IP Duursma
IP Duursma is een technische groothandel met vijf vestigingen in Nederland en één vestiging in Rusland. Het bedrijf is gespecialiseerd in de toelevering van en advisering over MRO-producten en de diensten die daarmee samenhangen. Vanuit het centrale distributiecentrum in Veghel verstuurt IP Duursma leveringen direct naar klanten én bevoorraadt het de afzonderlijke vestigingen, zodat de lokale voorraad op peil blijft. Hét motto: ‘We hebben het of we regelen het.’ Klanten kunnen al hun wensen bij het bedrijf neerleggen. IP Duursma probeert vervolgens een pasklare oplossing te bieden.
De behoefte
IP Duursma verwerkte circa 55.000 inkoopfacturen op jaarbasis. Veel facturen bevatten ontzettend veel regels. Medewerkers moesten deze allemaal handmatig controleren. Daarom was het verwerkingsproces arbeidsintensief en tijdrovend. IP Duursma voelde een dringende behoefte om het proces efficiënter in te richten, zodat minder mensen hetzelfde werk sneller zouden kunnen afhandelen. In dat kader ging het bedrijf op zoek naar een oplossing voor het verwerken van inkomende facturen.
De oplossing
De zoektocht naar de juiste leverancier was niet makkelijk. IP Duursma wilde werken met een goede scan- en herken-oplossing, maar ook factuurregels met inkooporders kunnen matchen. De meeste automatiseringssystemen konden niet in deze behoefte voorzien. Whitevision was een van de weinige partijen die naast slimme OCR-software en een workflow ook een matchingmodule kon bieden. Na een kennismaking en een demo op het kantoor van IP Duursma had het bedrijf niet veel tijd meer nodig om na te denken: het besloot om met Whitevision in zee te gaan.
De voordelen van Whitevision
- Tijdbesparing en efficiëntie, waardoor de administratie actueler is.
- Overzicht: je weet altijd waar een factuur zich bevindt en kan problemen bij de bron aanpakken.
- Soepele verwerking van inkoopfacturen, onder andere met behulp van de matchingmodule die factuurregels met inkooporders matcht.
- Klant- en oplossingsgerichte aanpak.
- Gebruiksvriendelijk systeem
“Whitevision heeft zich verdiept in ons probleem en is heel oplossingsgericht te werk gegaan,” vertelt Tim Huijdts, financemanager bij IP Duursma. Hij heeft de finance-, data-, hr- en IT-afdeling onder zijn hoede. “Zo heeft Whitevision naar volle tevredenheid een oplossing voor ons ingericht. Wij profiteren hierdoor van tijdbesparing en efficiëntie: we kunnen nu in veel minder uren hetzelfde aantal facturen verwerken. Daardoor is onze administratie actueler. Bovendien kunnen we heel goed monitoren waar een factuur zich bevindt. Valt een factuur uit door een mismatch, dan kunnen we het probleem bij de bron aanpakken. Omdat Whitevision voor overzicht zorgt, zijn we in staat om het proces steeds verder te verbeteren!”
Bij IP Duursma heeft Whitevision voor structuur en overzicht gezorgd. Tim legt haarfijn hoe het inkoopfactuurverwerkingsproces nu in zijn werk gaat: “Wanneer een factuur binnenkomt in onze mailbox, gaat Whitevisions SMART E-mail handler aan de slag. De tool herkent het pdf-bestand en zorgt ervoor dat dit naar de juiste plek binnen de software wordt geleid. Komen er per abuis betalingsherinneringen of andere e-mails binnen, dan filtert de SMART E-mail handler deze eruit. Er komen dus alleen facturen in het systeem terecht.
“Op het moment dat een factuur in Whitevision zit, treedt de OCR-herkenning in werking. Als de leverancier bekend is in onze database, vult de software de kopgegevens in. Vervolgens zoekt Whitevision op basis van het ordernummer op de factuur naar de bijbehorende openstaande inkooporder. De software controleert of de regels die daarop staan, overeenkomen met de factuurregels.
“Vervolgens matchen we de factuurdata met de data in AGP, ons ERP-systeem. De matchingmodule van Whitevision matcht de crediteur- en ordergegevens.” Wat gebeurt er in het geval van een afwijking? “Dan krijgt de bewuste factuurregel een kleurtje en geeft het systeem precies aan wat er afwijkt,” vertelt Tim. “Zo kan een administratief medewerker de factuur corrigeren.”
Wanneer alle kopgegevens en factuurregels kloppen, gaat een factuur de wo in. Daarna wordt er een XML-bericht gemaakt, dat wordt verstuurd naar AGP. Via een release van een (tweede) XML-bericht kan de factuurstatus in het ERP-systeem worden aangepast. “Met deze nieuwe werkwijze hebben we altijd inzicht in de status van een factuur,” zegt Tim. “Dat zorgt voor een aanzienlijke tijdwinst én voor veel werkplezier.”
Aanvankelijk kampte IP Duursma best met veel vragen. Volgens Tim is Whitevision daar uitstekend mee omgegaan: “Wij hebben een complexe administratie met duizenden leveranciers en behoorlijk wat uitzonderingen. Daarom hadden we in het begin begeleiding nodig. Whitevision heeft alles heel goed opgepakt. De implementatie verliep soepel en onze Whitevision-consultant, Remco, heeft alle belemmeringen uit de weg geruimd. Remco vertegenwoordigt overigens alles waar Whitevision voor staat: hij is klantgericht, denkt in oplossingen en gaat efficiënt te werk. Dat mag van mij echt gezegd worden!”
Dat Whitevision actief meedenkt met de klant, vindt Tim een heel positief punt: “Sommige softwareleveranciers zien een probleem en daar houdt het dan bij op. Zij pakken het niet adequaat aan. Maar WhiteVision duikt erin en komt met een passende oplossing.”
Omdat het inkoopfactuurverwerkingsproces van IP Duursma niet eenvoudig is, vindt Tim het extra fijn dat WhiteVision niet complex is. “Het systeem heeft een gebruiksvriendelijke interface,” zegt hij. “Je werkt er heel makkelijk mee.”
Complimenten zijn er ook voor het Finance en IT team van Duursma wat zich tijdens de voorbereiding en implementatie van de Whitevision oplossing voor 200% heeft ingezet om de verandering succesvol door te voeren.
Als je het Tim vraagt, blijft IP Duursma voorlopig zeker met de oplossing werken. “Sterker nog, wij denken ook andere bedrijfsprocessen te kunnen automatiseren met behulp van Whitevision. En omdat Whitevision altijd bezig is met innovatie, hebben we onze ideeën hiervoor reeds bij het team neergelegd.” Of Tim Whitevision zou aanbevelen aan andere bedrijven? Daarover kan hij kort zijn: “Zeer zeker!”
