Documentverwerking. Een fluitje van een cent.
De overstap van papier naar digitaal leek het probleem van documentbeheer op te lossen. Maar inmiddels worden organisaties overspoeld met binnenkomende e-mails en bijlagen: PDF’s, scans en andere documenten stromen dagelijks binnen. Als administratief of financieel medewerker kost het je nog steeds veel tijd om deze documenten te openen, beoordelen en handmatig door te sturen naar het juiste systeem.
Hoewel digitale documentverwerking efficiëntie belooft, blijft het ordenen en voorbereiden van bestanden een tijdrovende klus. Hoe zorg je dat dit proces sneller en slimmer verloopt – en bij voorkeur al begint op het moment dat het document binnenkomt?
De File handler van Whitevision biedt uitkomst. Of het nu gaat om een inkoopfactuur, een pakbon of een set van samengevoegde documenten: je kunt bijlagen splitsen, combineren of verplaatsen en zo de administratieve last drastisch verlagen.
Download whitepaper
Wil je efficiënter werken op de financiële administratie? Download onze whitepaper en ontdek praktische tips en oplossingen!
Maak jouw documentverwerking een stuk soepeler
Met Whitevision verzamel je al je digitale documenten op één centrale plek. Geen rompslomp meer met losse e-mails of onoverzichtelijke mappen. Dankzij de drag & drop-functionaliteit hoef je alleen maar het bestand naar je browser te slepen – de verwerking begint direct.
Maar dat is slechts het begin. Met krachtige voorbewerkingsopties kun je:
-
PDF-bestanden splitsen of samenvoegen
-
Pagina’s draaien, verwijderen of toevoegen
-
Bestanden ordenen en structureren zoals jij dat wilt
Of je nu werkt met facturen, contractdocumenten, inkooporders of aanleverdocumentatie: met de File handler bereid je alles snel en professioneel voor. Zo bespaar je tijd, werk je foutloos en houd je grip op je documentstromen.
Veelgestelde vragen
Helpt Whitevision mij ook bij het accorderen van documenten?
Voor het digitaal routeren, beoordelen en accorderen van documenten bieden wij handige workflow-software. Deze is bij alle varianten inbegrepen. Zo is je fiatteringsproces altijd beheersbaar, inzichtelijk en eenvoudig.
Hoe zorgt Whitevision precies dat ik inkomende documenten makkelijker kan verwerken?
Wij bieden een handige cloudoplossing waar je geen omkijken naar hebt. Hosting en automatische software-updates zijn inbegrepen in het maandelijkse tarief.
Daarnaast koppelt Whitevision met diverse ERP-systemen. Dankzij onze nauwe partnerships met verschillende ERP-leveranciers bieden wij verregaande integraties. Daardoor verwerk je inkomende documenten vlot en eenvoudig.
Hoe maak ik het proces rondom inkomende documentverwerking nóg eenvoudiger?
Ben je bijvoorbeeld veel tijd kwijt aan het verwerken van de overweldigende stroom aan inkomende e-mailberichten? De SMART E-mail handler neemt je het voorwerk uit handen. Deze tool splitst, combineert en verplaatst bijlages of digitale inkoopfacturen automatisch.
Ben jij uren bezig met het uitsplitsen van kostenfacturen, het herberekenen van de btw per regel en het verwerken van inkoopfacturen met veel regels? Dan biedt regelherkenning uitkomst.
Hoe lang duurt een implementatie?
Indien wij de opdracht mogen uitvoeren, plannen we samen met jou de implementatie van onze software. Afhankelijk van het type ERP-systeem, of jullie hier al mee werken, en de mate waarin de voorbereidingen zijn getroffen, neemt de implementatie 1 tot 4 dagen in beslag. Deze dagen worden verdeeld over meerdere contactmomenten. De totale doorlooptijd varieert van 2 tot 8 weken.
Tijdens het traject vragen we je om tussen de implementatiedagen door zorgvuldig te testen. Daarnaast plannen we regelmatig contactmomenten in voor vragen en feedback.
Kan ik documenten ook goedkeuren via mijn tablet en telefoon?
Ja dat kan zeker. Neem de controle over je goedkeuringsprocessen en het scannen van informatie. Overal en altijd met de Whitevision app. Facturen digitaal accorderen, documenten controleren en bonnetjes scannen. Ontdek de voordelen voor jouw organisatie.
Er is mij gevraagd een remote verbinding op te bouwen, hoe doe ik dat?
Via de volgende link kun je Teamviewer Quick Support downloaden en starten. Vervolgens wordt er een ID en wachtwoord getoond in Teamviewer. Deze kun je doorgeven aan onze Support medewerker.
Mijn vraag staat er niet bij, wat kan ik het beste doen?
Stuur een e-mail naar: [email protected] met je vraag en contactgegevens, of vul het contactformulier in. Wij zullen jouw vraag zo snel mogelijk beantwoorden. Ben je al klant bij Whitevision? Ga dan naar het klantportaal voor meer informatie.
Verzamel documenten moeiteloos en gestroomlijnd
Sleep je documenten
Gebruik de intuïtieve drag & drop-functionaliteit om je digitale documenten zoals inkoopfacturen of pakbonnen direct vanuit je e-mail of bestandsmap in Whitevision te plaatsen. Geen gedoe met handmatig uploaden: één snelle actie is genoeg.
Bewerk en orden
Verdeel samengestelde documenten, voeg pagina’s toe, draai ze of verwijder wat niet nodig is. Je kunt PDF’s splitsen, combineren en structureren met slechts een paar klikken. Zo zorg je ervoor dat elk document klaar is voor verdere verwerking, helemaal op jouw manier.
Verzend naar je administratie
Zodra alles klaarstaat, stuur je de documenten door naar je boekhoudsysteem, ERP of digitale workflow. De File handler zorgt voor een vlekkeloze overdracht, zodat je direct verder kunt met wat echt telt: controle, goedkeuring en verwerking.
Klanten van Whitevision. Je bevindt je in goed gezelschap.
Gebroeders Pol BV
LenGo
Stichting Christelijk Voortgezet Onderwijs
Ontdek 'simplicity'. Vraag een demo aan.
Ervaar zelf hoe de File handler van Whitevision het beheer van jouw inkomende documenten transformeert. Vraag vandaag nog een demo aan en ontdek hoe wij eenvoud en efficiëntie in jouw werk brengen.
