Spring naar content

E-facturen verwerken

Verwerk e-facturen én alle andere facturen eenvoudig en nauwkeurig, ongeacht het formaat. Gewoon in je vertrouwde Whitevision-omgeving.

1 centrale hub Al jouw berichten komen binnen op 1 plek.
Eenduidige verwerking Verwerk alle inkomende documenten op dezelfde manier.
Gangbare XML-formaten ondersteund DICO, UBL, Peppol: Whitevision ondersteunt het allemaal.
Sfeerfoto Tijdo - Didi

E-facturatie. Coördineer de diverse stroom.

Heb jij e-facturatie omarmd vanwege een initiatief binnen jouw branche? Of omdat je leveranciers e-facturen sturen? En loop je nu tegen bepaalde uitdagingen aan? De achterliggende gedachte van e-facturatie is mooi: als iedereen zich aan de richtlijnen houdt, bespaar je samen nóg meer tijd en geld. En het aantal fouten neemt af. Maar de praktijk is anders. Er zijn diverse standaarden en initiatieven. En er zijn ook behoorlijk wat leveranciers die nog pdf-facturen sturen. Hoe coördineer je de diverse stroom aan inkomende facturen? Met Whitevision! Wij helpen je eenduidigheid te creëren.

Download whitepaper

Meer weten over e-facturatie? Download het whitepaper en ontdek de voordelen voor jouw organisatie.

Geen titel
Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
Whitepaper e-facturen verwerken
Sfeerfoto laptop hubl

Documentverwerking eenvoudig maken? Ontdek Whitevision.

Verwerk jij je e-facturen én andere inkoopfacturen met Whitevision? Dan kies je voor eenvoud, snelheid en nauwkeurigheid. Maak je nooit meer zorgen over het factuurformaat of het kanaal van binnenkomst. Whitevision zorgt voor de juiste interpretatie en verwerking van elke inkoopfactuur.

Ontvang je XML-, pdf- én papieren facturen? Plakken sommige leveranciers de factuur simpelweg in de e-mail-body? Met Whitevision verwerk je al deze inkomende documenten op dezelfde manier. Wij ondersteunen alle gangbare XML-formaten, zoals de DICO-standaard, UBL en Peppol. Onze slimme oplossing toont de kop- en regelgegevens van de factuur samen met het plaatje. In één scherm. Daarnaast creëert het systeem automatisch een boekingsvoorstel. Zo werk jij niet meer handmatig. En het proces verloopt sneller én eenvoudiger!

Jouw proces. Simpel met Whitevision.

Verwerking XML-bestand

Verwerk elk XML-bestand eenduidig in je administratie. Whitevision accepteert alle gangbare XML-formaten, zoals INSBOU 3, SALES005, UBL 2.0 en UBL 2.1. Op klant-, branche- of ERP-specifieke basis ondersteunen we ook andere XML-formaten.

Automatische herkenning

Maak het verwerkingsproces nóg makkelijker met automatische regelherkenning. Daarmee zet de software de XML-regels klaar ter voorbereiding van de boeking. Jij hoeft hier verder niets voor te doen.

Fiattering in de workflow

Routeer en fiatteer elke elektronische factuur eenvoudig en snel met de Whitevision Workflow. Zo geschiedt de verwerking van e-facturen binnen één systeem dat naadloos aansluit op je ERP-pakket.

Whitevision-klanten. Goed gezelschap.

Van Wanrooij

Van Wanrooij

Een familiebedrijf uit Geffen dat zich dag in, dag uit bezighoudt met het creëren van de toekomstige leefomgeving: dát is Van Wanrooij in een notendop. Het bedrijf zet zich in voor aangenaam wonen. Dit betekent dat het niet alleen woningen produceert, maar ook rekening houdt met een fijne omgeving, natuurbewust wonen en het typische wijkgevoel. Volgens deze filosofie bouwt en ontwikkelt Van Wanrooij al ruim 50 jaar nieuwbouwwoningen in onder andere Noord-Brabant, Utrecht en Gelderland. Vol toewijding, zonder gedoe en mét een aanpakmentaliteit. Want dat is waar Van Wanrooij en zijn vakmensen voor staan.
Lees meer
Franssen Franken

Franssen Franken

Franssen Franken is dé verhuurder van bouwmachines, hoogwerkers, gereedschappen, aannemersmaterieel en (afval)containers van Limburg. Het familiebedrijf is toegankelijk en hanteert korte lijnen. Een klein, ambitieus team zorgt dat klanten service krijgen van a tot z . Als een verhuurwens niet direct te realiseren is, gaat Franssen Franken op zoek naar een oplossing.
Lees meer
Hoppenbrouwers Techniek

Hoppenbrouwers Techniek

In de afgelopen 100 jaar is Hoppenbrouwers Techniek uitgegroeid tot een modern installatiebedrijf. Wat in 1918 een  eenmansbedrijf was, is nu een totaalinstallateur met ruim 1.000 medewerkers. De organisatie ontwerpt, installeert en onderhoudt elektrotechnische en werktuigbouwkundige installaties. Zij biedt integrale oplossingen en is actief in een zeer brede markt. De missie van Hoppenbrouwers Techniek: de beste partner zijn voor medewerkers, klanten en scholen. Daarbij staan medewerkers op de eerste plek. Werkplezier staat voorop, want alleen daarmee kan Hoppenbrouwers Techniek de bedrijfsambitie verwezenlijken: de beste en duurzaamste installateur van het land worden.
Lees meer
Topdown PC

Ervaar ‘simplicity’. Plan een demo in.

