Spring naar content

E-orders verwerken

Verwerk e-orders én alle andere documenten eenvoudig en nauwkeurig, ongeacht het formaat. Gewoon in je vertrouwde Whitevision-omgeving.

1 centrale hub Al jouw berichten komen binnen op 1 plek.
Eenduidige verwerking Verwerk alle inkomende documenten op dezelfde manier.
Gangbare XML-formaten DICO en UBL: Whitevision ondersteunt het allemaal.

E-ordering. Coördineer de diverse stroom.

Ben je overgestapt op e-orders vanwege een initiatief binnen jouw sector of omdat je leveranciers e-orders verzenden? En sta je nu voor specifieke uitdagingen? Het idee achter e-orders is veelbelovend: als iedereen de richtlijnen volgt, kunnen we samen nog meer tijd en geld besparen, terwijl fouten worden verminderd. Echter, de realiteit is vaak anders. Er bestaan diverse standaarden en initiatieven. Hoe kun je de stroom van inkomende orders effectief coördineren? Met Whitevision bieden wij oplossingen om consistentie te waarborgen.

Download whitepaper

Meer weten over e-ordering? Download het whitepaper en ontdek de voordelen voor jouw organisatie.

Geen titel
Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
Whitepaper e-facturen verwerken

Documentverwerking eenvoudig maken? Ontdek Whitevision.

Verwerk je jouw e-orders en andere inkoopdocumenten met Whitevision? Dan sta je garant voor eenvoud, snelheid en precisie. Maak je nooit meer zorgen over het formaat van de order of hoe deze binnenkomt. Whitevision zorgt voor de juiste interpretatie en verwerking van elke inkooporder.

Ontvang je XML-, pdf- en papieren orders? Plakken sommige leveranciers de order simpelweg in de e-mail-body? Met Whitevision verwerk je al deze inkomende documenten op dezelfde gestroomlijnde manier. We ondersteunen alle gangbare XML-formaten, zoals de DICO-standaard en UBL. Onze intelligente oplossing toont de kop- en regelgegevens van de order samen met het visuele beeld. Alles in één overzichtelijk scherm. Bovendien genereert het systeem automatisch een boekingsvoorstel, waardoor je niet meer handmatig hoeft te werk te gaan. Zo verloopt het proces sneller, gemakkelijker en foutloos!

Jouw proces. Simpel met Whitevision.

Verwerking XML-bestand

Verwerk elk XML-bestand eenduidig in je administratie. WhiteVision accepteert alle gangbare XML-formaten, zoals INSBOU 3, SALES005, UBL 2.0 en UBL 2.1. Op klant-, branche- of ERP-specifieke basis ondersteunen we ook andere XML-formaten.

Automatische herkenning

Maak het verwerkingsproces nóg makkelijker met automatische regelherkenning. Daarmee zet de software de XML-regels klaar ter voorbereiding van de boeking. Jij hoeft hier verder niets voor te doen.

Fiattering in de workflow

Routeer en fiatteer elke elektronisch document eenvoudig en snel met de WhiteVision Workflow. Zo geschiedt de verwerking van e-orders binnen één systeem dat naadloos aansluit op jouw software systeem.

Whitevision-klanten. Goed gezelschap.

Van Wanrooij

Van Wanrooij

Een familiebedrijf uit Geffen dat zich dag in, dag uit bezighoudt met het creëren van de toekomstige leefomgeving: dát is Van Wanrooij in een notendop. Het bedrijf zet zich in voor aangenaam wonen. Dit betekent dat het niet alleen woningen produceert, maar ook rekening houdt met een fijne omgeving, natuurbewust wonen en het typische wijkgevoel. Volgens deze filosofie bouwt en ontwikkelt Van Wanrooij al ruim 50 jaar nieuwbouwwoningen in onder andere Noord-Brabant, Utrecht en Gelderland. Vol toewijding, zonder gedoe en mét een aanpakmentaliteit. Want dat is waar Van Wanrooij en zijn vakmensen voor staan.
Lees meer
Franssen Franken

Franssen Franken

Franssen Franken is dé verhuurder van bouwmachines, hoogwerkers, gereedschappen, aannemersmaterieel en (afval)containers van Limburg. Het familiebedrijf is toegankelijk en hanteert korte lijnen. Een klein, ambitieus team zorgt dat klanten service krijgen van a tot z . Als een verhuurwens niet direct te realiseren is, gaat Franssen Franken op zoek naar een oplossing.
Lees meer
Hoppenbrouwers Techniek

Hoppenbrouwers Techniek

In de afgelopen 100 jaar is Hoppenbrouwers Techniek uitgegroeid tot een modern installatiebedrijf. Wat in 1918 een  eenmansbedrijf was, is nu een totaalinstallateur met ruim 1.000 medewerkers. De organisatie ontwerpt, installeert en onderhoudt elektrotechnische en werktuigbouwkundige installaties. Zij biedt integrale oplossingen en is actief in een zeer brede markt. De missie van Hoppenbrouwers Techniek: de beste partner zijn voor medewerkers, klanten en scholen. Daarbij staan medewerkers op de eerste plek. Werkplezier staat voorop, want alleen daarmee kan Hoppenbrouwers Techniek de bedrijfsambitie verwezenlijken: de beste en duurzaamste installateur van het land worden.
Lees meer
Topdown PC

Ervaar ‘simplicity’. Plan een demo in.

Live ervaren hoe onze oplossingen jouw documentverwerkingsprocessen eenvoudig maken? Plan een demo in en zie hoe wij ‘simplicity’ voor jou realiseren.

Laat je inspireren.

maart 2024

OCR-software: wat kun je verwachten van het implementatietraject?

Na een lange zoektocht heb je eindelijk de OCR-software gevonden waarmee je jouw inkoopfactuurverwerkingsproces gaat automatiseren. Je kijkt ernaar uit om hiermee te gaan werken, want je wilt graag je administratieve processen verbeteren. Maar voordat het zover is, moet je een implementatietraject doorlopen. En de ene implementatie is de andere niet. Wat kun je nu precies van dit traject verwachten? En wat is de definitie van een héle goede implementatie wanneer het om OCR-software gaat?
Artikel lezen
maart 2024

Digitaal documenten verwerken binnen onderwijs: welke 3 vragen moet je stellen?

Het digitaal verwerken van inkomende documenten, waaronder personeelsdossiers of facturen, is niet meer weg te denken uit deze tijd. Hoogstwaarschijnlijk neemt deze stroom aan inkomende documenten ook bij jouw onderwijsinstelling toe. In veel gevallen betekent dit dat andere werkzaamheden blijven liggen. Het is immers steeds moeilijker om goed gekwalificeerde mensen te vinden. Tegelijkertijd zijn tekstherkenning- en workflowoplossingen in overvloed beschikbaar. Dit alles leidt ertoe dat degenen die verantwoordelijk zijn voor de HR afdeling of financiële administratie actief op zoek gaan naar methoden om repetitief werk te automatiseren. Maar waar moet je nu precies op letten wanneer je een dergelijk project wilt opstarten? Wij zetten 3 belangrijke vragen voor je op een rij.
Artikel lezen
maart 2024

Elektronische factuurverwerking: 7 tips

Inmiddels weet je waarschijnlijk al hoeveel voordelen digitale factuurverwerking biedt. Wie inkoopfacturen automatisch verwerkt, kan processen stroomlijnen, de efficiëntie verhogen, kosten verlagen en meer tijd inruimen voor werkzaamheden die van grotere toegevoegde waarde zijn voor de organisatie. Kort gezegd, digitale ofwel elektronische factuurverwerking helpt je te optimaliseren, waardoor je sneller, eenvoudiger én leuker kunt werken. Wil jij graag een flinke efficiëntieslag maken? In deze blog geven we je 7 tips die je helpen álles uit digitale factuurverwerking te halen!
Artikel lezen
maart 2024

Digitale factuur: via welke route komt een inkoopfactuur terecht in je archief?

De term ‘scan en herken‘ klinkt je niet vreemd in de oren. Je weet dat deze technologie wordt gebruikt om een digitale factuur automatisch te verwerken. Maar wat moet je je hier in de praktijk nu precies bij voorstellen?
Artikel lezen
maart 2024

Documenten in de cloud verwerken en opslaan: 6 redenen waarom je de overstap moet wagen

Wanneer je het verwerken van inkomende documenten gaat automatiseren, kom je op een gegeven moment voor een belangrijke keuze te staan: ga je documenten in de cloud verwerken en opslaan óf draai je de gekozen oplossingen op je lokale server? Voor dit proces moet je de keuze vaak voor vier verschillende systemen maken: je moet beslissen waar je je e-mail, OCR-systeem, ERP-pakket én workflow-software draait. Ga je bij één systeem voor verwerking en opslag in de cloud, dan is het meestal logisch om dat over de hele linie te doen. Dat behelst best een ingrijpende overstap. Moet je deze eigenlijk wel wagen wanneer het inkomende document-verwerking betreft? Jazeker! En wel om zes redenen, die we hieronder uitgebreider bespreken.
Artikel lezen
maart 2024

E-factuur, XML, UBL en DICO: dít moet je allemaal weten over e-facturen

‘E-factuur’, ‘XML’, ‘UBL’, ‘DICO’: je hoort deze termen steeds vaker vallen. In de wereld van factuurformaten is dan ook veel gaande. Sommige bedrijven zijn al aan de slag met e-facturatie, mede vanwege samenwerkingen met bepaalde leveranciers of initiatieven binnen de branche. Deze (relatief) nieuwe ontwikkelingen brengen logischerwijs vragen en uitdagingen met zich mee. Wat betekenen al deze termen nu precies? Hoe word je wegwijs in het groeiende woud van documentverwerking? En hoe ga je om met de uitdagingen omtrent het verwerken van (e-)facturen? In deze blogpost geven we antwoord op de belangrijkste vragen omtrent e-facturen, XML, UBL en DICO!
Artikel lezen
maart 2024

Klantcase Aalberts

Aalberts is een familiebedrijf met een staat van dienst sinds 1674. Samen werken 140 collega’s dagelijks aan het ontwikkelen, realiseren en in stand houden van woningen en bedrijfsmatig vastgoed. De doelstelling van Aalberts is het creëren van toegevoegde waarde voor kopers, de bebouwde omgeving én partners. Dit doet Aalberts vanuit vijf waarde drijvers die intern krachtig zijn samengevat als: passie voor perfectie.
Artikel lezen
maart 2024

Bonnetjes bewaren: zó voer je een gestroomlijnde administratie

Op de financiële administratie heb je een stroom aan inkomende documenten te verwerken – van papieren bonnen en facturen tot digitale bestanden. Eerder schreven we al blogposts over het coördineren van de stroom. Nu is het tijd om in te zoomen op een belangrijk aspect waarbij vaak meerdere medewerkers binnen je organisatie betrokken zijn: bonnetjes. Als financieel administratief medewerker moet je de uitgaven bijhouden én bonnetjes bewaren. Hoe pak je dit gestructureerd aan?
Artikel lezen
maart 2024

Digitaal archief: software gebruiken om facturen te bewaren?

