Frans Vink & Zonen

Der Bedarf

Innerhalb Frans Vink & Zonen B.V. arbeiteten Mitarbeiter mit einer Methode, die ziemlich gut funktionierte. Doch mit zunehmender Digitalisierung wurde der Druck und die manuelle Bearbeitung von Eingangsrechnungen zu einer immer wichtigeren Aufgabe. Könnte das nicht effizienter sein? Das Unternehmen evaluierte die Situation und zog eine klare Schlussfolgerung: Es war Zeit, aus dem Papier zu kommen.

Die Lösung

Der Name "Whitevision" war in der Vergangenheit schon mehrfach passiert. Frans Vink & Zonen B.V. hat sich entschieden, sich beim ERP-Lieferanten 4PS um Rat zu kümmern. Das erwies sich als sehr positiv gegenüber Partner Whitevision. Für Frans Vink & Zonen ein guter Grund, Whitevision für eine Demo einzuladen. Und was ist blass? Eins plus eins ist zwei. Die Lösungen von 4PS und Whitevision verfügen über eine Anbindung und Whitevision weckt Vertrauen. Frans Vink & Zonen B.V. war überzeugt: Es ging mit Whitevision.

Die Vorteile von Whitevision

1. Mehr Zeit und Effizienz, weil die Papiermasse eliminiert wurde.
2. Bessere interne Kommunikation über Eingangsrechnungen.
3. Automatisierter Freigabeprozess, der das Vier-Augen-Prinzip einfach unterstützt.
4. Digitales Archiv, in dem Sie schnell und einfach Rechnungen suchen.
5. Ausgezeichnete Anleitung während und nach der Umsetzung.

Whitevision hat uns mehr Zeit und Effizienz gegeben, weil wir endlich die Papiermasse verloren haben, sagt Anton de Langen, stellvertretender Direktor Finanzen bei Frans Vink & Zonen B.V. Jeder kann jederzeit eine Rechnung vorlegen, um sich anzupassen. Das ist sehr praktisch. Es ist ein riesiger Fortschritt, weil wir früher Ordner schleppten. Dann rannte ich manchmal nach oben, um die auf die richtigen Schreibtische zu holen. Durch Whitevision müssen wir das nicht mehr tun!Darüber hinaus stellt Anton fest, dass Kommunikation jetzt viel besser ist: Im Bauwesen arbeiten wir mit verschiedenen Bauprojekten an verschiedenen Standorten zusammen. Manchmal erhalten wir eine Rechnung, auf der wir den Darsteller um Rat fragen müssen. Früher war es ein ganzes Unternehmen. Aber jetzt schicken wir nur noch eine Verbindung zum Vollstrecker. Und auch die Kommunikation zwischen uns ist protokolliert.

Frans Vink & Zonen B.V. verwendet Whitevision seit 1 Januar 2022. Ab diesem Zeitpunkt sieht Anton eine Welt des Unterschieds im Verarbeitungsprozess: . .Eine eingehende Rechnung endet in einem speziellen Posteingang und geht dann zu einem Kollegen von mir. Es holt das Dokument aus dem Postfach, liest es, überprüft die OCR-Software hat alle Daten korrekt erkannt und mit bereits vorhandenen Befehlen verknüpft. Die Rechnung geht dann an: Whitevision Workflow so ein, dass sie zuerst bei mir eingeht. Nach einer weiteren Prüfung wird die Rechnung an die dem Projekt zugeordneten Freigabeverantwortlichen weitergeleitet.“ Anton schätzt den vollständig automatisierten Freigabeprozess: „Die Projekte sind mit Whitevision verknüpft. Ich muss daher nicht jedes Mal entscheiden, wer eine Rechnung freigeben soll. Wir haben alles einmal richtig eingerichtet, sodass Rechnungen automatisch an die zuständigen Personen gehen. Das ist besonders praktisch, weil wir nach dem Vier-Augen-Prinzip arbeiten und deshalb mehr als einen Freigabeverantwortlichen einsetzen.“ Sobald alle Beteiligten eine Rechnung freigegeben haben, gelangt sie ins digitale Archiv. „Dort finden wir sie leicht wieder, wenn wir später etwas nachschlagen möchten. Auch das ist ein Fortschritt: Wir müssen keine physischen Ordner mehr durchsuchen!“

Als sich der Moment näherte, als Frans Vink & Zonen B.V. die Lösung von Whitevision verwenden würde, erlebte Anton eine Kaltwasserangst: Meine Kollegen und ich arbeiten hier schon lange. Wir waren an eine bestimmte Arbeitsweise gewöhnt. Aber ich bin auch flexibel, also dachte ich, wir machen das einfach. Zuerst mussten wir umschalten. Aber zum Glück verlief der Lernprozess reibungslos. Unser Whitevision Berater gab uns eine gute Anleitung und Anleitung, die mich glücklich machte, die Herausforderung zu meistern. Und jetzt bin ich sehr froh, dass ich es getan habe! Über die Zusammenarbeit mit Whitevision Anton wird sowieso sehr geschätzt. Das einzige Mal, wenn ich Kontakt zum Support-Team hatte, bekam ich eine schnelle Reaktion. Darüber hinaus kam Whitevision kürzlich ins Blickfeld, als wir auf Business Central umgestellt haben. Dies führt zu einer angenehmeren Arbeitsweise und ist ein up-to-date-System, das sich auch perfekt mit Whitevision verbindet. Als wir einige Fragen zum Schalter hatten, kommunizierte Whitevision direkt mit unserem IT-Spezialisten. Gemeinsam haben sie die Probleme sehr gut gelöst.

Was sind die positivsten Aspekte von Whitevision? Anton erwähnt drei davon: "Unsere interne Kommunikation beim Rechnungskauf hat sich verbessert, wir finden Rechnungen viel schneller im digitalen Archiv und der Freigabeprozess ist einfacher und schneller."So sieht Anton Chancen für die Zukunft: "Wir haben momentan keinen Grund, uns von Whitevision zu verabschieden." Tatsächlich denken wir über die weitere Digitalisierung unserer Prozesse nach. In diesem Bereich werden wir sicherlich Schritte unternehmen… Aber zuerst will Anton sicherstellen, dass er Whitevision optimal nutzt. Das Tolle ist, dass Whitevision darauf achtet, sagt er. Ich habe Einladungen zu den Auffrischungskursen erhalten, die Whitevision regelmäßig organisiert. Ich werde bestimmt bald ein Teil davon sein. Es gibt viele Pläne in der Pipeline!