Winters bouw & ontwikkeling
Winters bouw & ontwikkeling is een toonaangevende, onderscheidende en zelfstandige bouwer en ontwikkelaar van utiliteitsbouw- en woningbouwprojecten. Het maatschappelijk betrokken bouwbedrijf bestaat inmiddels 170 jaar. Elke dag werken 55 medewerkers aan het maximaliseren van klantwaarde — in financieel opzicht, qua doorlooptijd én in de kwaliteit van de uitvoering. Dit vergt vakmanschap, visie en lef. De vakmensen van Winters gaan samen met opdrachtgevers, architecten, adviseurs en bouwpartners uitdagingen aan. Zij voeren verbeteringen en veranderingen door en streven naar duurzame relaties. Ook als organisatie hecht Winters waarde aan langdurige arbeidsrelaties. Mede daardoor profiteren klanten van korte communicatielijnen en één vaste contactpersoon die beslissingsbevoegd is.
De behoefte
Winters kampte jaren geleden met stapels facturen. Deze moesten fysiek van projectleider naar directie worden gebracht. Omdat de inkoopfacturen van het ene bureau naar het andere gingen, kon er van alles fout gaan. Het proces was inefficiënt, waardoor het onder andere onmogelijk was om even een factuur na te slaan. Conclusie: de doorstroming van facturen moest sneller gaan, facturen mochten niet meer wegraken en een digitaal archief was héél hard nodig.
De oplossing
Via ERP-leverancier 4PS kwam Winters in contact met 4PS-partner Whitevision. Geen vreemde voor Winters, want het bedrijf had op diverse klantendagen van 4PS al een presentatie van WhiteVision bijgewoond. Nu was het tijd voor de volgende stappen: een demo en een klantbezoek bij een collega-bedrijf dat de oplossing van WhiteVision reeds gebruikte. Whitevision kwam goed uit de verf: Winters vond de oplossing efficiënt, eenvoudig en betrouwbaar overkomen. Het bedrijf besloot met Whitevision in zee te gaan.
De voordelen van Whitevision
- Meer tijd over voor andere taken omdat je facturen zeer snel en efficiënt kunt boeken.
- Mogelijkheid om facturen altijd en overal direct op te zoeken in het digitale archief.
- Op elk moment inzicht in waar een factuur zich bevindt, waardoor je direct kan schakelen.
- Snel aan de slag met de oplossing door goed implementatietraject en zeer kleine leercurve.
- Uitstekende support, focus op innovatie en veel aandacht voor de klant.
“Met Whitevision verlopen boekingen véél sneller en efficiënter,” zegt Ton van der List, financieel adjunct-directeur bij Winters. “Bonnen worden aan facturen gekoppeld en betalingen lopen een stuk soepeler. Een groot voordeel is het digitale archief: als ik bijvoorbeeld de periodieke rapportages of jaarstukken opstel en ik moet even iets uitzoeken, dan kan ik de factuur aanklikken en deze direct inzien. De tijd waarin ik fysiek op kantoor aanwezig moest zijn om naar de archiefkast te lopen, voordat ik een factuur kon inzien, is voorbij!”
“We werken perfect met Whitevision,” voegt financieel administratief medewerker Bas Quartel toe. “Bijna alle facturen komen nu binnen per mail. Deze lezen we vrijwel meteen in Whitevision in als pdf. Daarna kunnen we op elk moment zien waar de factuur zich bevindt. Dat is erg handig, want zo kunnen we direct schakelen wanneer er haast achter zit.” Whitevision heeft Winters dan ook een aanzienlijke tijdwinst opgeleverd: “We zijn niet de hele dag bezig met inkoop, waardoor we tijd overhouden voor andere taken.”
Ton is erg tevreden over de manier waarop Whitevision het implementatietraject met Winters heeft doorlopen. “Onze Whitevision-consultant heeft eerst met ons besproken hoe de fiatteringsstructuur precies in elkaar stak,” vertelt hij. “Deze is vervolgens heel goed ingebed in de software. Het proces is passend gemaakt op onze werkwijze. De volgorde van handelingen is hetzelfde gebleven, maar wij werken een stuk efficiënter. En de stapels facturen zijn weg!”
Hoe het huidige proces er precies uitziet? Bas legt het uit: “Wanneer een factuur binnenkomt per mail of post, lees ik deze in Whitevision in. Is er een bon, dan voeg ik deze toe. De slimme OCR-software vult alle factuurgegevens — van factuurnummer tot bedragen — in. Ik hoef alleen even globaal na te kijken of alles klopt, wat in principe altijd het geval is. Vervolgens wordt de factuur via de WhiteVision Workflow automatisch langs de budgethouder en de directie gestuurd. Nadat zij hun goedkeuring hebben gegeven, komt de factuur vanzelf weer bij mij terecht, zodat ik deze kan boeken. En daarmee zijn alle stappen (heel snel) doorlopen.”
Dat Winters profiteert van meer efficiëntie en een snellere doorlooptijd, ziet Ton op diverse manieren terug: “Wanneer accountants controles komen uitvoeren, zien zij direct de bonnen die bij een factuur horen. Daardoor hoeven de controles niet lang te duren. Bovendien zijn we geen tijd meer kwijt aan het zoeken van facturen of het aansporen van collega’s om deze te fiatteren.”
“We houden ook nog eens een hoop fysieke archiefruimte over,” voegt Bas toe. “Het scheelt kasten vol! Daarnaast is Whitevision een gebruiksvriendelijke oplossing. Een kind kan de was doen. Als je één keer ziet hoe het systeem werkt, kun je ermee aan de slag. Natuurlijk ontdek je gaandeweg handige functionaliteiten, maar je werkt er vanaf het begin heel makkelijk en prettig mee.”
Support heeft Winters dan ook nauwelijks nodig. Bas: “De weinige keren dát ik het supportteam van Whitevision heb ingeschakeld, zijn mijn vragen uitstekend beantwoord. Whitevision lost problemen snel en goed op.”
Winters kan zich goed vinden in de filosofie van Whitevision. “Deze komt overeen met die van ons,” vertelt Ton. “Whitevision stelt de klant écht centraal. Het is geen multinational. De benadering is persoonlijk. En het bedrijf straalt dezelfde efficiency uit die bij de oplossing hoort.”
Daarnaast focust Whitevision op innovatie — een positief punt, vindt Bas: “Als de zaken nóg beter en efficiënter kunnen, staan wij daar natuurlijk voor open. En Whitevision is hier constant mee bezig. Het bedrijf innoveert veel en legt updates goed uit, onder andere via handige webinars.”
Of Winters de oplossing van Whitevision zou aanbevelen? “Absoluut,” zeggen Ton en Bas in koor. Ton licht dit graag nog even toe: “De manier van werken staat ons aan en het is een overzichtelijk programma waarmee je heel makkelijk leert omgaan!”