Bewaar je alle documenten – waaronder inkoopfacturen – in fysieke mappen nadat je het verwerkingsproces hebt doorlopen? Dan ben je veel tijd kwijt aan het archiveren én terugvinden van documenten. Bovendien puilt de archiefkast na verloop van tijd uit. Kan dat niet veel makkelijker? Jazeker. En wel door je papieren archief te vervangen door een digitaal archief. Software kan je enorm helpen als je inkoopfacturen en andere inkomende documenten snel en overzichtelijk wilt opslaan. Maar waar moeten bedrijven rekening mee houden wanneer ze overstappen op digitale archivering? En wat vergt een digitaal document-management-systeem eigenlijk van je? In deze blog vertellen we er meer over.
Artikel lezen
maart 2024

Tips voor een efficiënte crediteurenadministratie: automatisering-lifehacks die je werk leuker en makkelijker maken!

Op het moment dat je een factuur ontvangt van een leverancier, gaat het proces van inkoopfactuurverwerking van start. Dit eindigt pas nadat je de factuur hebt betaald en het document hebt gearchiveerd. Daartussen zitten behoorlijk wat stappen — vooral wanneer je het ‘klassieke’ verwerkingsproces hanteert, waarin het handmatig verwerken van (papieren) facturen nog een grote rol speelt. Wil jij graag een efficiëntie boost realiseren? In deze blogpost delen wij vijf handige optimalisatietips voor de crediteurenadministratie — automatisering-lifehacks die je werk leuker, eenvoudiger en uitdagender maken!
Artikel lezen
maart 2024

Financiële administratie organiseren: de beste tools voor bedrijven op een rij

Procesoptimalisatie is essentieel als je je financiële administratie wilt organiseren. Wie alle gegevens handmatig verwerkt, is daar heel veel uren aan kwijt. Gelukkig hoeft het bijhouden van de financiële administratie niet zoveel werk te kosten. Er zijn namelijk diverse goede tools die je kunnen helpen bij het optimaliseren van je administratieve processen. Benieuwd welke tools écht waardevol zijn wanneer je je financiële administratie wilt organiseren? In deze blog zetten we ze voor je op een rij
Artikel lezen
maart 2024

Digitaal inkoopfacturen verwerken: waarom biedt dit zoveel voordelen voor de bouw?

Het bouwproces is uniek. De fysieke scheiding tussen het bedrijf dat het werk organiseert (het kantoor van de aannemer) en de plek waar wordt geproduceerd (de bouwplaats) zie je niet in veel branches. Toen wij in 2005 startten met WhiteVision, zagen we direct dat het digitaal verwerken van inkoopfacturen juist voor de bouwsector veel voordelen zou kunnen bieden. Doordat we als bedrijf voor deze focus hebben gekozen, hebben we inmiddels een stevige marktpositie verworven waarvan veel klanten de vruchten plukken. Maar waaróm is digitale inkoopfactuurverwerking nu eigenlijk zo geschikt voor de bouw?
Artikel lezen
maart 2024

Declaraties verwerken: zet bonnen snel en correct in je administratie met deze 4 tips

Declaraties stromen via diverse kanalen binnen. Wanneer je ze ontvangt op de financiële afdeling, wil je ze natuurlijk in je ERP-systeem zetten. Maar declaraties verwerken kan behoorlijk tijdrovend zijn. Als je dit handmatig doet, moet je alle gegevens immers overtypen. Bovendien kunnen documenten wegraken, waardoor je het overzicht verliest. Hoe los je dat op? OCR-software biedt uitkomst. Wanneer medewerkers bijvoorbeeld een onkosten- of reiskostenvergoeding indienen, herkent de software de gegevens die op de declaratie staan, zoals het bedrag en de medewerker die het document heeft ingediend. Als je ook workflow-software gebruikt, kan je de declaratie vervolgens laten rondgaan ter goedkeuring. Daarna wordt het document automatisch verwerkt in je ERP-systeem. Handig, want zo hoef jij geen repetitief werk te verrichten omtrent het verwerken van declaraties!
Artikel lezen
maart 2024

Administratieve processen verbeteren: 3 tips, 5 voordelen

Wil jij je administratieve processen verbeteren, maar lijkt dit je een flinke klus? Moeilijk hoeft het niet te zijn. En de moeite waard is het zéker. Waarom? Dat vertellen we je in deze blog. Doe je voordeel met onze 3 tips voor het automatiseren van documentverwerking en lees van welke 5 voordelen je profiteert als je je administratieve processen gaat verbeteren.
Artikel lezen
maart 2024

Automatisering in de bouw: 3 tips om zonder zorgen de bouwvak in te gaan

De bouwvak staat voor de deur en daarom bereidt de bouwsector zich voor op een welverdiende vrije periode. Maar voordat het zover is, wil je goede voorbereidingen treffen. Wanneer je de kantoordeuren voor enkele weken achter je dichttrekt, wil je immers dat je administratieve processen goed blijven verlopen. Anders wacht je bij terugkomst een ontmoedigende stapel e-mails en inkoopfacturen! Het probleem: voor jouw huidige processen zijn mensen nodig. En die zijn straks allemaal met vakantie. Daarom heb je eens ‘automatisering in de bouw’ ingevoerd in Google. Maar op het eerste gezicht lijkt het allemaal behoorlijk veel werk. Kun je digitalisering niet liever aan het einde van het jaar oppakken, zodat je in januari een frisse start maakt? Een begrijpelijke gedachte. Maar zo’n beslissing houdt in dat je nog zes maanden doorwerkt op een niet-geoptimaliseerde manier. Als je je administratie nu digitaliseert, pluk je daar al vanaf deze zomer de vruchten van. En wist je dat dit behoorlijk snel en eenvoudig te realiseren is?  
Artikel lezen
maart 2024

Bedrijfsprocessen optimaliseren? Begin met het fundament van je organisatie: de financiële administratie!

Als je wilt dat alles binnen je bedrijf gestroomlijnd verloopt, is het belangrijk om eerst de huidige processen van de financiële administratie te analyseren. Om te blijven draaien en groeien, moet je zorgen dat de stromen daar doorlopen. Het doen van betalingen, het verwerken van inkomende documenten, het boeken en accorderen van inkoopfacturen: deze processen vormen het fundament van je organisatie. Wil je je bedrijfsprocessen optimaliseren, dan is het dus cruciaal dat je zorgt dat ze efficiënt en vlekkeloos verlopen. Maar hoe doe je dat precies? Gebruik ons handige driestappenplan!
Artikel lezen
maart 2024

Hoe vind je de beste scan- en herken-software? 3 tips

Het is hoog tijd om het verwerken van inkoopfacturen en andere inkomende documenten te digitaliseren — en daarom ben jij op zoek naar de beste scan- en herken-software. Want alleen daarmee kun je je in deze tijd staande houden als organisatie. In de afgelopen jaren is digitalisering steeds belangrijker geworden: op menig administratieve afdeling zijn de stapels papieren en kasten vol ordners geleidelijk aan verdwenen. Momenteel kan niemand zonder een solide oplossing voor documentherkenning. Want de tijd waarin je de post kon openmaken en verwerken op kantoor, is voorlopig voorbij. Momenteel werken de meeste mensen online. Als administratief medewerker heb je de beste scan- en herken-software nodig om efficiënt, productief en eenvoudig te kunnen werken. Maar ga je scan- en herken-software vergelijken, dan zie je al gauw door de bomen het bos niet meer. Hoe vind je de oplossing die het best bij jouw organisatie past?
Artikel lezen
maart 2024

Bewaarplicht administratie: 3 voorwaarden om je boekhouding op orde te houden

Je moet je administratie bewaren: dat is wettelijk verplicht. Dat je alle gegevens over je bedrijf moet vastleggen en voor een bepaalde periode moet kunnen terugvinden (bijvoorbeeld bij een controle van de belastingdienst), weet je. Maar hoe het precies zit met de wettelijke bewaarplicht, is niet voor iedereen duidelijk. Mag je facturen digitaal bewaren of is papierloos werken toegestaan? En hoe houd je je boekhouding binnen de regels op orde? Om antwoorden op deze vragen te krijgen, heb je de term ‘bewaarplicht administratie’ gegoogeld. In deze blogpost vind je de antwoorden!
Artikel lezen
maart 2024

Declaraties verwerken in de boekhouding: pas deze 3 oplossingen toe voor maximale tijdbesparing

Declaraties: praktisch elke organisatie heeft ermee te maken. Wanneer medewerkers zakelijke uitgaven doen, schieten zij deze doorgaans voor uit eigen zak. Vervolgens willen ze het bewuste bedrag declareren. Op de financiële afdeling moet je dus met regelmaat declaraties verwerken. Dit kan je doen via het salaris (‘payroll’). In dat geval staat er een extra component op de loonstrook: ‘ingediende declaraties’. Een andere optie is om het verwerken van declaraties op dezelfde wijze te laten verlopen als inkoopfactuurverwerking. Dan beschouw je een medewerker als leverancier om de declaratie op die manier te boeken in je financiële systeem. In beide gevallen kan je tegen de nodige declaratieproblematiek aanlopen. Dé oplossing: automatisering. Hoe dit precies werkt, lichten we nader toe in deze blogpost.
Artikel lezen
maart 2024

Digitale administratie opzetten? Deze valkuilen moet je vermijden!

