Gratis OCR-software: de voor- en nadelen op een rij

De keerzijde: hoeveel levert een gratis OCR-oplossing op?

Een snelle herkenning klinkt goed, maar je moet ook iets met het resultaat kunnen. En dat is nu precies het probleem met gratis OCR-software: je krijgt één grote brei aan tekst terug. Verwacht geen gestructureerde data waarmee je kunt werken, zoals digitale factuurinformatie. Gratis OCR-software biedt herkenning, maar géén interpretatie. En dit laatste is juist zo belangrijk als je tijd wilt besparen en efficiënter wilt werken.

Wat is dan de toegevoegde waarde van gratis OCR-software? Eigenlijk is die er niet. OCR mag namelijk niet op zichzelf staan. Goede OCR-software moet een doel dienen: je wilt gegevens van een document omzetten naar een bewerkbare tekst in een specifiek computersysteem, zoals een boekhoudpakket. (Natuurlijk kun je ook een pdf-document in een teksteditor willen zetten, maar hiervoor hoef je tegenwoordig alleen wat simpel kopieer- en plakwerk te verrichten. Het is niet nodig om daarvoor OCR-software te gebruiken.)

In het geval van een factuur zijn er bepaalde standaardwaarden die altijd op het document staan, zoals het factuurnummer, de factuurdatum en het te betalen bedrag. Goede OCR-software kan die waarden niet alleen herkennen, maar ook automatisch interpreteren.

Zo’n interpretatieslag is echter niet gratis. Hiervoor is namelijk geavanceerde technologie nodig. Maar alleen daarmee levert OCR-software je écht iets op. Je krijgt immers geen grote brei aan tekst die je zelf nog moet doorkammen — een methode die zó inefficiënt is dat je de factuurgegevens liever direct kunt overtypen in je boekhoudpakket. Dan ben je sneller klaar!

Bedenk ook dat gratis OCR-software nooit écht gratis is. In de onlinewereld betekent ‘gratis’ vaak dat je betaalt in de vorm van gegevens. (Een alom bekend voorbeeld: je downloadt een gratis factsheet in ruil voor je naam en e-mailadres). Een factuur bevat gevoelige (persoons)gegevens. Wat wordt hier precies mee gedaan? En is het juridisch wel in orde dat je die data online invoert? Ga dit soort zaken altijd na voordat je dergelijke software besluit te gebruiken. Je wilt immers wel dat je organisatie zich houdt aan wet- en regelgeving.