Live ervaren hoe onze oplossingen jouw documentverwerkingsprocessen eenvoudig maken? Plan een demo in en zie hoe wij ‘simplicity’ voor jou realiseren.

Veelgestelde vragen over elektronisch factureren.

Wat is het verband tussen XML en e-facturatie?

‘Elektronisch factureren’ duidt op het versturen van facturen op basis van gestructureerde data, gekoppeld aan allerlei standaarden zoals XML. Een e-factuur is een gestructureerd digitaal bestand.

Hoe helpt Whitevision mij XML-bestanden te verwerken?

Met Whitevision kan je facturen digitaal verwerken — op een snelle, eenvoudige en nauwkeurige manier. Dat geldt ook voor e-facturen! Onze slimme software herkent facturen in XML-formaat, zet boekingsregels klaar en biedt een visuele check. Met onze oplossing kan je tevens elke e-factuur routeren en fiatteren.

Mijn ERP-leverancier kan facturen in XML-formaat rechtstreeks inlezen. Heb ik Whitevision dan nog wel nodig?

Met onze oplossing kan je het proces van e-factureren omarmen, maar ook facturen in andere formaten verzamelen, herkennen, verwerken, routeren en accorderen. WhiteVision zorgt namelijk voor een eenduidige verwerking van álle typen inkomende facturen, ongeacht de manier waarop ze je organisatie binnenkomen.

Hierdoor blijft je administratie zo efficiënt en betrouwbaar mogelijk verlopen. Want je beperkt de handmatige handelingen tot een minimum wanneer je onze oplossing inzet om een factuur te verwerken en te matchen met de opdracht en ontvangsten. En je maakt gebruik van solide workflow-software voor het fiatteren van facturen. Zo houd je meer tijd over, die je kan besteden aan andere belangrijke werkzaamheden.

Kan ik facturen in XML-formaat fiatteren met workflow-software?

Jazeker. De Whitevision Workflow faciliteert de routering en fiattering van iedere e-factuur.

Wordt de verwerking van inkomende documenten nog sneller en minder foutgevoelig door XML-verwerking?

Als je een volledig kloppend XML-bestand binnenkrijgt, scheelt dit je een aantal stappen. Maar er zijn diverse knelpunten waar veel organisaties niet bij stilstaan. Het ideaalbeeld is dat alle XML-facturen op dezelfde manier je organisatie binnenkomen. Maar momenteel is er sprake van verschillende formaten. Je moet bedenken hoe je al die facturen op een uniforme manier in je proces krijgt, zodat dit kan doorlopen.

En zelfs áls elektronische facturen op een dag allemaal één vorm aannemen, zal je alsnog je proces moeten optimaliseren. Uiteindelijk wil je elke inkomende e-factuur op de juiste dimensie, kostenplaats en grootboekrekening in je ERP-systeem verwerken. En vervolgens moeten alle goedkeurders de factuur vlot fiatteren.

Het ultieme doel is natuurlijk om álle inkomende documenten snel, efficiënt en met een zo laag mogelijk foutgehalte te verwerken — ongeacht het formaat en de manier waarop ze binnenkomen. Als Whitevision-gebruiker hoef je je hierover geen zorgen te maken, want onze oplossing ontzorgt je in dit opzicht volledig. Heb je SMART-OCR nodig, bijvoorbeeld om een pdf te verwerken? Dan routeren we het document daarnaartoe. Gaat het om een XML-document? In dat geval halen we de informatie hieruit. Het eindresultaat is altijd een uitstekend boekingsvoorstel dat je — eventueel na goedkeuring — kan verwerken in je ERP-systeem.

Welke voordelen kan ik verwachten als ik met XML-facturen aan de slag wil?

De belofte van XML-facturen is dat je (inkoop)facturen sneller, nauwkeuriger en efficiënter kan verwerken. Met WhiteVision kan je op leveranciersniveau instellen welk factuurtype leidend is: pdf of XML. In de praktijk zien we dat organisaties slechts een beperkte hoeveelheid (standaard-)XML-facturen versturen en ontvangen. Vaak bevat een pdf-factuur meer informatie — en deze is simpelweg niet beschikbaar op een XML-factuur.

Hoe werkt het matchen van orderbevestigingen met een XML-factuur?

Dit hangt af van de manier waarop orderbevestigingen worden aangeleverd. Ontvang je ze in pdf-formaat, dan scant en herkent Whitevision de opdrachtbevestiging om deze te matchen met een pdf- of XML-factuur. Wordt het hele proces — van offerteaanvraag tot en met factuur — volledig digitaal ondersteund middels XML-transactieberichten? Dan matcht Whitevision orderbevestigingen en bijbehorende facturen. Waar nodig zorgt onze oplossing voor een verrijking met externe data. Vervolgens zet zij een visuele controle klaar die je kan gebruiken binnen een workflow.

Ik ontvang facturen in een XML-formaat dat mijn ERP-systeem niet herkent. Kan Whitevision helpen?

Ja. Wij werken al jaren nauw samen met verschillende ERP-leveranciers. Door deze partnerships sluit onze oplossing naadloos aan op diverse ERP-pakketten. Wij bieden tevens ondersteuning voor de meest gebruikte XML-standaarden in Nederland.

123