Spring naar content

Documenten goedkeuren

Wil je inkomende documenten op eenvoudige, efficiënte en betrouwbare wijze goedkeuren? Dat doe je met een workflowsysteem. Dit zorgt ervoor dat een document via de digitale weg langs de juiste personen gaat ter goedkeuring. Heel handig – want hoe sneller dit gebeurt, hoe eerder de workflow is afgerond.

Overal en altijd beschikbaar Documenten zijn altijd beschikbaar via de cloud of via de app
Snel communiceren Plaats opmerkingen, stel vragen of geef advies
Altijd overzicht Nooit meer inkomende documenten kwijt
Smartphone app met paarse achtergrond

Versimpel jouw goedkeuringsproces

Vaak moeten meerdere medewerkers binnen de organisatie een document goedkeuren alvorens je tot de volgende stap kan overgaan. Het goedkeuringsproces gaat regelmatig gepaard met extra handelingen, zoals het maken van kopieën, het bijwerken van Excellijsten en het rondbrengen van mappen. Daardoor is het niet alleen tijdsintensief, maar ook foutgevoelig.

Met onze Workflow zorgen we dat een document via de digitale weg langs de juiste personen gaat, zodat zij het document snel en gemakkelijk kunnen fiatteren. Het proces verloopt volledig digitaal. De Whitevision Smartphone App zorgt ervoor dat je de workflow-software op iedere locatie en op elk tijdstip kan gebruiken. Het goedkeuren van een document in de app wordt voor alle gebruikers een fluitje van een cent!

Download whitepaper

Download het whitepaper de toekomst van inkoopfactuurverwerking en ontdek de voordelen voor jouw organisatie.

Geen titel
Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
Whitepaper De toekomst van inkoopfactuurverwerking
Sfeerfoto telefoon app

Onze oplossing bevat alle functies die je van workflow-software mag verwachten. Je kan bijvoorbeeld aangeven dat documenten binnen specifieke categorieën — zoals brandstofnota’s — altijd aan bepaalde medewerkers moeten worden voorgelegd ter fiattering. Dit hoef je slechts één keer in te stellen. Daarna komen de bewuste documenten automatisch bij de aangewezen personen terecht. Benieuwd naar andere handige functies die het goedkeuren van inkoopfacturen eenvoudiger maken? We zetten ze voor je op een rij:

  • Automatische notificaties van documenten die goedkeuring behoeven.
  • Accorderen via desktop, laptop, telefoon of tablet met de Whitevision Smartphone App.
  • Toegang tot je persoonlijke historie. Zo kan je bijvoorbeeld snel een nieuwe factuur met oudere facturen vergelijken.
  • Mogelijkheid om een procuratieschema op te nemen in je workflowsysteem. Dit zorgt ervoor dat jij gerechtigd bent om documenten tot een bepaald bedrag te accorderen. Valt het hoger uit, dan wordt deze automatisch naar de andere goedkeurders gestuurd.

Zó eenvoudig kan jouw werkproces eruitzien:

Verzamelen

Start met documenten verwerken door e-mails, pdf’s of XML-documenten automatisch te laten inlezen.

Snel boeken en goedkeuren

Met onze oplossing profiteer je van een snellen, complete boeking van kop en -regels en een digitale goedkeuring van documenten.

Integratie met jouw systeem

Door de integratie met je software systeem worden de boekingsinformatie én het plaatje van het document snel verwerkt.

Veelgestelde vragen

Helpt Whitevision mij ook bij het accorderen van documenten?

Voor het digitaal routeren, beoordelen en accorderen van documenten bieden wij handige workflow-software. Deze is bij alle varianten inbegrepen. Zo is je fiatteringsproces altijd beheersbaar, inzichtelijk en eenvoudig.

Hoe zorgt Whitevision precies dat ik inkomende documenten makkelijker kan verwerken?

Wij bieden een handige cloudoplossing waar je geen omkijken naar hebt. Hosting en automatische software-updates zijn inbegrepen in het maandelijkse tarief.

Daarnaast koppelt Whitevision met diverse ERP-systemen. Dankzij onze nauwe partnerships met verschillende ERP-leveranciers bieden wij verregaande integraties. Daardoor verwerk je inkomende documenten vlot en eenvoudig.

Hoe maak ik het proces rondom inkomende documentverwerking nóg eenvoudiger?

Ben je bijvoorbeeld veel tijd kwijt aan het verwerken van de overweldigende stroom aan inkomende e-mailberichten? De SMART E-mail handler neemt je het voorwerk uit handen. Deze tool splitst, combineert en verplaatst bijlages of digitale inkoopfacturen automatisch.

Ben jij uren bezig met het uitsplitsen van kostenfacturen, het herberekenen van de btw per regel en het verwerken van inkoopfacturen met veel regels? Dan biedt regelherkenning uitkomst.

Hoe lang duurt een implementatie?

Als we de opdracht krijgen, plannen we samen met jou de implementatie van onze software. Afhankelijk van het ERP-systeem duurt dit 1 tot 4 dagen, verspreid over meerdere dagen. De totale doorlooptijd varieert van 2 tot 6 weken. Tijdens het proces vragen we je om tussen de implementatiedagen door zorgvuldig te testen. We plannen regelmatig contactmomenten voor vragen en feedback.

Kan ik documenten ook goedkeuren via mijn tablet en telefoon?

Ja dat kan zeker. Neem de controle over je goedkeuringsprocessen en het scannen van informatie. Overal en altijd met de Whitevision app. Facturen digitaal accorderen, documenten controleren en bonnetjes scannen. Ontdek de voordelen voor jouw organisatie.

 

Er is mij gevraagd een remote verbinding op te bouwen, hoe doe ik dat?

Via de volgende link kun je Teamviewer Quick Support downloaden en starten. Vervolgens wordt er een ID en Wachtwoord getoond in Teamviewer. Deze kun je doorgeven aan onze Support Medewerker.

Mijn vraag staat er niet bij, wat kan ik het beste doen?

Stuur een e-mail naar: info@whitevision.com met je vraag en contactgegevens, of vul het contactformulier in. Wij zullen jouw vraag zo snel mogelijk beantwoorden. Ben je al klant bij Whitevision? Ga dan naar het klantportaal voor meer informatie.

123