Een goed georganiseerde administratie zorgt voor inzicht en overzicht. Als je alle administratieve zaken nog op papier regelt, ben je veel tijd kwijt aan repetitieve taken. Deze uren besteed je liever aan werkzaamheden waar je gelukkiger van wordt en die meer waarde toevoegen voor je organisatie. Bovendien zijn je administratieve processen veel foutgevoeliger als je belangrijke documenten via de ‘papieren route’ verwerkt. Dé oplossing: een digitale administratie opzetten.
Artikel lezen
maart 2024

Wat is de digitale bewaartermijn van facturen (voor bedrijven)? En is dit AVG-proof?

Facturen digitaal bewaren is ontzettend handig. Met een digitaal archief ben je immers af van de papieren rompslomp die tot veel repeterende handmatige handelingen leidt: van printwerk tot het archiveren van inkoopfacturen in mappen. Bovendien is het veel gemakkelijker om een factuur terug te vinden in een digitaal archief. Werk je met een goede oplossing voor digitale factuurverwerking, dan kun je de betreffende factuur met één druk op de knop tevoorschijn halen. De vraag is: hoe lang moet je facturen digitaal bewaren? En is dit eigenlijk wel AVG-proof?
Artikel lezen
maart 2024

Factuurfraude: zó voorkom je dat je hiervan slachtoffer wordt

Misschien heb je er al eens mee te maken gehad: factuurfraude. Hierbij ontvang je een niet-kloppende factuur, waarbij de verzender je ervan probeert te overtuigen dat je het bedrag moet overmaken. Als organisatie wil je natuurlijk voorkomen dat je in zo’n val trapt. Maar hoe doe je dat? In deze blogpost geven we je zes tips om te voorkomen dat je slachtoffer wordt van factuurfraude!
Artikel lezen
maart 2024

Factuur-matching-platform: hoe automatiseer je het matchen van inkooporders en facturen?

Koop je regelmatig artikelen in via een inkooporder? Dan wil je de levering en factuur matchen met de bestellingen en ontvangst. Veel financiële systemen voorzien standaard in deze functionaliteit. Maar zodra het factuurtotaal afwijkt, moet je regel voor regel controleren wáár de afwijking zich voordoet. Een tijdrovende, foutgevoelige klus. Dé oplossing: een factuur-matching-platform dat deze handmatige controles van jou overneemt.
Artikel lezen
maart 2024

Geautomatiseerde factuurverwerking: 5 elementen waaraan een goede oplossing voldoet

Handmatige handelingen raken steeds meer uit de tijd. De gemiddelde financiële administratie is zich er inmiddels van bewust dat geautomatiseerde factuurverwerking ontzettend veel tijd scheelt. En gebruik je een goede oplossing, dan beperk je eentonig, repeterend werk tot het absolute minimum. Maar welke elementen moet een oplossing eigenlijk bevatten om ontvangen facturen digitaal te verwerken? Wat kan je verwachten van een implementatietraject? En hoe profiteer je in de dagelijkse praktijk van dit soort software?
Artikel lezen
maart 2024

Faalkosten in de bouw: hoe kun je faalkosten reduceren?

Jarenlange en soms slepende trajecten zijn in de bouwsector niet ongewoon. Veel bouwprojecten lopen vertraging op of kosten gewoon heel veel tijd. Allerlei verschillende specialisten verrichten op meerdere plekken ingewikkeld (precisie)werk. Soms zijn dat je eigen medewerkers, maar vaak werk je ook met verschillende onderaannemers, installateurs en andere externe partijen. Het komt dan ook regelmatig voor dat theorie en realiteit niet overeenkomen. Het mogelijke gevolg is een bekend — en gevreesd — fenomeen: faalkosten in de bouw.
Artikel lezen
maart 2024

G-rekening en wet ketenaansprakelijkheid in de bouwbranche: dit moet je weten

De bouwsector staat bekend om zijn complexiteit en grote risico’s. Dit komt omdat er verschillende partijen betrokken zijn bij een bouwproject, zoals opdrachtgevers, architecten, aannemers, onderaannemers en leveranciers. Al deze partijen hebben vaak verschillende belangen en doelstellingen, wat kan leiden tot conflicten en geschillen. Veel bouwprojecten zijn uitdagend vanwege technische aspecten die erbij komen kijken. Er moeten daarvoor verschillende disciplines en vakgebieden samenkomen, zoals architectuur, constructie, installatietechniek en bouwfysica, om een succesvol project te realiseren. Maar de grootste risico’s liggen misschien wel op het gebied van regels en wetten waar bedrijven aan moeten voldoen, zoals de wet ketenaansprakelijkheid en de regels omtrent de G-rekening. Deze regelgeving kan complex zijn en vereist vaak een specifieke kennis van de sector. Daarom is het voor bedrijven in de bouwsector extra belangrijk om deze regels goed te begrijpen en na te leven om risico’s te beperken.
Artikel lezen
maart 2024

Factuurverwerking voor woningcorporaties: 5 tips om je proces efficiënter te maken

Als woningcorporatie moet je tegenwoordig snel kunnen schakelen. Er komt behoorlijk wat op je af. Met de grote vraag naar woningen groeit het aanbod in rap tempo. Ondertussen blijven huurders centraal staan: je wilt hen zo goed mogelijk bedienen. Bedrijfsprocessen optimaliseren is daarom cruciaal. Alleen door (kosten)efficiënt te werken, bereik je je doelen in deze veranderende wereld. Dat geldt zeker voor de financiële administratie, want daar verwerk je regelmatig een behoorlijke hoeveelheid inkoopfacturen. De vraag is: hóe ga je hier precies efficiënter te werk?
Artikel lezen
maart 2024

Fiatteren inkoopfacturen: 4 redenen om het proces te digitaliseren

Als je je administratieve processen wilt optimaliseren, heb je de term ‘fiatteren inkoopfacturen’ waarschijnlijk al eens gegoogeld. Misschien weet je inmiddels dat je een workflow-oplossing nodig hebt om dit proces te digitaliseren, maar vraag je je nog af of je het fiatteren van inkoopfacturen wel moet digitaliseren.   De huidige tijdgeest beantwoordt deze vraag. Nu digitalisering in rap tempo toeneemt en thuiswerken steeds meer ingeburgerd raakt, is het extra belangrijk dat medewerkers op de financiële administratie zich focussen op taken waarmee zij veel waarde toevoegen voor de organisatie. Daarmee groeit de noodzaak om eentonig, repeterend werk de wereld uit te helpen. Hoe je dit doet? Onder andere door het fiatteren van inkoopfacturen te digitaliseren met workflow-software. Want zo maak je administratief werk efficiënter en eenvoudiger. Maar hoe werkt workflow-software eigenlijk precies? En welke voordelen levert het gebruik ervan jou concreet op?
Artikel lezen
maart 2024

Financiële administratie-software: wat is dé voorwaarde waaraan je OCR-leverancier moet voldoen?

Automatisering en digitalisering hebben veel repeterende, eentonige werkzaamheden overbodig gemaakt. Vroeger was het bijvoorbeeld nodig om factuurgegevens handmatig over te typen, maar tegenwoordig kan je gebruikmaken van slimme financiële software-oplossingen waarmee je de boekhouding eenvoudig op orde houdt. Dit betekent dat je meer ruimte overhoudt voor uitdagende taken waar je gelukkig van wordt. En dáár zijn we tegenwoordig steeds meer naar op zoek. Kortom, met zijn allen beseffen we dat het optimaliseren van processen veel moois brengt. De gemiddelde financiële administratie is dan ook actief bezig met een scan- en herken-oplossing. Sommige bedrijven werken hier al mee, terwijl andere de mogelijkheden onderzoeken om uit te vinden welke OCR-software het beste bij hen past. Zit jij momenteel in zo’n verkenningsfase? Neemt het volgende advies dan in ieder geval mee: ga alléén in zee met een OCR-leverancier die een uitstekende supportafdeling heeft.
Artikel lezen
maart 2024

Fraude met facturen voorkomen? Investeer in een workflow-systeem!

Fraude met facturen is een groeiend probleem voor organisaties. Je hebt vast weleens een spookfactuur voorbij zien komen. En de alom gevreesde phishingmail, die een dringend betalingsverzoek doet aan een financieel-administratief medewerker, zal je ook niet vreemd zijn. De vraag is: hoe ga je zulke pogingen tot fraude op een effectieve manier tegen? In een eerdere blog beschreven we al dat de SMART-OCR-oplossing van WhiteVision een standaardfunctionaliteit heeft om spookfacturen te detecteren. Als gebruiker word je hier vervolgens op geattendeerd, zodat je actie kunt ondernemen. Toen we onlangs samen nadachten over fraude met facturen, realiseerden wij ons dat goede workflow-software óók heel geschikt is ter voorkoming van phishingmails. Hoe? Dat delen we graag met je in deze blog.
Artikel lezen
maart 2024

Efficiëntie in factuurverwerking: 10 belangrijke KPI’s

Factuurverwerking is een cruciaal onderdeel van iedere organisatie, maar het kan ook een tijdrovend en complex proces zijn. Gelukkig bieden Key Performance Indicators (KPI’s) een waardevol hulpmiddel om de effectiviteit van dit proces te meten en te verbeteren. Door deze KPI’s te gebruiken kun je het factuurverwerkingsproces optimaliseren, waardoor je  financiële verplichtingen tijdig kan nakomen en meer tijd overhoudt voor andere werkzaamheden. Ben je benieuwd naar de 10 belangrijkste KPI’s voor een efficiëntere factuurverwerking? Wij zetten ze voor je op een rij!
Artikel lezen
maart 2024

Elektronische factuurverwerking: wat is het en hoe werkt het in de praktijk?

Steeds meer organisaties krijgen te maken met elektronische factuurverwerking. De belofte die ten grondslag ligt aan e-facturatie is helder: de ERP-systemen van leverancier en ontvanger wisselen bestellingen, leveringsbonnen en facturen automatisch uit, zodat beide partijen geen omkijken hebben naar het verwerkingsproces. In de praktijk ligt het wat ingewikkelder. We hebben nog een weg te gaan voordat we het ideaal van e-facturatie bereiken. De diverse standaarden, de verschillende formaten waarin facturen binnenkomen (zoals XML en pdf) en de diversiteit in kanalen van binnenkomst (waaronder mail en webservices) behoeven de nodige aandacht. Het vraagt best wat flexibiliteit van je organisatie om mee te bewegen in alle ontwikkelingen. Tegelijkertijd biedt e-facturatie volop kansen om een nog efficiënter proces te realiseren. Je kan zaken als handmatige handelingen en foutgevoeligheid bijvoorbeeld verder reduceren. En op de financiële administratie zal je een meer controlerende rol krijgen. E-facturatie is dus een mooie ontwikkeling richting een nog soepeler proces van het verwerken van bestellingen, ontvangsten en facturen. De vraag is: wat houdt e-factuurverwerking op dit moment nu écht in? En hoe kan je XML-facturen verwerken op een efficiënte, vlotte en tijdbesparende manier?
Artikel lezen
maart 2024

Documentverwerking: waarom is innoveren belangrijk?

