Elk XML-bestand op eenduidige wijze in je administratie.
Facturen en orders kunnen in verschillende formaten binnenkomen: papier, pdf of XML, soms zelfs ingevoegd in de body van een e-mail. Om al deze diverse documenten op dezelfde manier te verwerken, heb je een systeem nodig dat flexibel is.
Whitevision biedt een oplossing die deze diversiteit aankan. Het combineert de XML-gegevens van je leverancier met de OCR-gegevens van de bijgevoegde pdf. Hierdoor worden de kop- en regelgegevens van de factuur of order samen met het beeldmateriaal in één scherm getoond en wordt een boekingsvoorstel gegenereerd. Met behulp van het XML-bestand kunnen facturen en orders sneller en nauwkeuriger worden herkend en verwerkt, zonder dat handmatige tussenkomst nodig is. Dit betekent dat je meer tijd en ruimte hebt voor andere taken, zoals analyses, controles of procesoptimalisaties.
Download whitepaper
Wil je ook onderweg controle houden over je goedkeuringsprocessen? Ontdek hoe onze smartphone-app dit mogelijk maakt.
Ontdek de kracht van XML-verwerking met Whitevision.
Met Whitevision’s geavanceerde XML-interpretatiefunctie wordt documentverwerking moeiteloos. Onze software herkent en interpreteert automatisch XML-gegevens, waardoor tijd wordt bespaard en fouten worden geminimaliseerd. Dit zorgt voor een efficiëntere verwerking, ondersteund door een gebruiksvriendelijke interface en duidelijke visuele weergave.
Whitevision biedt tevens de mogelijkheid om een uitvalproces te implementeren voor eventuele afwijkingen bij de directe verwerking van XML-berichten naar je softwarepakket. Met deze functie kun je efficiënt omgaan met eventuele uitzonderingen die zich kunnen voordoen. Ontdek hoe Whitevision je kan helpen bij het optimaliseren van dit proces en het soepel verwerken van e-facturen en e-orders in je softwarepakket.
Jouw proces. Eenvoudig met Whitevision.
Automatische verwerking
Whitevision accepteert alle gangbare XML-formaten die gebruikt worden in het proces van e-factureren en e-orderverwerking. Bovendien ondersteunen we andere XML-formaten op basis van klant-, branche- of ERP-specifieke vereisten.
Complete boeking
De XML data van je leverancier wordt aangevuld met herkende OCR data van de bijgevoegde PDF. Profiteer ook van onze automatische regelherkenning. Dit betekent dat de software de XML-regels klaarzet ter voorbereiding van de boeking, zonder dat je hier verder iets voor hoeft te doen.
Actie bij afwijkingen
Mogelijk uitval-proces bij afwijkingen bij de directe verwerking van XML-berichten naar je softwarepakket. Gemakkelijk doorsturen en goedkeuren van elke elektronische factuur en order, zodat je bedrijfsprocessen soepel blijven verlopen.
Tevreden klanten van Whitevision. Je bent in goed gezelschap.
Dura Vermeer
Franssen Franken
Hoppenbrouwers Techniek
Hollander Techniek
Ervaar 'simplicity'. Vraag een demo aan.
Wil je weten wat onze totaaloplossing voor jouw organisatie kan doen omtrent de verwerking van e-facturen én andere documentsoorten? Vraag een demo aan en ontdek hoe wij ‘simplicity’ in jouw dagelijkse werkzaamheden brengen.
Wat is het verband tussen XML en e-facturatie?
‘Elektronisch factureren’ duidt op het versturen van facturen op basis van gestructureerde data, gekoppeld aan allerlei standaarden zoals XML. Een e-factuur is een gestructureerd digitaal bestand.
Hoe helpt Whitevision mij XML-bestanden te verwerken?
Met Whitevision kan je facturen digitaal verwerken — op een snelle, eenvoudige en nauwkeurige manier. Dat geldt ook voor e-facturen! Onze slimme software herkent facturen in XML-formaat, zet boekingsregels klaar en biedt een visuele check. Met onze oplossing kan je tevens elke e-factuur routeren en fiatteren.
Mijn ERP-leverancier kan facturen in XML-formaat rechtstreeks inlezen. Heb ik Whitevision dan nog wel nodig?
