Jelle Bijlsma

Nutzt

Jelle Bijlsma ist seit 1961 im Tiefbau tätig und hat sich zu einem wichtigen regionalen Akteur entwickelt. Mit rund 100 Mitarbeitern ist sie an zwei Standorten in Friesland in den nördlichen Niederlanden tätig. Die drei Kernwerte sind Zuverlässigkeit, Qualität und Flexibilität. Eine flache Organisationsstruktur hält das Management eng an der Projektbereitstellung beteiligt. Kunden können sich auf einen freundlichen, lösungsorientierten Ansatz verlassen.

Der Bedarf

In 2019 stellte Jelle Bijlsma fest, dass das damalige ERP-System die sich ändernden Anforderungen der Projektverwaltung nicht erfüllen konnte. Das Unternehmen wuchs stark und damit erhöhte sich der Verwaltungsaufwand. Zum Beispiel kamen noch viele weitere Rechnungen. Als umweltbewusstes Unternehmen dachte Jelle Bijlsma, es sei höchste Zeit für einen Digitalisierungsschlag. Aber das Scannen und Erkennen von Eingangsrechnungen erwies sich als schwierig. Deshalb suchte das Unternehmen nach einer alternativen Lösung.

Die Lösung

Die erforderlichen Vorstudien haben ergeben, dass 4PS eine passende ERP-Lösung für Jelle Bijlsma. Durch 4PS kam das Unternehmen mit Whitevision in Kontakt. Die enge Partnerschaft zwischen den beiden Softwareanbietern schaffte sofortiges Vertrauen. Als Whitevision nach Jelle Bijlsma kam, um die Möglichkeiten der Gesamtlösung für die Rechnungenverarbeitung darzustellen, war das Unternehmen überzeugt: Es entschied sich, nicht weiter zu schauen und in Whitevision zu gehen.

Die Vorteile von Whitevision

Mehr Zeit und Überblick.
Keine Papierdokumente mehr in der Finanzverwaltung.
Unternehmenswachstum bewältigen mithilfe von SCHWERPUNKT, Abgleich en Workflow-Software.
Ausgezeichnete Umsetzung und genaue Unterstützung.
Der deutliche Effizienzgewinn macht die Software unverzichtbar.

„Whitevision hat uns viel Zeit und einen besseren Überblick verschafft“, erzählt Ineke Oppewal, Controllerin bei Jelle Bijlsma. Als Leiterin der Finanzverwaltung hatte sie früher mit großen Papiermengen zu tun: „Jedes Jahr füllten wir viele Meter Archiv. In der Einkaufsverwaltung sind wir heute jedoch vollständig von Papierdokumenten befreit. Rechnungen gehen nicht mehr verloren, und alle Bearbeitungsschritte werden erfasst. Die Historie lässt sich leicht nachschlagen, sodass Sie stets den Überblick behalten!“ Vor Whitevision lief die Verarbeitung der Eingangsrechnungen bei Jelle Bijlsma auf Papier. Mit dem starken Wachstum wurde das zum Problem. Ineke: „Ohne den Wechsel zu Whitevision hätten wir mit der damaligen Personalstärke nicht weitermachen können. Innerhalb eines Jahres stieg die Zahl der Rechnungen von 6.000 auf 8.000. Mit Whitevision konnten wir dieses Wachstum in der Finanzverwaltung bewältigen.“ Die selbstlernenden Fähigkeiten der intelligenten OCR-Software hat dabei eine wichtige Rolle gespielt: "Das System lernt immer mehr, was die Buchung von Rechnungen im Laufe der Zeit noch schneller macht."

Whitevision bietet Benutzerfreundlichkeit und Übersicht: Sie haben immer alle notwendigen Informationen zur Hand. Das spart viel Zeit! Ineke Oppewal - Controller bei Jelle Bijlsma

Zudem sorgt das passende Modul für viel Effizienz und Zeitersparnis: . . Wenn Rechnung und Bestellung miteinander verbunden sind, passt Whitevision diese Dokumente zusammen. In diesem Fall müssen wir nichts mehr tun. Wird eine Rechnung nicht korrekt geliefert, zeigt die Software dies an. Dadurch können wir auch Lieferanten besser anheben, was uns letztlich auch mehr Effizienz im Verarbeitungsprozess verschafft.Ein weiterer großer Gewinnpunkt ist die Geschwindigkeit und Leichtigkeit, mit der Jelle Bijlsma jetzt Rechnungen erfüllen kann: "Mit dem Whitevision Workflow wird der Genehmigungsprozess automatisch und gestrafft. Basierend auf der Projektnummer weiß Whitevision, an welche Einverständnisse die Rechnung zu senden. Als Finanzverwaltung müssen wir das Dokument nicht von einem Kollegen zum anderen bringen. Das ist sehr schön!

Whitevision sorgt für exzellente Implementierung und klare Lösungen

Laut Ineke verliefen die Einführung und Inbetriebnahme von Whitevision sehr angenehm: „Whitevision hat uns in der Anfangsphase hervorragend unterstützt. Unser Whitevision-Berater kam zunächst einige Male, um die Lösung einzurichten und alles zu erklären. Im ersten halben Jahr hatten wir gelegentlich Fragen. Whitevision hat uns sehr gut begleitet.“ Auch danach blieb Jelle Bijlsma mit dem Support zufrieden: „Wenn wir über das Kundenportal Tickets einreichen, erhalten wir immer schnell eine Antwort und eine klare Lösung. Zum Glück ist dies selten nötig. Aber wenn wir Unterstützung brauchen, sind wir mit dem Service von Whitevision sehr zufrieden.“

„Whitevision hat uns enorm viel gebracht“

Was bedeutete Whitevision insgesamt für Jelle Bijlsma? Oh, ja, eine Menge. Wir sind uns bewusst, dass wir ohne Whitevision die Finanzverwaltung nicht hätten unterstützen können. Die Software kam genau zur richtigen Zeit für uns. Außerdem hat es mir wirklich Spaß gemacht, die Effizienz getroffen zu haben. Damit sind die Dinge jetzt sehr glatt!Sie sieht Whitevision nun als unverzichtbare Lösung im Unternehmen: Wir können nicht mehr auf sie verzichten. Zurück in die alte Situation zu gehen, ist keine Option. Dafür hat uns Whitevision zu viel gegeben!