Er bestaan verschillende oplossingen voor de verwerking van inkomende documenten. In de meeste gevallen gaat het om software waarmee je inkoopfacturen kan verwerken. Maar hoe zit het met andersoortige documenten?
Artikel lezen
maart 2024

Facturen digitaal opslaan: 4 ingrediënten voor een overzichtelijke ‘virtuele archiefkast’

Elke dag of week ontvang je een X-aantal inkoopfacturen. En als je organisatie groeit, neemt dit aantal vaak snel toe. Werk je nog met papieren facturen? En sla je deze op in een fysiek archief? Dan kost het verwerkingsproces erg veel tijd. En moet je eens een factuur naslaan, dan kan je dit niet binnen een redelijke termijn doen. Want je moet allerlei mappen doorwerken om het antwoord op je vraag te vinden. Bovendien geldt: hoe voller de kast, hoe minder je het overzicht kan bewaken. Je hebt vernomen dat het digitaliseren van het proces uitkomst biedt. Maar hoe werkt dat nu precies: facturen digitaal opslaan?
Artikel lezen
maart 2024

Elektronisch factureren verplicht: wat moet je weten?

Wil je zakendoen met de overheid, dan is elektronisch factureren verplicht. Dit gaat veel verder dan het versturen van een pdf-factuur. Een e-factuur is een digitaal document met een vaste structuur die middels wetgeving is vastgelegd. De achterliggende gedachte: als iedereen zich aan de richtlijnen houdt, bespaar je samen geld en tijd én zal het aantal fouten sterk afnemen. Zo kan de verwerking van inkomende facturen automatisch en nauwkeuriger verlopen. Een mooi idee – en daarom hebben verschillende partijen hier inmiddels vorm aan gegeven. De vraag is: wat betekent elektronisch factureren nu precies voor jóu?
Artikel lezen
maart 2024

Facturen digitaal ontvangen: coördineer de stroom!

Facturen digitaal ontvangen is tegenwoordig de norm. De tijd dat inkoopfacturen per reguliere post binnenkwamen ligt achter ons. In de afgelopen jaren hebben we een flinke stap vooruit gedaan: de stroom aan inkomende facturen is grotendeels gedigitaliseerd. Dat is maar goed ook, want veel bedrijven hebben deze stroom zien toenemen door meer activiteit en groei. Facturen digitaal ontvangen brengt echter ook een nieuw euvel met zich mee: hoe coördineer je de stroom? Van blockchain tot ketenstandaarden (zoals DICO en UBL): een reeks veelbelovende initiatieven heeft de revue gepasseerd. En toch kampt menig bedrijf nog met de nodige uitdagingen. Momenteel kun je facturen digitaal ontvangen, maar hoe verwerk je ze gemakkelijk en snel? In deze blog helpen we je op weg met 5 tips!
Artikel lezen
maart 2024

Facturen fiatteren via een workflow: het proces van a tot z

Op de financiële administratie ben je altijd op zoek naar manieren om je processen te verbeteren. In dat kader ben je geïnteresseerd in een automatiseringsoplossing voor het fiatteren van inkoopfacturen. Want het handmatige proces neemt doorgaans flink wat tijd in beslag. Als je een factuur laat rondgaan door de organisatie om handtekeningen te verzamelen, duurt het vaak even voordat de factuur gefiatteerd is. In de tussentijd kan er veel gebeuren. Goedkeurders kunnen het document bijvoorbeeld kwijtraken of vergeten te accorderen. En dat maakt jouw werk moeilijker. Dé oplossing: facturen fiatteren met workflow-software. In deze blogpost leggen we uit waarom dit efficiëntie oplevert en hoe het werkt!
Artikel lezen
maart 2024

Facturen inboeken met of zonder OCR-software? Vergelijk de twee processen

Wanneer je aan de slag gaat met ‘scan en herken’, heb je bepaalde verwachtingen van een oplossing. Misschien ga je ervan uit dat OCR-software alle facturen volledig automatisch voor je verwerkt in je ERP-pakket. Of dit echt gebeurt, is afhankelijk van de scan- en herken-software die je gebruikt én de mate waarin deze koppelt met je ERP-systeem. Wil je het jezelf zo gemakkelijk mogelijk maken? Dan kan je het best facturen scannen met slimme OCR-software. Betekent dit dat facturen direct terechtkomen in je ERP-systeem? Om die vraag te beantwoorden, moeten we eerst kijken naar de definitie van een slim OCR-systeem. Hoe werkt dit precies? En waarom is het ontzettend handig als de software optimaal koppelt met jouw ERP-systeem?
Artikel lezen
maart 2024

Boekhouding automatiseren: 7 tips voor de financiële administratie

Al een tijdje wil je je boekhouding automatiseren. Hier kleven immers meerdere voordelen aan. Wanneer je een geautomatiseerde, eenduidige boekhouding hebt, verhoog je de efficiëntie, verlaag je de foutkans aanzienlijk en houd je veel tijd over voor meer uitdagende taken. Bovendien weet je altijd precies waar een factuur zich in het proces bevindt. Maar waar moet je beginnen met het stroomlijnen en optimaliseren van je processen? Gelukkig is dit veel laagdrempeliger dan het lijkt. In deze blog delen we 7 tips omtrent het verwerken van inkoopfacturen waarmee je snel aan de slag kan. Ga je je boekhouding automatiseren, lees ze dan zeker even door!
Artikel lezen
maart 2024

Administratie afgelopen boekjaar bijgewerkt? Tijd voor procesoptimalisatie!

Als financieel administratief medewerker gebruik je kwartaal 1 meestal om de boekhouding van het afgelopen jaar af te ronden. Je kijkt bijvoorbeeld of alle inkoopfacturen correct en in de juiste periode zijn geboekt en of alle goedkeuringen binnen zijn. Vervolgens loop je de administratie nauwkeurig na, zodat de accountantscontrole kan plaatsvinden. In een later stadium kan ook de inspecteur van de belastingdienst langskomen en vragen om een afbeelding van de factuur inclusief autorisaties. Daarom ga je in de eerste maanden van het jaar tevens na wie de factuur heeft goedgekeurd en of deze persoon ook de bevoegdheid hiervoor had. Al met al een periode vol pieken en deadlines waarin je een hoge werkdruk ervaart. Gedurende het proces heb je ongetwijfeld weleens gedacht: kan dit allemaal niet wat efficiënter? Goed nieuws: dat is zeker mogelijk. Een digitale inkoopfactuurverwerkingsoplossing biedt uitkomst.
Artikel lezen
maart 2024

Productmanager Marloes aan het woord

Bij Whitevision zetten we ons iedere dag in om onze klanten zo goed mogelijk te helpen. Maar wie zijn onze medewerkers nu eigenlijk? En hoe vinden zij het om bij WhiteVision te werken? In dit artikel vertelt Productmanager Marloes de Jong over haar MT-functie, waarbij leidinggeven géén prominente plek inneemt: “Ik focus mij op het ontwikkelen van mooie oplossingen voor onze klanten, want binnen het zelfsturende productmanagementteam van Whitevision kunnen wij blind op elkaar vertrouwen.”
Artikel lezen
maart 2024

Bewaartermijn administratie: mini-gids voor het digitaal bewaren van je boekhouding

Je administratie bewaren is geen keuze, maar een must. Het is namelijk wettelijk verplicht om alle gegevens over je bedrijf vast te leggen. Je moet deze ook over een bepaalde periode kunnen terugvinden, bijvoorbeeld bij een controle van de belastingdienst. Maar de details omtrent de wettelijke bewaarplicht zijn niet voor iedereen duidelijk. Daarom heb je de term ‘wettelijke bewaartermijn administratie’ gegoogeld. Hoe lang moet je je administratie opslaan? Hoe mag je gegevens bewaren? En op welke manier houd je je boekhouding op orde? In deze mini-gids voor het digitaal bewaren van je boekhouding vind je de antwoorden op deze vragen!
Artikel lezen
maart 2024

Software goedkeuring facturen: 4 kenmerken van een goed workflow-systeem

Het goedkeuren van facturen behelst een proces. Bij sommige bedrijven geschiedt dit nog geheel handmatig: zij printen papieren facturen uit om deze van bureau naar bureau te laten gaan. De meeste organisaties laten tegenwoordig echter digitale facturen rondgaan via de mail of netwerkmappen. In beide gevallen is de foutmarge erg groot. Facturen raken gemakkelijk weg of blijven te lang liggen op een bepaalde plek, waardoor je een betalingskorting misloopt. Bovendien heeft niemand goed zicht op het accorderingsproces. Dat kan anders — en wel door de goedkeuring van facturen te automatiseren middels een workflow-systeem.
Artikel lezen
maart 2024

Tekstherkenning pdf: welke softwaremogelijkheden heb je?

