller. Zudem können wir genau verfolgen, wo sich eine Rechnung befindet. Wird eine Rechnung wegen eines fehlenden Abgleichs nicht verarbeitet, gehen wir das Problem an der Quelle an. Dank der Übersicht durch Whitevision können wir den Prozess kontinuierlich verbessern!“

„Mit Whitevision verarbeiten und genehmigen wir Rechnungen ganz einfach“

Bei IP Duursma lieferte Whitevision Struktur und Übersicht. Tim erklärt, wie der Rechnungsabwicklungsprozess nun funktioniert: "Wenn eine Rechnung in unser Postfach eintritt, beginnt der Whitevisions SMART E-Mail-Handler zu arbeiten. Das Tool erkennt die PDF-Datei und sorgt dafür, dass sie an die richtige Stelle innerhalb der Software geführt wird. Wenn Zahlungs-Speicher oder andere E-Mails kommen aus Versehen, die SMART E-Mail-Handler Das hier ist aus. So geben nur Rechnungen das System ein. Wenn sich eine Rechnung in Whitevision befindet, wird die OCR-Erkennung aktiviert. Wenn der Lieferant in unserer Datenbank bekannt ist, füllt die Software die Header-Daten aus. Whitevision sucht dann anhand der Bestellnummer auf der Rechnung nach dem entsprechenden ausstehenden Bestellauftrag. Die Software überprüft, ob die Regeln darauf den Rechnungspositionen entsprechen. Dann stimmen wir die Rechnungsdaten mit den Daten in AGP, unserem ERP-System, überein. Das passende Modul von Whitevision entspricht den Kreditgeber- und Bestelldaten. Dann erhält die fragliche Rechnungenregel eine Bräune und das System zeigt genau an, was anders ist, "Tim sagt." Wenn alle Header-Details und Rechnungspositionen korrekt sind, geht eine Rechnung an die Arbeitsablauf Drein. Dann wird eine XML-Nachricht erstellt, die an AGP gesendet wird. Durch die Freigabe einer zweiten XML-Nachricht kann der Rechnungsstatus im ERP-System angepasst werden. Mit dieser neuen Methode haben wir immer einen Einblick in den Status einer Rechnung, sagt Tim. Das führt zu erheblichen Zeitersparnissen sowie viel Spaß bei der Arbeit.

Whitevision ist kundenorientiert, denkt in Lösungen und arbeitet effizient

Anfangs hatte IP Duursma viele Fragen. Laut Tim ging Whitevision hervorragend damit um: „Wir haben eine komplexe Verwaltung mit Tausenden Lieferanten und zahlreichen Ausnahmen. Deshalb benötigten wir zunächst Unterstützung. Whitevision hat alles sehr gut aufgegriffen. Die Einführung verlief reibungslos, und unser Whitevision-Berater Remco beseitigte alle Hindernisse. Remco steht für alles, was Whitevision auszeichnet: Er ist kundenorientiert, denkt in Lösungen und arbeitet effizient. Das darf ausdrücklich gesagt werden!“ Dass Whitevision aktiv mitdenkt, schätzt Tim sehr: „Manche Softwareanbieter sehen ein Problem und belassen es dabei. Sie lösen es nicht angemessen. Whitevision hingegen beschäftigt sich intensiv damit und findet eine passende Lösung.“

Ich empfehle die einfach zu bedienende Lösung von Whitevision

Da IP Duursmas Rechnungskaufprozess nicht einfach ist, mag Tim die Tatsache, dass Whitevision nicht komplex ist. Das System habe eine benutzerfreundliche Schnittstelle, sagt er. Sie sind sehr einfach mit ihnen zu arbeiten.Solche Komplimente sind auch für das Finanz- und IT-Team von Duursma verfügbar, das sich bei der Vorbereitung und Umsetzung der Whitevision Lösung für 200% erfolgreich der Veränderung verpflichtet hat. Wenn Sie Tim fragen, wird IP Duursma vorerst definitiv mit der Lösung arbeiten. Tatsächlich denken wir auch, dass wir andere Geschäftsprozesse mit Whitevision automatisieren können. Und weil Whitevision immer in Innovation steckt, haben wir unsere Ideen bereits dem Team vorgelegt.Ob Tim also Whitevision anderen Unternehmen empfehlen würde? Dazu kann er sich kurz fassen: "Sehr sicher!"