Met onze oplossing kan je het proces van e-factureren omarmen, maar ook facturen in andere formaten verzamelen, herkennen, verwerken, routeren en accorderen. WhiteVision zorgt namelijk voor een eenduidige verwerking van álle typen inkomende facturen, ongeacht de manier waarop ze je organisatie binnenkomen.
Hierdoor blijft je administratie zo efficiënt en betrouwbaar mogelijk verlopen. Want je beperkt de handmatige handelingen tot een minimum wanneer je onze oplossing inzet om een factuur te verwerken en te matchen met de opdracht en ontvangsten. En je maakt gebruik van solide workflow-software voor het fiatteren van facturen. Zo houd je meer tijd over, die je kan besteden aan andere belangrijke werkzaamheden.
Kan ik facturen in XML-formaat fiatteren met workflow-software?
Jazeker. De Whitevision Workflow faciliteert de routering en fiattering van iedere e-factuur.
Wordt de verwerking van inkomende documenten nog sneller en minder foutgevoelig door XML-verwerking?
Als je een volledig kloppend XML-bestand binnenkrijgt, scheelt dit je een aantal stappen. Maar er zijn diverse knelpunten waar veel organisaties niet bij stilstaan. Het ideaalbeeld is dat alle XML-facturen op dezelfde manier je organisatie binnenkomen. Maar momenteel is er sprake van verschillende formaten. Je moet bedenken hoe je al die facturen op een uniforme manier in je proces krijgt, zodat dit kan doorlopen.
En zelfs áls elektronische facturen op een dag allemaal één vorm aannemen, zal je alsnog je proces moeten optimaliseren. Uiteindelijk wil je elke inkomende e-factuur op de juiste dimensie, kostenplaats en grootboekrekening in je ERP-systeem verwerken. En vervolgens moeten alle goedkeurders de factuur vlot fiatteren.
Het ultieme doel is natuurlijk om álle inkomende documenten snel, efficiënt en met een zo laag mogelijk foutgehalte te verwerken — ongeacht het formaat en de manier waarop ze binnenkomen. Als Whitevision-gebruiker hoef je je hierover geen zorgen te maken, want onze oplossing ontzorgt je in dit opzicht volledig. Heb je SMART-OCR nodig, bijvoorbeeld om een pdf te verwerken? Dan routeren we het document daarnaartoe. Gaat het om een XML-document? In dat geval halen we de informatie hieruit. Het eindresultaat is altijd een uitstekend boekingsvoorstel dat je — eventueel na goedkeuring — kan verwerken in je ERP-systeem.
Welke voordelen kan ik verwachten als ik met XML-facturen aan de slag wil?
De belofte van XML-facturen is dat je (inkoop)facturen sneller, nauwkeuriger en efficiënter kan verwerken. Met WhiteVision kan je op leveranciersniveau instellen welk factuurtype leidend is: pdf of XML. In de praktijk zien we dat organisaties slechts een beperkte hoeveelheid (standaard-)XML-facturen versturen en ontvangen. Vaak bevat een pdf-factuur meer informatie — en deze is simpelweg niet beschikbaar op een XML-factuur.
Hoe werkt het matchen van orderbevestigingen met een XML-factuur?
Dit hangt af van de manier waarop orderbevestigingen worden aangeleverd. Ontvang je ze in pdf-formaat, dan scant en herkent Whitevision de opdrachtbevestiging om deze te matchen met een pdf- of XML-factuur. Wordt het hele proces — van offerteaanvraag tot en met factuur — volledig digitaal ondersteund middels XML-transactieberichten? Dan matcht Whitevision orderbevestigingen en bijbehorende facturen. Waar nodig zorgt onze oplossing voor een verrijking met externe data. Vervolgens zet zij een visuele controle klaar die je kan gebruiken binnen een workflow.
Ik ontvang facturen in een XML-formaat dat mijn ERP-systeem niet herkent. Kan Whitevision helpen?
Ja. Wij werken al jaren nauw samen met verschillende ERP-leveranciers. Door deze partnerships sluit onze oplossing naadloos aan op diverse ERP-pakketten. Wij bieden tevens ondersteuning voor de meest gebruikte XML-standaarden in Nederland.