Met pdf’s heb je op de financiële administratie regelmatig te maken. De stroom aan inkomende documenten bevat immers veel pdf-bestanden. Het is zaak om deze op een adequate manier te verwerken. Hoe je dat doet? Door tekstherkenning toe te passen. Met goede scan- en herken-software automatiseer je het verwerkingsproces: jij hoeft geen handmatige handelingen meer te verrichten, waardoor je je kan focussen op uitdagende taken die meer waarde toevoegen voor de organisatie. Bovendien werk je efficiënter en verlaag je de foutkans, omdat de software overtypewerk elimineert. Eén kanttekening: je profiteert alléén van deze voordelen als je voor de juiste software kiest.
Artikel lezen
maart 2024

5 trends die document-herkenning en financieel-administratieve processen zullen beïnvloeden

De wereld is er in rap tempo heel anders uit komen te zien. Technologische ontwikkelingen gingen vóór de pandemie al snel, maar door de coronacrisis zijn ze in een stroomversnelling geraakt. In het afgelopen jaar hebben organisaties verregaande automatisering massaal omarmd. Het gevolg: een reeks aan nieuwe trends op het gebied van document-herkenning en financieel-administratieve processen. Zie je door de bomen het bos niet meer? Geen probleem. Wij volgen de trends op de voet. In deze blogpost zetten we de 5 belangrijkste voor je op een rij!
Artikel lezen
maart 2024

Workflow-tool: 5 redenen waarom je als financiële administratie niet zonder kan

Een workflow behelst de verschillende handelingen die je moet doen om een inkomend document te verwerken binnen je organisatie. Dit document kan een inkoopfactuur zijn, maar ook een pakbon, afleverbon, orderbevestiging, getekend contract of beoordelingsformulier. Verschillende collega’s moeten hier hun akkoord op geven. Maar tijdens het proces wil er nog weleens wat misgaan. Als je geen workflow-tool gebruikt, is het niet altijd duidelijk waar een document zich bevindt of wie de volgende stap moet nemen. Bovendien is het vaak lastig om achteraf vragen te beantwoorden, omdat je niet handmatig kan bijhouden wie op welk tijdstip wat heeft gedaan. Het resultaat: verwarring, een gebrek aan overzicht en veel uitzoekwerk voor de financiële administratie.
Artikel lezen
maart 2024

Mag je facturen digitaal bewaren?

Facturen digitaal bewaren: je hoort er steeds meer over, maar je kampt met de nodige vragen. Want mag dit eigenlijk wel? En zo ja, waar begin je dan? Hoewel er voor het digitaal boeken van inkoopfacturen tegenwoordig slimme oplossingen bestaan, is het archiveringsproces binnen veel organisaties nog steeds papiergebonden. Menig financieel-administratief medewerker is anno 2019 nog altijd veel tijd kwijt aan het opbergen van inkoopfacturen in mappen, die worden bewaard in kasten op het kantoor. Zo’n papieren archief maakt het terugvinden van een factuur op een later tijdstip óók een tijdrovende taak. Herkenbaar? Dan overweeg je misschien een efficiënter alternatief: facturen digitaal bewaren. Maar waarmee moet je rekening houden als je overstapt op een digitaal archief?
Artikel lezen
maart 2024

Inkomende documenten verwerken: wat is de volgende stap? Op naar de toekomst!

Repeterend werk en handmatige handelingen wil je zoveel mogelijk beperken. Want daarmee haal je niet het meeste uit jezelf. Bovendien werk je zo ook niet erg efficiënt. Wat als je dit soort taken allemaal kunt automatiseren, zodat je veel meer tijd overhoudt voor werk waarvan je gelukkiger wordt en waarmee je meer waarde toevoegt voor de organisatie? Die gedachte vormt de basis voor het (door)ontwikkelen van onze oplossingen. De gebruiker staat voor ons centraal: deze moet altijd eenvoudig met een systeem kunnen werken. Daarom sluiten onze oplossingen op zeer hoog niveau aan op bedrijfsprocessen. Hoe deze ook zijn georganiseerd, het gebruiksgemak blijft bestaan. Bij het continu doorontwikkelen van onze eigen software blijft dit een cruciale factor. Benieuwd naar wat je de komende tijd van ons mag verwachten op innovatiegebied? We praten je graag bij in deze blog.
Artikel lezen
maart 2024

Wat is een UBL-factuur en welke verwerkingsuitdagingen horen hierbij?

De term ‘UBL-factuur’ hoor je in toenemende mate vallen. UBL is een beweging in opkomst. Het onderwerp is begin dit jaar stevig op de kaart gezet toen de overheid toeleveranciers verplichtte om facturen digitaal aan te leveren in UBL-formaat. Wij vinden dit een heel mooi initiatief en omarmen het dan ook. Aangezien Whitevision organisaties helpt efficiënter te werken, roept zo’n standaard ook de nodige nieuwsgierigheid bij ons op. Om onze oplossing aan te passen aan UBL hebben we ons in het onderwerp verdiept. Wat is een UBL-factuur? Met welke uitdagingen heb je te maken als je een UBL-factuur wilt verwerken? En hoe ga je deze te lijf? We vertellen het je allemaal in deze blog.
Artikel lezen
maart 2024

Remco aan het woord

Onze medewerkers zetten zich iedere dag in om onze klanten zo goed mogelijk van dienst te zijn. Maar wie zijn zij nu eigenlijk? En hoe ervaren ze hun functie bij Whitevision? In deze blog vertelt Implementatie Consultant Remco over zijn functie binnen Whitevision. Hij legt onder meer uit hoe de leidende principes van de organisatie terugkomen in zijn dagelijkse bezigheden.
Artikel lezen
maart 2024

Op de kunstmatige-intelligentie-trein springen? Zó profiteren inkoop en finance van AI

Op het gebied van kunstmatige intelligentie (ook wel ‘Artificial Intelligence’ of, afgekort, ‘AI’ genoemd) gebeurt ontzettend veel. Van meetings samenvatten tot video’s produceren: bots kunnen steeds meer. De tools vliegen je om de oren. En nu de wereld steeds slimmer wordt, wil jij vanuit de inkoop- of financeafdeling óók best graag op de kunstmatige-intelligentie-trein springen. Maar dan wel op zó’n manier dat je jouw werk er makkelijker mee maakt. In jouw geval betekent dit waarschijnlijk dat je repetitieve, saaie taken wilt automatiseren. Zo kan je je immers focussen op werkzaamheden die je leuk vindt en die jou meer uitdaging bieden. Maar welke mogelijkheden zijn nu écht interessant voor de inkoop- en financeafdelingen?
Artikel lezen
april 2024

Whitepaper de toekomst van inkoopfactuurverwerking

In een zeer kort tijdsbestek heeft digitale factuurverwerking ingrijpende veranderingen doorgemaakt. Benieuwd naar recente én verwachte ontwikkelingen op het gebied van digitale factuurverwerking? We vertellen je er alles over in ons whitepaper ‘De toekomst van inkoopfactuurverwerking: hoe maak je je administratieve proces toekomstbestendig?’ Hierin lees je onder meer over de automatisering van processen, maar ook hoe je e-facturen -en de verschillende initiatieven hierbij- een plek binnen jouw administratie geeft.
Artikel lezen
april 2024

Whitepaper e-facturen verwerken

‘E-facturen’, ‘XML’, ‘UBL’, ‘pdf’: wanneer het om inkoopfactuurverwerking gaat, vliegen de termen je om de oren. Als e-factureren helemaal geschiedt volgens het ideaal, hoef je geen handmatige handelingen meer te verrichten. Maar de praktijk is anders: organisaties hebben te maken met verschillende standaarden en formaten én krijgen nog andere factuurtypen binnen. Het gevolg is dat ze een diverse stroom aan inkomende facturen ontvangen en verwerken. Wat is nu precies de plek van e-facturen in deze stroom? En hoe kan je ze op een slimme, eenduidige manier verwerken? In dit whitepaper gaan we daar dieper op in!
Artikel lezen
april 2024

Tijd om je aan te sluiten bij het Peppol-netwerk? Dít moet je weten!

Van steeds meer kanten hoor je over het Peppol-netwerk. Misschien ontvangt en verstuurt jouw organisatie af en toe ook al facturen via Peppol. Of je bent je momenteel aan het oriënteren op een goede ‘Peppol-aanpak’. Is dit het juiste moment voor jou om je bij het Peppol-netwerk aan te sluiten? En wat houdt dat nu eigenlijk precies in? In deze blogpost zetten we de belangrijkste ‘Peppol-feiten’ voor je op een rij!
Artikel lezen
maart 2024

Binnendienstconsultant Björn aan het woord

Bij Whitevision zetten we ons iedere dag in om onze klanten zo goed mogelijk te helpen. Maar wie zijn onze medewerkers nu eigenlijk? En hoe vinden zij het om bij Whitevision te werken? In dit artikel vertelt binnendienstconsultant Björn Eijt hoe hij zijn eerste jaar bij Whitevision heeft ervaren: “Ik kon onbeperkt leren zonder dat ik aan verwachtingen hoefde te voldoen. Juist daardoor ging mijn ontwikkeling veel sneller en kon ik eerder nieuwe uitdagingen oppakken!”
Artikel lezen
maart 2024

Workflow: administratie-software uitgelegd in 12 statements

Repetitieve handmatige handelingen hinderen productiviteit en groei. Je kan alléén snel en efficiënt werken als je processen soepel verlopen. Door ze te automatiseren, houd je tijd over voor uitdagende taken die meer toegevoegde waarde bieden voor de organisatie. Op de financiële administratie kies je bijvoorbeeld voor een betrouwbaar ERP-pakket en OCR-software die daarmee koppelt. Maar hoe zit het met een workflow? Administratie-software is eigenlijk niet compleet zonder een goed workflow-systeem. Vooralsnog klinkt dit misschien ietwat abstract. Want wat is een workflow nu precies? In deze blogpost leggen we het uit aan de hand van 12 statements!
Artikel lezen
maart 2024

Wat is een XML-factuur en welke verwerkingsuitdagingen horen hierbij?

Op de financiële administratie heb je in de afgelopen jaren veel veranderingen doorlopen, vooral wanneer het gaat om inkomende documentverwerking. Verreweg de meeste bedrijven krijgen inmiddels (vrijwel) geen papieren facturen meer binnen. De inkomende factuurstroom handelen zij per mail af — meestal via een aparte facturen-mailbox. Tegelijkertijd zijn de formaten waarin facturen binnenkomen, toegenomen in diversiteit. Een pdf-bestand, een UBL-factuur (‘UBL’ staat voor ‘universal business language’) en natuurlijk een XML-factuur: je ontvangt documenten in allerlei soorten en maten. E-facturatie neemt een steeds prominentere plek in. Daardoor heb je te maken met nieuwe verwerkingsuitdagingen. Waar moet je op de financiële administratie rekening mee houden nu elektronische facturen in opkomst zijn? En hoe ga je de uitdagingen te lijf? En wat ís een XML-factuur nu eigenlijk precies?
Artikel lezen
maart 2024

Administratie automatiseren: stappenplan om repeterend werk te elimineren

Wil jij je administratie automatiseren, maar weet je niet goed hoe je dit zó kunt aanpakken dat je er snel voordeel uit kunt halen? In deze blog delen we een handig stappenplan waarmee je eentonig, repeterend werk op gecoördineerde wijze elimineert. Je kunt je administratie automatiseren in 5 eenvoudige stappen, zodat je tijd overhoudt voor werkzaamheden die jou meer uitdaging bieden en die je gelukkiger maken!
Artikel lezen
maart 2024

Administratie digitaliseren: 7 tips om efficiënter te werken

Wil jij je financiële administratie digitaliseren, omdat je minder tijd wilt besteden aan saaie, repeterende taken? Met een digitale administratie verhoog je de efficiëntie en verlaag je de foutkans. En wanneer je een inkomend document — zoals een inkoopfactuur — verwerkt, weet je altijd precies waar het zich bevindt. Zo houd je veel meer ruimte over om je bezig te houden met uitdagende werkzaamheden waarmee je meer waarde toevoegt voor de organisatie. De vraag is: waar begin je? In deze blog delen we 7 tips om efficiënter te werken. Ga je je administratie digitaliseren, dan kan je ze gebruiken om een solide digitaal fundament te leggen voor het verwerken van inkoopfacturen én andere inkomende documenten!
Artikel lezen
maart 2024

Administratie digitaliseren: 3-stappenplan om vanaf deze zomer al efficiënter te werken!

