Matching software
Wanneer je artikelen inkoopt, wil je de levering en factuur matchen met de bestellingen en ontvangst. Bij afwijkingen moet je regel voor regel controleren waar de fout zit. Een tijdrovende en foutgevoelige klus. Gelukkig is er een oplossing waarmee je deze gemakkelijk kunt automatiseren: de matching-functie van Whitevision.
Matchen met bestellingen én ontvangst?
De Whitevision Matching-functie controleert of de regels van inkomende documenten, zoals orderbevestigingen of inkoopfacturen, overeenkomen met de bestelling en/of ontvangst. Dit wordt ook wel 3-way-matching genoemd.
Is er een afwijking in de prijs, aantallen of datum, dan wordt de betreffende regel met een kleur gemarkeerd. Dit unieke markeerproces verloopt geheel automatisch en digitaal. Doordat de afwijkingen digitaal worden weergegeven, lijkt het alsof je de afwijkende regels zelf met een markeerstift hebt aangestreept. Heb je te maken met inkomende documenten waarop een afwijking voorkomt, dan kun je dus direct aan de slag gaan met een oplossing. De regel-voor-regel-controle is overbodig.
Kan de administratie het verschil niet verklaren? Stuur het document dan door naar de betreffende inkoper of een andere verantwoordelijke die je advies en informatie kan geven. Met de slimme software van Whitevision doe je dit snel en eenvoudig.
Download whitepaper
Geïnteresseerd in het optimaliseren van je administratieve processen? Vraag onze brochure aan en leer meer over de voordelen van Matching.
Jouw administratie naar het volgende niveau
Verspil geen kostbare tijd van uw team aan de regel-voor-regel-controle van inkomende facturen en orderbevestigingen. Onze slimme software detecteert afwijkingen snel en 100% betrouwbaar. Omdat je alle inkomende berichten op 1 centrale plek verwerkt kan informatie snel gematcht worden en bespaar je enorm veel handmatige handelingen. Met slechts een paar klikken kun je afwijkingen doorsturen naar de juiste medewerker via een efficiënte workflow, waardoor uw processen naadloos en zonder vertraging verlopen.
Verhoog de productiviteit door gebruik te maken van onze slimme functies zoals het instellen van marges en het eenvoudig raadplegen van collega’s voor advies. Laat Whitevision je administratieve processen naar een hoger niveau tillen met een oplossing die niet alleen tijd bespaart, maar ook het werkgeluk verhoogt.
Matching, hoe werkt het?
Volledige herkenning
Inkooporder én de regels op de inkoopfactuur of orderbevestiging worden herkend en uitgelezen.
Overzicht
Herkende waarden worden links onderin het scherm op een overzichtelijke manier gepresenteerd.
Direct duidelijkheid
De verwachte waarden volgens de bestelling én levering worden rechts onderin het scherm gepresenteerd.
Klanten van Whitevision. Je bent in uitstekend gezelschap.
Gebroeders Pol BV
LenGo
IP Duursma
Ervaar 'simplicity'. Vraag een demo aan.
Wil je inkomende documenten automatisch kunnen matchen met bestellingen en/of ontvangst? Zoek je hiervoor een betrouwbare oplossing? Ontdek dan de voordelen voor jouw organisatie tijdens een live demo.
Vragen? Vind de antwoorden hier.
Helpt Whitevision mij ook bij het accorderen van documenten?
Voor het digitaal routeren, beoordelen en accorderen van documenten bieden wij handige workflow-software. Deze is bij alle varianten inbegrepen. Zo is je fiatteringsproces altijd beheersbaar, inzichtelijk en eenvoudig.
Hoe zorgt Whitevision precies dat ik inkomende documenten makkelijker kan verwerken?
Wij bieden een handige cloudoplossing waar je geen omkijken naar hebt. Hosting en automatische software-updates zijn inbegrepen in het maandelijkse tarief.
Daarnaast koppelt Whitevision met diverse ERP-systemen. Dankzij onze nauwe partnerships met verschillende ERP-leveranciers bieden wij verregaande integraties. Daardoor verwerk je inkomende documenten vlot en eenvoudig.
Hoe maak ik het proces rondom inkomende documentverwerking nóg eenvoudiger?
Ben je bijvoorbeeld veel tijd kwijt aan het verwerken van de overweldigende stroom aan inkomende e-mailberichten? De SMART E-mail handler neemt je het voorwerk uit handen. Deze tool splitst, combineert en verplaatst bijlages of digitale inkoopfacturen automatisch.
Ben jij uren bezig met het uitsplitsen van kostenfacturen, het herberekenen van de btw per regel en het verwerken van inkoopfacturen met veel regels? Dan biedt regelherkenning uitkomst.
Hoe lang duurt een implementatie?
Als we de opdracht krijgen, plannen we samen met jou de implementatie van onze software. Afhankelijk van het ERP-systeem duurt dit 1 tot 4 dagen, verspreid over meerdere dagen. De totale doorlooptijd varieert van 2 tot 6 weken. Tijdens het proces vragen we je om tussen de implementatiedagen door zorgvuldig te testen. We plannen regelmatig contactmomenten voor vragen en feedback.
Kan ik documenten ook goedkeuren via mijn tablet en telefoon?
Ja dat kan zeker. Neem de controle over je goedkeuringsprocessen en het scannen van informatie. Overal en altijd met de Whitevision app. Facturen digitaal accorderen, documenten controleren en bonnetjes scannen. Ontdek de voordelen voor jouw organisatie.
Er is mij gevraagd een remote verbinding op te bouwen, hoe doe ik dat?
Via de volgende link kun je Teamviewer Quick Support downloaden en starten. Vervolgens wordt er een ID en Wachtwoord getoond in Teamviewer. Deze kun je doorgeven aan onze Support Medewerker.
Mijn vraag staat er niet bij, wat kan ik het beste doen?
Stuur een e-mail naar: info@whitevision.com met je vraag en contactgegevens, of vul het contactformulier in. Wij zullen jouw vraag zo snel mogelijk beantwoorden. Ben je al klant bij Whitevision? Ga dan naar het klantportaal voor meer informatie.