Winters bouw & ontwikkeling

De behoefte

Winters kampte jaren geleden met stapels facturen. Deze moesten fysiek van projectleider naar directie worden gebracht. Omdat de inkoopfacturen van het ene bureau naar het andere gingen, kon er van alles fout gaan. Het proces was inefficiënt, waardoor het onder andere onmogelijk was om even een factuur na te slaan. Conclusie: de doorstroming van facturen moest sneller gaan, facturen mochten niet meer wegraken en een digitaal archief was héél hard nodig.

De oplossing

De voordelen van Whitevision

“We werken perfect met Whitevision,” voegt financieel administratief medewerker Bas Quartel toe. “Bijna alle facturen komen nu binnen per mail. Deze lezen we vrijwel meteen in Whitevision in als pdf. Daarna kunnen we op elk moment zien waar de factuur zich bevindt. Dat is erg handig, want zo kunnen we direct schakelen wanneer er haast achter zit.” Whitevision heeft Winters dan ook een aanzienlijke tijdwinst opgeleverd: “We zijn niet de hele dag bezig met inkoop, waardoor we tijd overhouden voor andere taken.”

Ton is erg tevreden over de manier waarop Whitevision het implementatietraject met Winters heeft doorlopen. “Onze Whitevision-consultant heeft eerst met ons besproken hoe de fiatteringsstructuur precies in elkaar stak,” vertelt hij. “Deze is vervolgens heel goed ingebed in de software. Het proces is passend gemaakt op onze werkwijze. De volgorde van handelingen is hetzelfde gebleven, maar wij werken een stuk efficiënter. En de stapels facturen zijn weg!”

Hoe het huidige proces er precies uitziet? Bas legt het uit: “Wanneer een factuur binnenkomt per mail of post, lees ik deze in Whitevision in. Is er een bon, dan voeg ik deze toe. De slimme OCR-software vult alle factuurgegevens — van factuurnummer tot bedragen — in. Ik hoef alleen even globaal na te kijken of alles klopt, wat in principe altijd het geval is. Vervolgens wordt de factuur via de Whitevision Workflow automatisch langs de budgethouder en de directie gestuurd. Nadat zij hun goedkeuring hebben gegeven, komt de factuur vanzelf weer bij mij terecht, zodat ik deze kan boeken. En daarmee zijn alle stappen (heel snel) doorlopen.”

Dat Winters profiteert van meer efficiëntie en een snellere doorlooptijd, ziet Ton op diverse manieren terug: “Wanneer accountants controles komen uitvoeren, zien zij direct de bonnen die bij een factuur horen. Daardoor hoeven de controles niet lang te duren. Bovendien zijn we geen tijd meer kwijt aan het zoeken van facturen of het aansporen van collega’s om deze te fiatteren.”

“We houden ook nog eens een hoop fysieke archiefruimte over,” voegt Bas toe. “Het scheelt kasten vol! Daarnaast is Whitevision een gebruiksvriendelijke oplossing. Een kind kan de was doen. Als je één keer ziet hoe het systeem werkt, kun je ermee aan de slag. Natuurlijk ontdek je gaandeweg handige functionaliteiten, maar je werkt er vanaf het begin heel makkelijk en prettig mee.”

Support heeft Winters dan ook nauwelijks nodig. Bas: “De weinige keren dát ik het supportteam van Whitevision heb ingeschakeld, zijn mijn vragen uitstekend beantwoord. Whitevision lost problemen snel en goed op.”

Winters kan zich goed vinden in de filosofie van Whitevision. “Deze komt overeen met die van ons,” vertelt Ton. “Whitevision stelt de klant écht centraal. Het is geen multinational. De benadering is persoonlijk. En het bedrijf straalt dezelfde efficiency uit die bij de oplossing hoort.”

Daarnaast focust Whitevision op innovatie — een positief punt, vindt Bas: “Als de zaken nóg beter en efficiënter kunnen, staan wij daar natuurlijk voor open. En Whitevision is hier constant mee bezig. Het bedrijf innoveert veel en legt updates goed uit, onder andere via handige webinars.”

Of Winters de oplossing van Whitevision zou aanbevelen? “Absoluut,” zeggen Ton en Bas in koor. Ton licht dit graag nog even toe: “De manier van werken staat ons aan en het is een overzichtelijk programma waarmee je heel makkelijk leert omgaan!”