Nu we de eerste hittegolf achter de rug hebben en de zomermaanden officieel zijn aangebroken, is het voor veel mensen tijd om te genieten van een welverdiende vakantie. Maar wanneer je de kantoordeuren voor twee, drie of vier weken achter je dichttrekt, wil je natuurlijk wel dat je administratieve processen soepel blijven verlopen. Het is niet de bedoeling dat je bij terugkomst een enorme stapel e-mails en facturen te verwerken hebt. Hoe voorkom je een achterstand en zorg je ervoor dat je administratie doorloopt?
Artikel lezen
maart 2024

Welke administratie-software heb je nodig om je processen te optimaliseren?

Op de financiële administratie wil je graag zo snel en efficiënt mogelijk werken. Je bent altijd op zoek naar manieren om je administratieve processen te optimaliseren. Want hoe minder repeterende, handmatige werkzaamheden je hoeft te verrichten, hoe meer tijd je overhoudt voor uitdagende taken. Met de juiste administratie-software maak je de processen rondom boekhouden een stuk gemakkelijker. Maar welke software heb je nu precies nodig om jouw administratie te verbeteren? In deze blogpost zetten we alle informatie die je nodig hebt op een rij!
Artikel lezen
maart 2024

3-way-matching: hoe werkt het en wat zijn de voordelen?

Moet je regelmatig een controle uitvoeren tussen een inkooporder, de ontvangsten die daarop staan en de factuur die je uiteindelijk hebt ontvangen? Dan kan 3-way-matching met slimme software uitkomst bieden. Maar hoe werkt dit nu precies? En hoe profiteer jij ervan? In deze blogpost leggen we het uit.
Artikel lezen
maart 2024

Facturen automatisch inlezen: 4 redenen om te kiezen voor digitalisering

Facturen automatisch inlezen: je hoort er van alles over, maar je twijfelt of je hier nu écht voor moet gaan. Je huidige systeem is helemaal ingeburgerd in de organisatie. Iedereen is gewend om ermee te werken, dus waarom zou je het aanpassen? Het zou heel wat vergen van je collega’s die inkoopfacturen goedkeuren. Zij doen dit graag op papier, zodat ze eventuele opmerkingen kunnen noteren. Ga je facturen automatisch inlezen en het proces digitaliseren, dan verandert je werkwijze ingrijpend. Wat moet je hier precies van verwachten? Kun je facturen bijvoorbeeld wel gemakkelijk terugvinden nadat je ze hebt verwerkt? En zal je daadwerkelijk je boekhouding optimaliseren wanneer je kiest voor zo’n overstap? In deze blog beantwoorden we de belangrijkste vragen rondom het digitaliseren van inkoopfactuurverwerking!
Artikel lezen
maart 2024

5 interessante podcasts voor financieel leiders

Als financieel manager of CFO is het belangrijk om op de hoogte te blijven van actuele ontwikkelingen in de financiële wereld en om nieuwe inzichten op te doen. Gelukkig zijn er tal van Nederlandstalige podcasts die zich richten op financiële professionals. Hier delen we de vijf podcasts die zeker de moeite waard zijn om te beluisteren!
Artikel lezen
maart 2024

Inkoopfacturen digitaal verwerken: hoe ziet de optimale oplossing eruit?

Zoek je een oplossing die ervoor zorgt dat je zo efficiënt mogelijk kan werken op de financiële administratie? Dan wil je in ieder geval kiezen voor een partij die goed samenwerkt met jouw ERP-leverancier. Zo weet je zeker dat de integratie optimaal is en dat je met een betrouwbare oplossing te maken hebt. De basis van onze aanpak is dat wij de mogelijkheden van jóuw systeem altijd centraal stellen. De oplossingen die we maken en bedenken optimaliseren pakketten van ERP-leveranciers zoals Exact en AFAS. Zij doen er alles aan om jou allerlei nieuwe functies te brengen die essentieel zijn voor je primaire proces. Enorm belangrijk, maar daardoor bieden ze niet altijd de meest optimale oplossingen op randvlakken, waaronder inkoopfactuurverwerking. Dát is precies waar de expertise van Whitevision in beeld komt. Wij hebben partnerschappen met een reeks ERP-leveranciers. Met hen onderhouden we nauwe contacten. Want alleen zó kunnen we ervoor zorgen dat onze oplossingen optimaal integreren met de ERP-systemen van onze klanten. Benieuwd waarom een partnerschap tussen een scan- en herkenpartij en een ERP-leverancier zo belangrijk is? In deze blog delen we welke 5 voordelen jij als gebruiker kunt ervaren.
Artikel lezen
maart 2024

5 voordelen van digitale factuurverwerking

Digitale factuurverwerking is vandaag de dag geen optie, maar een must. Wie efficiënt en snel wil werken, kan niet meer om een automatiseringsoplossing heen. Bedenk maar eens hoeveel handelingen je moet verrichten wanneer je inkoopfacturen nog handmatig verwerkt. Na ontvangst moet je de crediteur selecteren, alle gegevens invoeren (van factuurbedrag tot btw-bedrag), de factuur uitsplitsen en een boeking aanmaken. En zelfs dan heb je enkel nog een boeking, níet een digitale (pdf-)versie van de factuur. Moet je de factuur later nog eens naslaan, dan kost dit je veel zoekwerk. Kortom, zonder digitale factuurverwerking software werk je erg omslachtig. Dat kán gelukkig anders. Benieuwd naar de 5 belangrijkste voordelen van digitale factuurverwerking software? Wij zetten ze voor je op een rij!
Artikel lezen
maart 2024

Tekort aan personeel: hoe biedt automatisering uitkomst op de krappe arbeidsmarkt?

In welke branche je ook opereert, momenteel is er bijna geen ontkomen aan: het tekort aan personeel. Talent ligt niet voor het oprapen. En dat is voelbaar op de gemiddelde financiële administratie. Reacties op vacatures komen niet of mondjesmaat binnen, terwijl medewerkers overladen worden met werk. Vooral dáár waar nog veel handmatig werk nodig is. Het verwerken van inkoopfacturen en andere inkomende documenten kan bijvoorbeeld enorm veel uren in beslag nemen. Je moet de gegevens immers letter voor letter — en cijfer voor cijfer — overtypen, waarna het document langs alle goedkeurders moet. Dat is een tijdrovend, foutgevoelig proces. Kom je handjes tekort, dan zorgt dit voor extra veel werkdruk onder werknemers op de financiële administratie. Want juist daar is het cruciaal om de doorlooptijden zo kort mogelijk te houden. Zo behoud je het overzicht en betaal je alle leveranciers op tijd. De vraag is: hoe ga je constructief om met het personeelstekort? Oftewel, wat moet je doen om je huidige talent te behouden en de financieel-administratieve zaken op orde te houden?
Artikel lezen
maart 2024

Een declaratieformulier efficiënt verwerken: hoe doe je dat?

Het declaratieformulier komt in verschillende soorten en maten binnen. Je wilt de stroom zoveel mogelijk coördineren, zodat je alle declaratieformulieren efficiënt en snel kunt verwerken in je boekhoudpakket. Maar hoe doe je dat precies?
Artikel lezen
maart 2024

Spookfacturen: hoe herken je ze en hoe krijg je er grip op?

Op de financiële administratie ligt een reëel gevaar op de loer: de spookfactuur. Oplichters sturen spookfacturen in de hoop dat je de verdachte elementen niet opmerkt en het bedrag betaalt. Vaak zie je dan ook een piek in spookfacturen in drukke tijden of vakantieperiodes. Hoe herken je zulke facturen? Wat doe je ermee wanneer je ze detecteert? En — nog belangrijker — hoe vorm je een goede ‘verdedigingslinie’ om spookfacturen te onderscheppen?
Artikel lezen
maart 2024

Facturen scannen en boeken: hoe werkt een koppeling met je ERP-systeem?

Facturen scannen en boeken met een goede automatiseringsoplossing bespaart je veel tijd. Maar je bent pas écht efficiënt bezig als deze oplossing koppelt met je ERP-systeem. Wat moet je je hier precies bij voorstellen?
Artikel lezen
maart 2024

Van inkoop tot factuurverwerking: hoe optimaliseer je als bouwbedrijf het volledige proces?

Als je verantwoordelijk bent voor de inkoop- of finance in de bouwsector word je geconfronteerd met trends als digitalisering, standaardisering, efficiency, e-invoicing en e-procurement. Maar waarom zijn deze concepten zo belangrijk en hoe helpen ze je om je inkoop- en financiële processen te optimaliseren? Het optimaliseren van inkoop en finance is van cruciaal belang omdat het tal van voordelen met zich meebrengt. Het minimaliseert het foutgehalte en vermindert kosten doordat het de efficiëntie verhoogd. Je krijgt sneller inzicht in financiële prestaties en projectkosten waardoor jij een betrouwbare administratie voert. Hierdoor kun je sneller reageren op veranderingen en strategische beslissingen nemen. Hoe je dit bereikt? Door het gehele inkoopproces te optimaliseren! In deze blogpost bespreken we waarom dit voor meer efficiëntie zorgt en hoe je hier concreet mee aan de slag gaat.
Artikel lezen
maart 2024

Consultant Karlijn aan het woord

Bij Whitevision zetten we ons iedere dag in om onze klanten zo goed mogelijk te helpen. Maar wie zijn onze medewerkers nu eigenlijk? En hoe vinden zij het om bij Whitevision te werken? In dit artikel vertelt Karlijn Verhoeven over haar functie als consultant. “Ik werkt iedere dag aan het opbouwen van langdurige relaties met klanten en lever een bijdrage om hun processen te optimaliseren. Binnen Whitevision kan ik mezelf zijn in een hecht, innovatief team.”
Artikel lezen
maart 2024

Facturen scannen en herkennen anno 2023: hoe maak je gebruik van de nieuwste technieken?

