E-facturen verwerken

‘Elektronisch factureren’ duidt op het versturen van facturen op basis van gestructureerde data, gekoppeld aan allerlei standaarden zoals XML. Een e-factuur is een gestructureerd digitaal bestand.

Met Whitevision kan je facturen digitaal verwerken — op een snelle, eenvoudige en nauwkeurige manier. Dat geldt ook voor e-facturen! Onze slimme software herkent facturen in XML-formaat, zet boekingsregels klaar en biedt een visuele check. Met onze oplossing kan je tevens elke e-factuur routeren en fiatteren.

Met onze oplossing kan je het proces van e-factureren omarmen, maar ook facturen in andere formaten verzamelen, herkennen, verwerken, routeren en accorderen. WhiteVision zorgt namelijk voor een eenduidige verwerking van álle typen inkomende facturen, ongeacht de manier waarop ze je organisatie binnenkomen.

Hierdoor blijft je administratie zo efficiënt en betrouwbaar mogelijk verlopen. Want je beperkt de handmatige handelingen tot een minimum wanneer je onze oplossing inzet om een factuur te verwerken en te matchen met de opdracht en ontvangsten. En je maakt gebruik van solide workflow-software voor het fiatteren van facturen. Zo houd je meer tijd over, die je kan besteden aan andere belangrijke werkzaamheden.

Jazeker. De Whitevision Workflow faciliteert de routering en fiattering van iedere e-factuur.

Als je een volledig kloppend XML-bestand binnenkrijgt, scheelt dit je een aantal stappen. Maar er zijn diverse knelpunten waar veel organisaties niet bij stilstaan. Het ideaalbeeld is dat alle XML-facturen op dezelfde manier je organisatie binnenkomen. Maar momenteel is er sprake van verschillende formaten. Je moet bedenken hoe je al die facturen op een uniforme manier in je proces krijgt, zodat dit kan doorlopen.

En zelfs áls elektronische facturen op een dag allemaal één vorm aannemen, zal je alsnog je proces moeten optimaliseren. Uiteindelijk wil je elke inkomende e-factuur op de juiste dimensie, kostenplaats en grootboekrekening in je ERP-systeem verwerken. En vervolgens moeten alle goedkeurders de factuur vlot fiatteren.

Het ultieme doel is natuurlijk om álle inkomende documenten snel, efficiënt en met een zo laag mogelijk foutgehalte te verwerken — ongeacht het formaat en de manier waarop ze binnenkomen. Als Whitevision-gebruiker hoef je je hierover geen zorgen te maken, want onze oplossing ontzorgt je in dit opzicht volledig. Heb je SMART-OCR nodig, bijvoorbeeld om een pdf te verwerken? Dan routeren we het document daarnaartoe. Gaat het om een XML-document? In dat geval halen we de informatie hieruit. Het eindresultaat is altijd een uitstekend boekingsvoorstel dat je — eventueel na goedkeuring — kan verwerken in je ERP-systeem.

De belofte van XML-facturen is dat je (inkoop)facturen sneller, nauwkeuriger en efficiënter kan verwerken. Met WhiteVision kan je op leveranciersniveau instellen welk factuurtype leidend is: pdf of XML. In de praktijk zien we dat organisaties slechts een beperkte hoeveelheid (standaard-)XML-facturen versturen en ontvangen. Vaak bevat een pdf-factuur meer informatie — en deze is simpelweg niet beschikbaar op een XML-factuur.

Dit hangt af van de manier waarop orderbevestigingen worden aangeleverd. Ontvang je ze in pdf-formaat, dan scant en herkent Whitevision de opdrachtbevestiging om deze te matchen met een pdf- of XML-factuur. Wordt het hele proces — van offerteaanvraag tot en met factuur — volledig digitaal ondersteund middels XML-transactieberichten? Dan matcht Whitevision orderbevestigingen en bijbehorende facturen. Waar nodig zorgt onze oplossing voor een verrijking met externe data. Vervolgens zet zij een visuele controle klaar die je kan gebruiken binnen een workflow.

Ja. Wij werken al jaren nauw samen met verschillende ERP-leveranciers. Door deze partnerships sluit onze oplossing naadloos aan op diverse ERP-pakketten. Wij bieden tevens ondersteuning voor de meest gebruikte XML-standaarden in Nederland.