Versimpel jouw documentverwerking
Jij weet precies waar de inkomende documenten binnenkomen en je voert gegevens handmatig in. Misschien werk je zelfs nog met een papieren archief. De komst van e-mail en pdf hebben het euvel van stapels papieren facturen grotendeels opgelost. Facturen en orders kunnen in verschillende formaten binnenkomen: papier, pdf of XML, soms zelfs ingevoegd in de body van een e-mail. Om al deze diverse documenten op dezelfde gestroomlijnde manier te verwerken, heb je een systeem nodig dat flexibel is. En dat is precies waar wij om de hoek komen kijken. Met de slimme OCR-oplossingen van Whitevision kan je inkomende documenten snel, eenvoudig en efficiënt verwerken.
Digitale verwerking begint met het verzamelen en eenvoudig inlezen van inkomende documenten. Papieren facturen hoef je alleen even te scannen. Documenten die je via e-mail of andere digitale kanalen ontvangt, worden automatisch verwerkt. Of het nu gaat om pdf bestanden, XML data of andere berichtsoorten. Met Whitevision verwerk je de gehele stroom via 1 weg.
Download whitepaper
Meer weten over onze aanpak? Download het whitepaper “de toekomst van inkoopfactuurverwerking” en ontdek de voordelen voor jouw organisatie.
Verzamel verschillende formaten
In de praktijk komt het vaak voor dat documenten zoals orderbevestigingen, serviceorders, bonnen en facturen in verschillende formaten worden toegestuurd. Onze oplossing gaat daar handig mee om. Niet alleen kunnen alle bestandsformaten door ons worden verwerkt, maar we gaan nog een stapje verder.
We verrijken en vergelijken data ook met elkaar. Of het nu gaat om het matchen van inkooporders met facturen of het identificeren van verschillen tussen ontvangen goederen en bijbehorende documenten, ons systeem zorgt voor een naadloze integratie van alle gegevens. En dit alles wordt overzichtelijk weergegeven in onze gebruiksvriendelijke interface, waardoor zowel inkoop- als financiële professionals moeiteloos toegang hebben tot de benodigde informatie.
Zó eenvoudig kan jouw werkproces eruitzien:
Hybride ontvangst
Inkomende documenten digitaal verwerken begint met het verzamelen en eenvoudig inlezen. Alle inkomende documenten worden op consistente wijze verwerkt, zonder gedoe met verschillende processen voor verschillende documenttypen.
Automatische herkenning
De documentgegevens worden binnen enkele seconden automatisch herkend en klaargezet als voorstelboeking. Hiervoor hoef jij niets te doen.
Routeren en verwerken
Ontdek de features
Veelgestelde vragen
Helpt Whitevision mij ook bij het accorderen van documenten?
Voor het digitaal routeren, beoordelen en accorderen van documenten bieden wij handige workflow-software. Deze is bij alle varianten inbegrepen. Zo is je fiatteringsproces altijd beheersbaar, inzichtelijk en eenvoudig.
Hoe zorgt Whitevision precies dat ik inkomende documenten makkelijker kan verwerken?
Wij bieden een handige cloudoplossing waar je geen omkijken naar hebt. Hosting en automatische software-updates zijn inbegrepen in het maandelijkse tarief.
Daarnaast koppelt Whitevision met diverse ERP-systemen. Dankzij onze nauwe partnerships met verschillende ERP-leveranciers bieden wij verregaande integraties. Daardoor verwerk je inkomende documenten vlot en eenvoudig.
Hoe maak ik het proces rondom inkomende documentverwerking nóg eenvoudiger?
Ben je bijvoorbeeld veel tijd kwijt aan het verwerken van de overweldigende stroom aan inkomende e-mailberichten? De SMART E-mail handler neemt je het voorwerk uit handen. Deze tool splitst, combineert en verplaatst bijlages of digitale inkoopfacturen automatisch.
Ben jij uren bezig met het uitsplitsen van kostenfacturen, het herberekenen van de btw per regel en het verwerken van inkoopfacturen met veel regels? Dan biedt regelherkenning uitkomst.
Hoe lang duurt een implementatie?
Indien wij de opdracht mogen uitvoeren, plannen we samen met jou de implementatie van onze software. Afhankelijk van het type ERP-systeem, of jullie hier al mee werken, en de mate waarin de voorbereidingen zijn getroffen, neemt de implementatie 1 tot 4 dagen in beslag. Deze dagen worden verdeeld over meerdere contactmomenten. De totale doorlooptijd varieert van 2 tot 8 weken.
Tijdens het traject vragen we je om tussen de implementatiedagen door zorgvuldig te testen. Daarnaast plannen we regelmatig contactmomenten in voor vragen en feedback.
Kan ik documenten ook goedkeuren via mijn tablet en telefoon?
Ja dat kan zeker. Neem de controle over je goedkeuringsprocessen en het scannen van informatie. Overal en altijd met de Whitevision app. Facturen digitaal accorderen, documenten controleren en bonnetjes scannen. Ontdek de voordelen voor jouw organisatie.
Er is mij gevraagd een remote verbinding op te bouwen, hoe doe ik dat?
Via de volgende link kun je Teamviewer Quick Support downloaden en starten. Vervolgens wordt er een ID en wachtwoord getoond in Teamviewer. Deze kun je doorgeven aan onze Support medewerker.
Mijn vraag staat er niet bij, wat kan ik het beste doen?
Stuur een e-mail naar: [email protected] met je vraag en contactgegevens, of vul het contactformulier in. Wij zullen jouw vraag zo snel mogelijk beantwoorden. Ben je al klant bij Whitevision? Ga dan naar het klantportaal voor meer informatie.