Wil jij facturen scannen en herkennen op de meest efficiënte manier? Dan is het belangrijk dat je op de hoogte bent van de nieuwste technieken.
Artikel lezen
maart 2024

OCR-software: het ‘wat’, ‘hoe’ en ‘waarom’ van scan en herken

‘OCR’, ‘Optical Character Recognition’, ‘optische tekenherkenning’, ‘software OCR’, ‘scan en herken‘: de termen omtrent documentherkenning vliegen je om de oren — en waarschijnlijk heb je ze inmiddels allemaal weleens gegoogeld. Maar de informatie rondom het onderwerp is vaak technisch en subjectief, waardoor het moeilijk is om een goed beeld te krijgen van OCR. Waar vind je de uitleg die je zoekt? Op deze pagina zetten we alle belangrijke vragen en antwoorden omtrent OCR-software voor je op een rij!   De basis van OCR-software: optische tekenherkenning begrijpen Benieuwd naar het principe achter OCR en de voordelen die jij uit OCR-software kan halen? In deze sectie gaan we daar dieper op in.
Artikel lezen
april 2024

Efficiënt factuurbeheer: optimaliseer je financiële proces

In de snel veranderende digitale wereld is het beheren van financiën cruciaal voor het succes van elk bedrijf. Een kerncomponent van deze financiële beheerprocessen is factuurbeheer. Een gebied dat van groot belang is voor de gezondheid van je bedrijfsvoering en een uitdaging is op het moment dat je factuurstroom toeneemt naarmate je groeit.  Efficiënt factuurbeheer gaat niet alleen over het op tijd betalen van rekeningen; het is een complex proces dat de cashflow kan verbeteren, fouten kan verminderen en kan zorgen voor betere relaties met leveranciers.
Artikel lezen
maart 2024

Workflowsysteem: werk makkelijker samen met je collega’s

Het verwerken van inkomende documenten is een omslachtige taak. Een goede samenwerking tussen personen en verschillende teams is cruciaal. Een digitaal workflowsysteem bespaart je tijd en verhoogt de efficiëntie. In deze blog vertellen we je wat dit is, welke problematiek je hierbij tegenkomt en – het allerbelangrijkst – hoe een goede workflow eruitziet.
Artikel lezen
maart 2024

Klantcase AC Borst Bouw

AC Borst Bouw is een traditioneel familiebedrijf dat reeds 105 jaar bestaat. Renovatie, onderhoud en herstel van maatschappelijk vastgoed en woningen: dáár houdt AC Borst Bouw zich dagelijks mee bezig. Het bedrijf zet alles op alles om bestaand vastgoed op een duurzame manier nieuw leven in te blazen. Opdrachtgevers zijn organisaties in de sectoren wonen, werken, winkelen, onderwijs en zorg. AC Borst Bouw zet diverse instrumenten in om hen optimaal te bedienen, maar tegelijkertijd staan de eindgebruikers bij het uitwerken van plannen voorop: hun wensen en eisen vormen de inspiratie. Deze aanpak leidt keer op keer tot een kwalitatief resultaat.
Artikel lezen
maart 2024

Terugkijken: E-facturen verwerken in de bouw

Artikel lezen
maart 2024

Factsheet: facturen digitaal bewaren

Op de financiële administratie doe je er alles aan om zo efficiënt mogelijk te werken. Het grootste pijnpunt is dan ook facturen die kwijt raken, onduidelijkheid over wie wat heeft besteld en overvolle ordners. Dit moet en kan anders. Met de juiste scan- en herkensoftware maak jij de boeking snel en eenvoudig compleet in je ERP systeem. Dit zorgt er tevens voor dat je bovengenoemde punten niet meer hoeft tegen te komen. Maar hoe bewaar je nou op de juiste manier een inkoopfactuur? Wist jij bijvoorbeeld dat het – net als bij een papieren archief – verplicht is om elke factuur én de communicatie daarover 7 jaar lang te bewaren?
Artikel lezen
maart 2024

Terugkijken: Orderbevestigingen automatisch verwerken i.c.m. 4PS

Artikel lezen
maart 2024

Terugkijken: Whitevision software i.c.m. Nocore

In de schoonmaakbranche gaat ontzettend veel activiteit om. Vooral in deze tijd staat hygiëne centraal en is sprake van een groeiende vraag naar een schone werkomgeving. Dit betekent dat het aantal schoonmaaktrajecten toeneemt, wat veel capaciteit vraagt van organisaties die in deze sector opereren. Voor de betrokken partijen is het een steeds grotere uitdaging om al het werk gedaan te krijgen. Daarom is het belangrijker dan ooit om zo efficiënt mogelijk te werken. Zo kun je je productiviteit immers optimaliseren.
Artikel lezen
maart 2024

Terugkijken: webinar API voor rapportages

Artikel lezen
maart 2024

Klantcase Barli

Barli is gespecialiseerd in modulaire bouwsystemen en bouwt deze uit hout. In de eigen megawerkplaats in Uden werkt het bedrijf op zeer efficiënte wijze aan duurzame vakantiehuizen, woningen en appartementen. Van (semi)permanente tot tijdelijke huisvesting: het gedreven topteam van houtbouwers, The Blue Army, zet samen razendsnel volledige projecten op. Met zijn modulaire houtbouwmethode en kneedbare woningconcept Barli Base laat het bedrijf zien dat bouwen duurzamer en efficiënter kan. Ruim 30 jaar geleden was Barli al een pionier in prefab bouwen. En vandaag de dag is het nog steeds een vernieuwer in de branche.
Artikel lezen
maart 2024

Klantcase BasisBuren

BasisBuren is een onderwijsinstelling die openbaar, algemeen toegankelijk onderwijs verzorgt in de gemeente Buren en in Kapel-Avezaath in de gemeente Tiel. De scholen hebben elk een eigen gezicht. BasisBuren organiseert het onderwijs vanuit drie kernwaarden: ‘ontwikkeling en groei’, ‘diversiteit’ en ‘samen’. De instelling gelooft dat de school geen eiland is, maar midden in een continu veranderende wereld staat. Daarop wil BasisBuren kinderen zo goed mogelijk voorbereiden. Niet alleen door hen kennis aan te leren (want die raakt snel achterhaald), maar ook door hen de vaardigheden te laten oefenen die de maatschappij vandaag de dag vraagt.
Artikel lezen
maart 2024

Klantcase Bibliotheken

De 4 Stichtingen zijn enthousiaste, eigentijdse Bibliotheken met een groot sociaal hart. Ze zijn een marktplaats voor kennis en inspiratie. De Stichtingen maken zich sterk voor de ontwikkeling van álle inwoners in de 4 gemeenten. Niet alleen door boeken en kennis uit te wisselen, maar ook door ontmoeting en inspiratie te bieden aan burgers en organisaties. De Bibliotheken geloven dat kennis en informatie voor iedereen toegankelijk moeten zijn.
Artikel lezen
maart 2024

Klantcase Blankers Schoon

Al ruim 50 jaar is Blankers Schoon dé schoonmaakspecialist van Limburg en Oost-Brabant. Met 300 vakmensen levert het bedrijf dankbaar werk in en rond kantoorgebouwen, bij scholen, zorginstellingen, woonstichtingen, productiebedrijven en ondernemingen in rail & infra. In de regio is Blankers Schoon een begrip als het gaat om kwaliteit en het nakomen van afspraken. Klanten hebben het gevoel dat zij werken met een familiebedrijf, maar profiteren wél van de kennis en ervaring van een landelijke organisatie. Voor Blankers Schoon is geen vraag te gek: het bedrijf speelt op een vindingrijke manier in op specifieke klantwensen.
Artikel lezen
maart 2024

Klantcase BLOS kinderopvang

‘Het beste voor mijn kind’: dat is waar elke ouder naar op zoek is. Daarin ligt dan ook de basis van BLOS kinderopvang. Want de organisatie gelooft dat juist die eerste levensjaren het verschil maken voor de toekomst. Zij wil daarom méér zijn dan alleen een opvang. BLOS kinderopvang prikkelt, stimuleert en daagt uit. Door een omgeving te creëren die veilig en fijn aanvoelt, helpt de organisatie kinderen vol vertrouwen te groeien. Samen met ouders werkt zij graag aan de opvoeding en begeleiding van kinderen in de belangrijkste ontwikkelfase van hun leven.
Artikel lezen
maart 2024

Klantcase Bolk Transport

Bolk Transport verlegt grenzen. Het internationale transportbedrijf verzorgt al meer dan tachtig jaar bijzonder transport, logistiek en distributie. Van exceptioneel transport tot huiftransport tot op- en overslag: het innovatieve bedrijf regelt de juiste oplossing voor iedere transportvraag. Het vervoert álles tot 150 ton over de weg of over het water. Duurzaamheid, flexibiliteit en vakkundigheid staan voor Bolk Transport voorop. Daarnaast is ‘kwaliteit’ een sleutelwoord. Het bedrijf doet op dit gebied geen compromissen. Bovendien hecht het waarde aan het aangaan van goede samenwerkingen, partnerschappen en relaties.
Artikel lezen
maart 2024

Jasper aan het woord

Onze medewerkers zetten zich iedere dag in om onze klanten zo goed mogelijk van dienst te zijn. Maar wie zijn zij nu eigenlijk? En hoe ervaren ze hun functie bij Whitevision? In deze blog vertelt productowner Jasper Bijl hoe het is om bij Whitevision te werken, waarom hij hier na 15 jaar nog altijd op zijn plek zit en hoe hij iedere dag weer wat leert!
Artikel lezen
maart 2024

