Véél handmatig werk. Onnodig tijdrovend en foutgevoelig.
Vergelijk je regelmatig orderbevestigingen met inkooporders? En doe je dat handmatig? Dan ben je daar behoorlijk veel tijd aan kwijt. Soms signaleer je afwijkingen, zoals prijsverschillen, onverwachte extra kosten of tussentijds gewijzigde aantallen. Dit soort zaken moet je corrigeren in je ERP-systeem. En daarbij controleer je regel voor regel wáár de afwijking zich precies voordoet. Dat is niet alleen tijdrovend, maar ook nog eens ontzettend foutgevoelig. Kan het niet makkelijker? Zeker! En wel met Whitevision. ‘Simplicity’ zit in ons DNA. En daarom óók in onze slimme oplossingen.
Meer weten over onze oplossing?
Verbeter de efficiëntie van jouw bouwprojecten. Ontdek onze whitepaper over het stroomlijnen van administratieve processen in de bouwsector. Download nu voor praktische tips.
Orderbevestigingen verwerken. Dat werkt zó.
Verwerk je je orderbevestigingen met Whitevision? Dan kies je voor tijdbesparing en gebruiksgemak. Je hebt snel inzicht in afwijkingen, houdt grip op je communicatie en hebt een betrouwbare administratie. Omdat je het administratieve proces vóór de inkoopfactuurverwerking automatiseert, krijg je achteraf niet met verrassingen en onnodige handelingen te maken.
Onze software herkent de orderbevestiging uit je mail, leest deze uit en plaatst de pdf er automatisch bij. Wijkt het aantal, de prijs of de leverdatum af? Of klopt bepaalde informatie niet? Met onze matching-functionaliteit zie je direct de verschillen tussen de inkooporder en de orderbevestiging.
Omdat je een realtime overzicht van projecten hebt, kan je tijdig met collega’s of klanten overleggen wanneer dat nodig is. Wil je gegevens bijwerken? Dat doe je automatisch. Met één druk op de knop. De orderbevestiging koppel je aan de inkooporder, dus de documenten gaan als set het systeem in. En zo worden ze óók zichtbaar in je ERP-systeem.
Vragen? Vind de antwoorden hier.
Wat is orderbevestiging verwerking?
Orderbevestiging verwerking is het proces waarbij inkomende orderbevestigingen automatisch worden geïmporteerd, herkend en gecontroleerd op afwijkingen. Whitevision helpt bedrijven dit proces efficiënter te maken en handmatige invoer te minimaliseren.
Hoe werkt het verwerken van orderbevestigingen met Whitevision?
- Automatisch inlezen: Orderbevestigingen worden ontvangen via e-mail of webservices.
- Slimme verwerking: PDF’s en XML-bestanden worden automatisch omgezet naar digitale gegevens.
- Controle & matching: Het systeem vergelijkt de bevestiging met de inkooporder.
- Afwijkingen signaleren: Eventuele verschillen worden automatisch gemarkeerd.
- Actie ondernemen: Inkopers of supply chain-managers ontvangen meldingen en kunnen direct bijsturen.
Wat zijn de voordelen van geautomatiseerde orderbevestiging verwerking?
- Tijdsbesparing: Geen handmatige invoer of controle meer, Whitevision automatiseert dit proces.
- Minder fouten: Het systeem herkent en vergelijkt ordergegevens, waardoor afwijkingen direct zichtbaar zijn.
- Efficiëntie: Snellere verwerking van orderbevestigingen en betere afstemming met inkooporders.
- Gestroomlijnde communicatie: Duidelijke workflows en automatische meldingen bij afwijkingen.
Wat als er afwijkingen zijn tussen de orderbevestiging en de inkooporder?
Als het systeem verschillen detecteert in bijvoorbeeld aantallen, prijzen of artikelnummers, wordt dit direct gemarkeerd. Via de workflow kan een medewerker dit beoordelen en indien nodig actie ondernemen.
Mijn vraag staat er niet bij, wat kan ik het beste doen?
Stuur een e-mail naar: [email protected] met je vraag en contactgegevens, of vul het contactformulier in. Wij zullen jouw vraag zo snel mogelijk beantwoorden. Ben je al klant bij Whitevision? Ga dan naar het klantportaal voor meer informatie.
Jouw proces. Simpel met Whitevision.
Inlezen
Ontvang je orderbevestigingen per e-mail? Lees ze in. Papieren versies kan je scannen.
Herkennen
Whitevision herkent je orderbevestiging en leest deze in. Dit gebeurt automatisch. Het document wordt als bijlage gearchiveerd in het juiste dossier.
Matchen
De orderbevestiging wordt snel en eenvoudig gematcht. Met alle orderdata uit je ERP-systeem én het plaatje van de orderbevestiging.
Whitevision-klanten. Goed gezelschap.
Bouwbedrijf van der Meer
Bouwgroep Buitenhuis
Hoppenbrouwers Techniek
Hollander Techniek
Ervaar ‘simplicity’. Plan een demo in.
Live ervaren hoe onze oplossingen jouw documentverwerkingsprocessen eenvoudig maken? Plan een demo in en zie hoe wij ‘simplicity’ voor jou realiseren.
