Overweldigd door inkomende documenten?
De komst van e-mail en pdf hebben het euvel van stapels papieren facturen grotendeels opgelost. Maar er is een andere uitdaging die misschien wel nóg groter is: nu organisaties facturen digitaal ontvangen is er een constante stroom aan inkomende e-mailberichten die het nodige voorwerk vergen. Als administratief medewerker heb je een flinke klus aan het bewerken van élk document in je mailbox.
Facturen en orders kunnen in verschillende formaten binnenkomen: pdf of XML, soms zelfs ingevoegd in de body van een e-mail. Om al deze diverse documenten op dezelfde gestroomlijnde manier te verwerken, heb je een systeem nodig dat flexibel is. Whitevision verzamelt al jouw inkomende documenten op eenduidige wijze, ongeacht de manier van binnenkomst. Dit betekent dat jij méér uren overhoudt om je aan andere belangrijke taken te wijden.
Download whitepaper
Wil je de controle terug over je inbox en de efficiëntie van je communicatieprocessen verhogen? Ontdek hoe onze E-mail handler je hierbij kan helpen.
E-mail handler. Eenvoud op zijn best.
Met de E-mail handler van Whitevision breng je orde in de chaos van je inbox. Deze krachtige tool automatiseert niet alleen het sorteerproces en combineert relevante bijlagen, maar biedt ook de mogelijkheid om XML-berichten te verwerken en te integreren. Zo wordt zelfs de meest complexe communicatie gestroomlijnd en georganiseerd, zonder dat je handmatig hoeft in te grijpen. Hierdoor blijft er meer tijd over voor werk dat er echt toe doet.
Whitevision’s technologie zorgt ervoor dat je nooit meer belangrijke informatie mist of tijd verspilt aan het handmatig beheren van je e-mails, inclusief XML-gegevens. Onze oplossing biedt je de mogelijkheid om efficiënter te werken, met minder fouten en een gestroomlijnde communicatie als resultaat. Dat is niet alleen goed voor jou en je team, maar uiteindelijk ook voor je klanten, die profiteren van een snellere en nauwkeurigere service.
Veelgestelde vragen
Wat doet de E-mail handler precies?
De E-mail handler automatiseert het sorteren, verwerken en archiveren van inkomende e-maildocumenten. Het systeem verwerkt e-mails en bijlagen automatisch en maakt ze klaar voor integratie in je workflow, OCR- of ERP-systeem.
Is dit geschikt voor kleinere administraties?
Ja, de E-mail handler is flexibel en geschikt voor zowel kleine als grotere administraties. Het helpt bij het automatiseren van documentverwerking, wat tijd bespaart, ongeacht de grootte van je organisatie.
Hoe leert de E-mail handler?
De E-mail handler leert van je acties. Als een e-mail niet correct wordt verwerkt, kun je het corrigeren en het systeem onthoudt de aanpassing voor de volgende keer. Zelflerend en altijd beter!
Kan ik de E-mail handler gebruiken met meerdere administraties?
Ja! De E-mail handler werkt voor meerdere administraties, zelfs als je meerdere inboxen hebt. Zo kun je alles automatisch verwerken zonder dat je iets hoeft te doen.
Kan de E-mail handler gedeelde inboxen uitlezen?
Ja, de E-mail handler kan ook gedeelde inboxen uitlezen, zoals die van je crediteurenadministratie. Zorg ervoor dat er een account is met de juiste toegang.
Werkt de E-mail handler met verschillende e-mailsystemen?
Ja, het werkt met Microsoft Exchange Webservices (EWS), waardoor je Outlook, Office 365 en andere e-mailsystemen kunt koppelen.
Wat gebeurt er met de originele e-mail?
De originele e-mail wordt altijd bewaard in een archiefmap, zodat je deze later nog kunt gebruiken, bijvoorbeeld om door te sturen of te beantwoorden.
Hoe snel is de verwerking?
De verwerking van je e-mails gebeurt continu op de achtergrond. Het systeem werkt altijd door, zodat jij geen vertraging hebt.
Kan ik de E-mail handler ook gebruiken als ik een andere oplossing heb voor inkomende facturen?
Ja, de E-mail handler kan eenvoudig worden toegevoegd aan je huidige oplossing en is flexibel genoeg om met verschillende systemen samen te werken.
Wat als mijn vraag niet in de FAQ staat?
Stuur een e-mail naar: [email protected] met je vraag en contactgegevens, of vul het contactformulier in. Wij zullen jouw vraag zo snel mogelijk beantwoorden. Ben je al klant bij Whitevision? Ga dan naar het klantportaal voor meer informatie.
Een goed georganiseerde inbox in 3 stappen
Inventarisatie
We nemen eerst samen met jouw het gewenste proces door en onderzoeken de beste manier om de E-mail handler voor jou te laten werken.
Wijs mappen aan
Na de inventarisatie kun je de gegevens van jouw mailaccount invullen en de mappen aanwijzen waarnaar het systeem moet kijken.
Tijdsbesparing
Het enige wat jij nog moet doen is het startsein geven. De E-mail handler gaat voor je aan de slag!
Klanten van Whitevision. Je bevindt je in goed gezelschap.
Gebroeders Pol BV
LenGo
Stichting Christelijk Voortgezet Onderwijs
Ontdek 'simplicity'. Vraag een demo aan.
Ervaar hoe Whitevision het beheer van je e-mailcommunicatie kan transformeren. Vraag een demo aan en zie zelf hoe wij eenvoud in je werk brengen.