Tim aan het woord

Ook medewerkers met minder relevante werkervaring krijgen bij WhiteVision de kans om zich te ontwikkelen. De omgeving die we voor hen creëren is veilig én uitdagend. Eerder kon je al over Tim lezen, die startte in een kweekvijverfunctie. Nu ruim 1 jaar later is hij doorgegroeid van Support Medewerker naar één van onze vier Implementatie Consultants. In deze blog kun je lezen hoe het hem de afgelopen maanden vergaan is, maar lees je ook over toekomstvisies en het opbouwen van langdurige relaties met tevreden klanten. “Duurzame, fijne klantrelaties zijn nét zo essentieel als een goed product.”
Artikel lezen
maart 2024

Klantcase Automotions

Automotions is een toonaangevende mobiliteitsgroep in Zuidwest Nederland. De bedrijven van Automotions zijn officieel dealer van de merken Volvo, Peugeot, Opel, Ford, Mercedes-Benz en Smart. Met ruim 500 medewerkers – verspreid over meer dan 20 vestigingen – focust de organisatie zich eveneens op leasing, verhuur, verzekeren, financieren en schadeherstel. De combinatie van een veelzijdig aanbod en deskundige, ervaren medewerkers maakt dat Automotions zijn klanten een zeer uitgebreid pakket van mobiliteitsdiensten kan bieden. Daarbij ligt de concentratie altijd op kwaliteit, professionaliteit én een concurrerende prijs.
Artikel lezen
maart 2024

Klantcase Aveco de Bondt

Aveco de Bondt is een onafhankelijk bureau dat toekomstbestendige oplossingen bedenkt en realiseert voor landelijke opgaven, maar ook voor specifieke omgevings- of organisatievraagstukken. De organisatie wil een positieve impact creëren op eenieders leefomgeving. Zij helpt overheden en marktpartijen met vraagstukken op het gebied van water, klimaat, infrastructuur, bouw en duurzaamheid. Aveco de Bondt onderzoekt, ontwerpt en adviseert over aanpak en beleid en ondersteunt projecten in de uitvoering. Daarnaast is het bureau actief binnen actuele thema’s. Denk aan de omgevingswet, circulaire economie, assetmanagement, klimaatadaptatie en (verkeers)veiligheid.
Artikel lezen
maart 2024

Inkoopfacturen verwerken met Exact-software: hoe doe je dat?

Whitevision helpt je op weg met het whitepaper ‘Optimaal werken met Exact-software,’ waarin je leest hoe je het proces van inkoopfacturen verwerken als Exact-gebruiker nóg eenvoudiger kunt maken. Met onze 5 handige tips haal je het beste uit jezelf en je mensen. Zo kun je je focussen op uitdagende taken waarmee je écht waarde toevoegt voor je organisatie.
Artikel lezen
maart 2024

Whitepaper efficiënter werken in het onderwijs

Met het whitepaper ‘Efficiënter werken in de het onderwijs!’ helpt WhiteVision je graag op weg bij het optimaliseren van je administratieve processen. Aan de hand van 7 concrete tips kun je vanuit de financiële administratie bijdragen aan een efficiëntieverbetering in je gehele proces.
Artikel lezen
maart 2024

Documentherkenning: welke software heb je nodig?

Je hebt de term ‘documentherkenning’ vast en zeker weleens horen vallen. Veel mensen denken dat het hierbij gaat om een proces waarbij je een afbeelding inscant die je vervolgens in je administratie zet. Dit is niet onjuist, maar in de praktijk komt er meer bij kijken. OCR-software zet de gescande afbeelding namelijk automatisch om in data, die je daarna in je ERP-pakket terugziet. Om die reden spreken we ook wel van ‘scan- en herken-software’. Juist dat herkenproces, waarin de software gegevens interpreteert en als data aanlevert in je financiële systeem, maakt documentherkenning zo interessant.
Artikel lezen
maart 2024

Processen verbeteren in rustige tijden: mini-gids om je administratie te optimaliseren

‘Processen verbeteren’ staat meestal niet bovenaan je prioriteitenlijst. Op de financiële administratie heb je het vaak te druk met andere taken om hier eens goed voor te gaan zitten. Maar nu de coronacrisis volop woedt, is het binnen veel organisaties een stuk rustiger dan normaal. Een uitgelezen kans om je eens te buigen over werkzaamheden waaraan je doorgaans nauwelijks toekomt. Zo zorg je er immers voor dat je klaar bent voor de toekomst. Ga je nú je administratieve processen verbeteren, dan ben je optimaal voorbereid op de drukte die ongetwijfeld weer toeslaat wanneer de crisis voorbij is.
Artikel lezen
maart 2024

Marketeer Malou aan het woord

Bij Whitevision zetten we ons iedere dag in om onze klanten zo goed mogelijk te helpen. Maar wie zijn onze medewerkers nu eigenlijk? En hoe vinden zij het om bij WhiteVision te werken? In dit artikel vertelt marketeer Malou hoe zij de afgelopen jaren de marketingafdeling van Whitevision heeft zien groeien: “Omdat Whitevision continu innoveert en open staat voor ontwikkelingen is mijn werk nooit saai, en blijft de functie uitdagend”.
Artikel lezen
maart 2024

Customer succes manager Tobias aan het woord

Bij Whitevision zetten we ons iedere dag in om onze klanten zo goed mogelijk te helpen. Maar wie zijn onze medewerkers nu eigenlijk? En hoe vinden zij het om bij Whitevision te werken? In dit artikel vertelt Tobias Meijll hoe hij is doorgegroeid van consultant tot customer success manager: “Ik heb veel ruimte om mijn werk zelfstandig in te richten, maar mijn collega’s zijn altijd beschikbaar om te helpen en een bijdrage te leveren aan onze gemeenschappelijke doelen.”
Artikel lezen
maart 2024

Boekhoudsoftware mkb: realiseer procesoptimalisatie binnen je mkb-bedrijf in 3 stappen

Als mkb-onderneming wil je met een beperkt aantal medewerkers blijven draaien én groeien. Wanneer de omzet vermeerdert, is dat goed nieuws. Maar tegelijkertijd legt dit meer druk op de financiële administratie. Naast zaken als uitgaande facturen en de btw-aangifte moet deze nu nóg meer inkomende facturen verwerken. Gebeurt dit handmatig, dan gaat daar veel tijd in zitten. Die uren kan je — juist wanneer je groeit — beter gebruiken. Bovendien worden financieel-administratief medewerkers gelukkiger van werkzaamheden die meer uitdaging bieden dan repetitief overtypewerk. Hoog tijd om je te verdiepen in je automatiseringsoplossing. Daarom heb je termen als ‘e-boekhouden’, ‘boekhoudsoftware mkb’, ‘beste boekhoudprogramma mkb’ en ‘onbeperkt boekhouden’ ingevoerd in Google. Maar er kwam meteen een stortvloed aan informatie op je af. En die leidde tot vragen: wat zijn precies de voordelen van online boekhouden voor mkb-ondernemers? Hoe optimaliseer je je processen met online boekhoudprogramma’s? En welke stappen moet je daar concreet voor zetten? In deze blogpost geven we de antwoorden die je zoekt!
Artikel lezen
maart 2024

Accountmanager Joost aan het woord

Bij Whitevision zetten we ons iedere dag in om onze klanten zo goed mogelijk te helpen. Maar wie zijn onze medewerkers nu eigenlijk? En hoe vinden zij het om bij Whitevision te werken? In dit artikel vertelt accountmanager Joost hoe hij binnen zijn functie het beste van twee werelden ervaart: “Ik heb veel vrijheid en zelfstandigheid, maar ik kan ook terugvallen op een team dat de zaken samen oppakt en onderzoekt.”
Artikel lezen

Veelgestelde vragen over elektronisch factureren.

Helpt Whitevision mij ook bij het accorderen van documenten?

Voor het digitaal routeren, beoordelen en accorderen van documenten bieden wij handige workflow-software. Deze is bij alle varianten inbegrepen. Zo is je fiatteringsproces altijd beheersbaar, inzichtelijk en eenvoudig.

Hoe zorgt Whitevision precies dat ik inkomende documenten makkelijker kan verwerken?

Wij bieden een handige cloudoplossing waar je geen omkijken naar hebt. Hosting en automatische software-updates zijn inbegrepen in het maandelijkse tarief.

Daarnaast koppelt Whitevision met diverse ERP-systemen. Dankzij onze nauwe partnerships met verschillende ERP-leveranciers bieden wij verregaande integraties. Daardoor verwerk je inkomende documenten vlot en eenvoudig.

Hoe maak ik het proces rondom inkomende documentverwerking nóg eenvoudiger?

Ben je bijvoorbeeld veel tijd kwijt aan het verwerken van de overweldigende stroom aan inkomende e-mailberichten? De SMART E-mail handler neemt je het voorwerk uit handen. Deze tool splitst, combineert en verplaatst bijlages of digitale inkoopfacturen automatisch.

Ben jij uren bezig met het uitsplitsen van kostenfacturen, het herberekenen van de btw per regel en het verwerken van inkoopfacturen met veel regels? Dan biedt regelherkenning uitkomst.

Hoe lang duurt een implementatie?

Als we de opdracht krijgen, plannen we samen met jou de implementatie van onze software. Afhankelijk van het ERP-systeem duurt dit 1 tot 4 dagen, verspreid over meerdere dagen. De totale doorlooptijd varieert van 2 tot 6 weken. Tijdens het proces vragen we je om tussen de implementatiedagen door zorgvuldig te testen. We plannen regelmatig contactmomenten voor vragen en feedback.

Kan ik documenten ook goedkeuren via mijn tablet en telefoon?

Ja dat kan zeker. Neem de controle over je goedkeuringsprocessen en het scannen van informatie. Overal en altijd met de Whitevision app. Facturen digitaal accorderen, documenten controleren en bonnetjes scannen. Ontdek de voordelen voor jouw organisatie.

 

Er is mij gevraagd een remote verbinding op te bouwen, hoe doe ik dat?

Via de volgende link kun je Teamviewer Quick Support downloaden en starten. Vervolgens wordt er een ID en Wachtwoord getoond in Teamviewer. Deze kun je doorgeven aan onze Support Medewerker.

Mijn vraag staat er niet bij, wat kan ik het beste doen?

Stuur een e-mail naar: info@whitevision.com met je vraag en contactgegevens, of vul het contactformulier in. Wij zullen jouw vraag zo snel mogelijk beantwoorden. Ben je al klant bij Whitevision? Ga dan naar het klantportaal voor meer informatie.

123