Frans Vink & Zonen

De behoefte

Binnen Frans Vink & Zonen B.V. hanteerden medewerkers een werkwijze die best goed werkte. Maar met de toenemende digitalisering werd het uitprinten en handmatig verwerken van inkoopfacturen een steeds grotere klus. Kon dat niet efficiënter? Het bedrijf evalueerde de situatie en trok een heldere conclusie: het was tijd om van papier af te stappen.

De oplossing

De naam ‘Whitevision’ was in het verleden al enkele keren voorbijgekomen. Frans Vink & Zonen B.V. besloot om advies in te winnen bij ERP-leverancier 4PS. Deze bleek zeer positief te zijn over partner Whitevision. Voor Frans Vink & Zonen een goede reden om Whitevision uit te nodigen voor een demo. En wat bleek? Eén plus één is twee. De oplossingen van 4PS en Whitevision hebben een koppeling en Whitevision boezemde vertrouwen in. Frans Vink & Zonen B.V. was overtuigd: het ging met Whitevision in zee.

De voordelen van Whitevision

1. Meer tijd en efficiëntie omdat de papieren massa geëlimineerd is.
2. Betere interne communicatie over inkoopfacturen.
3. Geautomatiseerd fiatteringsproces waarmee je het vierogenprincipe makkelijk kan uitvoeren.
4. Digitaal archief waarin je facturen snel en eenvoudig naslaat.
5. Uitstekende begeleiding tijdens én na de implementatie.

“Whitevision heeft ons meer tijd en efficiëntie opgeleverd, want we zijn eindelijk de papieren massa kwijt,” zegt Anton de Langen, adjunct-directeur financiën bij Frans Vink & Zonen B.V. “Iedereen kan op elk moment een factuur tevoorschijn halen om deze te accorderen. Dat werkt erg handig. Het is een enorme vooruitgang, want vroeger liepen we met mapjes te slepen. Toen rende ik soms naar boven om deze op de juiste bureaus te krijgen. Door Whitevision hoeft dat niet meer!”

Daarnaast merkt Anton dat de communicatie nu veel beter is: “In de bouw werken we met verschillende bouwprojecten op diverse locaties. Soms ontvangen we een factuur waarover we advies moeten vragen aan de uitvoerder. Vroeger was dat een hele onderneming. Maar nu sturen we gewoon een link door naar de uitvoerder. En de communicatie tussen ons wordt ook nog eens gelogd.”

Frans Vink & Zonen B.V. gebruikt Whitevision sinds 1 januari 2022. Vanaf die datum ziet Anton een wereld van verschil in het verwerkingsproces: “Een inkomende factuur komt in een speciaal postvak terecht en gaat vervolgens naar een collega van mij. Zij haalt het document uit de mailbox, leest het in, controleert of de OCR-software alle gegevens correct heeft herkend en koppelt het aan reeds aanwezige opdrachten. Vervolgens gaat de factuur de Whitevision Workflow in om als eerste bij mij te belanden. Nadat ik nog een controle heb uitgevoerd, gaat de factuur langs de goedkeurders die aan het project verbonden zijn.”

Dat het fiatteringsproces geheel geautomatiseerd is, vindt Anton prettig: “Projecten zijn gekoppeld aan Whitevision, waardoor ik niet telkens hoef te bepalen naar welke goedkeurders een factuur gestuurd wordt. We hebben de zaken één keer goed ingesteld zodat facturen automatisch langs de juiste personen gaan. Dat is extra handig omdat wij het vierogenprincipe hanteren en daarom met meer dan één goedkeurder werken.” Wanneer alle betrokkenen een factuur hebben geaccordeerd, gaat deze het digitale archief in. “Daar kunnen we haar heel makkelijk terugvinden als we achteraf bijvoorbeeld iets willen opzoeken. Ook dat is een vooruitgang, want nu hoeven we niet meer in fysieke ordners te snuffelen!”

Toen het moment naderde waarop Frans Vink & Zonen B.V. de oplossing van Whitevision in gebruik zou nemen, kreeg Anton enigszins last van koudwatervrees: “Mijn collega’s en ik werken hier al heel lang. Wij waren gewend aan een bepaalde werkwijze. Maar ik ben ook flexibel, dus ik dacht: we gaan dit gewoon doen. Aanvankelijk moesten we even omschakelen. Maar gelukkig verliep het leerproces soepel. Onze Whitevision-consultant gaf ons goede begeleiding en instructies, waardoor ik de uitdaging met plezier aanging. En nu ben ik heel blij dat ik dat heb gedaan!”

Over de samenwerking met Whitevision is Anton sowieso erg te spreken. “De enkele keer dát ik contact heb gehad met het supportteam, kreeg ik snel een reactie. Daarnaast is Whitevision onlangs in beeld gekomen toen wij overstapten op Business Central. Dit levert een prettigere werkwijze op én het is een up-to-date systeem dat ook prima koppelt met Whitevision. Toen wij rondom de overstap enkele vragen hadden, heeft Whitevision direct met onze IT-specialist gecommuniceerd. Samen hebben zij de zaken uitstekend opgelost.”

Wat zijn de meest positieve aspecten aan Whitevision? Anton noemt er drie: “Onze interne communicatie omtrent inkoopfacturen is erop vooruitgegaan, we vinden facturen véél sneller terug in het digitale archief én het accorderingsproces verloopt simpeler en sneller.”

Anton ziet dan ook mogelijkheden voor de toekomst: “Wij hebben momenteel geen enkele reden om afscheid te nemen van Whitevision. Sterker nog, we denken na over de verdere digitalisering van onze processen. Op dat gebied gaan we zeker stappen nemen.”

Maar eerst wil Anton zeker weten dat hij Whitevision optimaal benut. “Het mooie is dat Whitevision hier aandacht aan besteedt,” zegt hij. “Ik heb uitnodigingen ontvangen voor de opfriscursussen die Whitevision regelmatig organiseert. Daar ga ik binnenkort absoluut aan meedoen. Er staan genoeg plannen op stapel!”