Winters bouw ontwikkeling

Der Bedarf

Winters kämpfte vor Jahren mit Haufen von Rechnungen. Diese mussten physisch vom Projektmanager ins Management getragen werden. Weil die Eingangsrechnungen von einer Agentur zur anderen gingen, konnte alles schief gehen. Der Prozess war ineffizient, was es unter anderem unmöglich macht, nur eine Rechnung zu prüfen. Fazit: Der Rechnungsfluss musste schneller sein, Rechnungen sollten nicht verloren gehen und ein digitales Archiv war dringend nötig.

Die Lösung

Die Vorteile von Whitevision

„We work perfectly with Whitevision,“ adds financial administrative assistant Bas Quartel. „Almost all invoices now come in by mail. We read these almost immediately in Whitevision as PDFs. Then we can see where the invoice is at any time. This is very convenient, because it allows us to switch gears immediately when things are in a hurry.“ As a result, Whitevision has saved Winters considerable time: „We are not busy with purchasing all day, which leaves us time for other tasks.“ Ton is very satisfied with the way Whitevision went through the implementation process with Winters. „Our Whitevision consultant first discussed with us exactly how the approval structure worked,“ he says. „This was then embedded in the software very well. The process was adapted to our way of working. The sequence of actions remained the same, but we work a lot more efficiently. And the piles of invoices are gone!“ What exactly does the current process look like? Bas explains: „When an invoice comes in by mail or post, I read it into Whitevision. If there is a receipt, I add it. The intelligente OCR-Software füllt alle Rechnungsdaten aus – von der Rechnungsnummer bis zu den Beträgen. Ich muss nur global überprüfen, ob alles richtig ist, was im Grunde immer der Fall ist. Die Rechnung wird dann automatisch über die Whitevision Workflow to the budget holder and management. After they have given their approval, the invoice automatically returns to me so that I can book it. And that completes all the steps (very quickly).“

Die Tatsache, dass Winters von mehr Effizienz und schnellerer Turnaround-Zeit profitiert, sieht Ton auf verschiedene Weise: Wenn Auditoren zu Audits kommen, sehen sie sofort die Belege, die mit einer Rechnung verbunden sind. Infolgedessen müssen die Audits nicht lange dauern. Darüber hinaus verbringen wir keine Zeit mehr, nach Rechnungen zu suchen oder Kollegen dazu zu bewegen, sie zu genehmigen.Wir sparen auch viel Platz für die physische Ablage, fügt Bas hinzu. Es spart Schränke voll! Darüber hinaus ist Whitevision eine benutzerfreundliche Lösung. Ein Kind kann die Wäsche waschen. Sobald Sie sehen, wie das System funktioniert, können Sie damit beginnen. Natürlich entdeckt man nützliche Funktionalitäten, wenn man mitmacht, aber man arbeitet sehr leicht und angenehm von Anfang an damit. . . Daher braucht Winters kaum Unterstützung. Bas: -Die wenigen Male, die ich im Whitevision Supportteam anrief, wurden meine Fragen ausgezeichnet beantwortet. Whitevision löst Probleme schnell und gut.

Winters ist komfortabel mit der Philosophie von Whitevision. "Es passt zu uns", erklärt Ton. Whitevision stellt den Kunden wirklich an die erste Stelle. Es ist kein multinationales Unternehmen. Der Ansatz ist persönlich. Und das Unternehmen verströmt die gleiche Effizienz, die mit der Lösung kommt. . . Darüber hinaus konzentriert sich Whitevision auf Innovation – ein positiver Punkt, glaubt Bas: . .Wenn Dinge noch besser und effizienter gemacht werden können, sind wir natürlich offen dafür. Und daran arbeitet Whitevision ständig. Das Unternehmen innovationiert viel und erklärt Updates gut, auch durch handliche Webinare. . . Ob Winters Whitevision s Lösung empfehlen würde? "Absolut," sagen Ton und Bas im Chor. Ton freut sich, zu erarbeiten: Wir mögen die Art und Weise, wie es funktioniert und es ist ein klares Programm, das sehr einfach zu lernen, zu bedienen ist!