Ervaar hoe het anders kan
Als je werkt op de financiële of inkoopadministratie herken je het vast: facturen en documenten stromen binnen via verschillende kanalen – per mail, post, als pdf of XML – en elk document vraagt om controle, verwerking en doorsturing. Dat kost tijd. Niet omdat het niet goed geregeld is, maar omdat het proces vaak nog handmatig en versnipperd verloopt. Hierdoor kunnen vertragingen ontstaan, raak je het overzicht sneller kwijt of blijf je hangen in repeterend werk.
Whitevision laat zien dat het ook anders kan. Met slimme software automatiseer je terugkerende taken zoals het herkennen van gegevens, het matchen met inkooporders en het klaarzetten van boekingen. Goedkeuring vragen? Dat loopt gewoon digitaal en overzichtelijk via een fiatteringsworkflow. Zo werk je sneller, met minder fouten en behoud je de controle over je processen. En het mooie; onze oplossingen sluiten aan op de systemen waar je al mee werkt. Of je nu wil besparen op verwerkingstijd, je team wilt ontlasten of simpelweg slimmer wilt werken, Whitevision maakt het mogelijk.
Download whitepaper
Ben je geïnteresseerd in het verbeteren van je financiële- en inkoop administratie? Ontdek de voordelen van Whitevision voor jouw organisatie.
Automatiseer je proces
Met de slimme software van Whitevision til je je documentverwerking naar een hoger niveau. Van het herkennen en interpreteren van gegevens tot het automatisch verwerken in jouw ERP- of boekhoudsysteem: elke stap wordt geautomatiseerd met ongekende precisie en betrouwbaarheid. Daardoor elimineer je handmatige, foutgevoelige handelingen en houd je tijd over voor werk dat er écht toe doet.
Whitevision helpt je om overzicht en rust te creëren in een proces dat vaak versnipperd is. Onze technologie werkt slim samen met jouw bestaande systemen en past zich aan jouw werkwijze aan. Zo verbeter je niet alleen de efficiëntie van je administratie, maar versterk je ook de samenwerking tussen teams. Met onze software heb jij de controle, werk je sneller én met meer vertrouwen. Het resultaat? Een soepel lopend proces en een administratie die altijd klopt.
Veelgestelde vragen
Helpt Whitevision mij ook bij het accorderen van documenten?
Voor het digitaal routeren, beoordelen en accorderen van documenten bieden wij handige workflow-software. Deze is bij alle varianten inbegrepen. Zo is je fiatteringsproces altijd beheersbaar, inzichtelijk en eenvoudig.
Hoe zorgt Whitevision precies dat ik inkomende documenten makkelijker kan verwerken?
Wij bieden een handige cloudoplossing waar je geen omkijken naar hebt. Hosting en automatische software-updates zijn inbegrepen in het maandelijkse tarief.
Daarnaast koppelt Whitevision met diverse ERP-systemen. Dankzij onze nauwe partnerships met verschillende ERP-leveranciers bieden wij verregaande integraties. Daardoor verwerk je inkomende documenten vlot en eenvoudig.
Hoe maak ik het proces rondom inkomende documentverwerking nóg eenvoudiger?
Ben je bijvoorbeeld veel tijd kwijt aan het verwerken van de overweldigende stroom aan inkomende e-mailberichten? De SMART E-mail handler neemt je het voorwerk uit handen. Deze tool splitst, combineert en verplaatst bijlages of digitale inkoopfacturen automatisch.
Ben jij uren bezig met het uitsplitsen van kostenfacturen, het herberekenen van de btw per regel en het verwerken van inkoopfacturen met veel regels? Dan biedt regelherkenning uitkomst.
Hoe lang duurt een implementatie?
Indien wij de opdracht mogen uitvoeren, plannen we samen met jou de implementatie van onze software. Afhankelijk van het type ERP-systeem, of jullie hier al mee werken, en de mate waarin de voorbereidingen zijn getroffen, neemt de implementatie 1 tot 4 dagen in beslag. Deze dagen worden verdeeld over meerdere contactmomenten. De totale doorlooptijd varieert van 2 tot 8 weken.
Tijdens het traject vragen we je om tussen de implementatiedagen door zorgvuldig te testen. Daarnaast plannen we regelmatig contactmomenten in voor vragen en feedback.
Kan ik documenten ook goedkeuren via mijn tablet en telefoon?
Ja dat kan zeker. Neem de controle over je goedkeuringsprocessen en het scannen van informatie. Overal en altijd met de Whitevision app. Facturen digitaal accorderen, documenten controleren en bonnetjes scannen. Ontdek de voordelen voor jouw organisatie.
Er is mij gevraagd een remote verbinding op te bouwen, hoe doe ik dat?
Via de volgende link kun je Teamviewer Quick Support downloaden en starten. Vervolgens wordt er een ID en wachtwoord getoond in Teamviewer. Deze kun je doorgeven aan onze Support medewerker.
Mijn vraag staat er niet bij, wat kan ik het beste doen?
Stuur een e-mail naar: [email protected] met je vraag en contactgegevens, of vul het contactformulier in. Wij zullen jouw vraag zo snel mogelijk beantwoorden. Ben je al klant bij Whitevision? Ga dan naar het klantportaal voor meer informatie.
Voorsorteren en -bewerken
Als je berichten ontvangt in een speciale mailbox, is ook mogelijk om de handige E-mail handler te gebruiken. Deze tool leest alle e-mails uit en verwerkt de ontvangen facturen automatisch.
Herkennen
De software maakt gebruik van kunstmatige intelligentie om boekingsvoorstellen te genereren, verrijkt met OCR-data en de XML-data. Nadat een bericht is herkend, wordt deze in je software systeem geregistreerd.
Goedkeuren
Via een digitale workflow gaat het document langs alle goedkeurders. De workflow is aanpasbaar aan jouw proces. Als je de workflow van Whitevision gebruikt, weet je precies waar en bij wie bijvoorbeeld een inkoopfactuur ligt.
Afronding
Wanneer de laatste goedkeurder akkoord geeft, wordt het document in je softwarte systeem vrijgegeven. Een kopie van de pdf wordt hier ook automatisch gearchiveerd. Je krijgt hier niet alleen het verwerkte document, maar ook alle bijbehorende notities en communicatie te zien.
Je bent in goed gezelschap.
Gebrs. Kurvers Wegenbouw
Keus Schoonmaak en Diensten
Hurks
NEOS
Bolk Transport – opgezegd
Braspenning
Ervaar 'simplicity'. Vraag een demo aan.
Wil je zien hoe de slimme software van Whitevision je documentverwerking kan stroomlijnen? Vraag een demo aan en ontdek de verbeterde efficiëntie en simplicity die wij voor jou kunnen bieden.
