Spring naar content

Documenten herkennen

Wil jij je administratieve processen verbeteren en inkoopfacturen eenvoudig digitaal verwerken? Met onze slimme software realiseer je een efficiëntieboost: je bespaart een hoop tijd én je maakt minder fouten. Hoe? Door gegevens automatisch te laten herkennen. Met onze oplossing hoef je factuurgegevens niet meer over te typen. Zo elimineer je repeterende en handmatige werkzaamheden!

Hoge herkenningsgraad Direct de beste herkenning dankzij SMART-OCR technologie
Boordevol slimme features Geen templates nodig dankzij zelflerend systeem
Snelle verwerking ontvang jouw documenten retour in real-time
Sfeerfoto Bjorn scherm groot hubl

Automatische herkenning

Whitevision heeft een slimme software ontwikkeld die een stap verder gaat dan de rest. Onze gebruiksvriendelijke en betrouwbare oplossing werkt niet met standaard sjablonen, waardoor je direct profiteert van een hoog niveau van herkenning. De software interpreteert factuurgegevens op een menselijke manier en koppelt deze direct aan de juiste velden in je software systeem.

Door de combinatie van XML- en OCR-gegevens worden de kop- en regelgegevens van de factuur of order samen met het pdf-plaatje op één scherm getoond, waardoor een boekingsvoorstel wordt gegenereerd. Dit geïntegreerde systeem maakt het mogelijk om zowel gestructureerde als ongestructureerde data te verwerken, waardoor gebruikers efficiënt kunnen werken met een compleet overzicht.

Download whitepaper

Meer weten over onze oplossing? Download het whitepaper de toekomst van inkoopfactuurverwerking en ontdek de voordelen voor jouw team.

Geen titel
Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
Whitepaper De toekomst van inkoopfactuurverwerking
Sfeerfoto Tijdo - Didi

Herken kop- en regelgegevens

Met de innovatieve oplossing van Whitevision behoort handmatig overtypen van documenten definitief tot het verleden. Dankzij een intelligente scan & herken functie, inclusief OCR herkenning, worden verzamelde documenten moeiteloos geïmporteerd en geïnterpreteerd, waarbij zowel kop- als regelgegevens automatisch worden herkend.

De software maakt gebruik van kunstmatige intelligentie om nauwkeurige voorstellen te genereren, verrijkt met OCR-data en indien beschikbaar de XML-berichten. Met de mogelijkheid om kosten automatisch toe te wijzen aan inkooporders, projecten, kostenplaatsen of grootboekrekeningen, wordt het proces nog efficiënter!

Zó eenvoudig kan jouw werkproces eruitzien:

Verzamelen

Documenten verwerken begint met het scannen van facturen of automatisch inlezen van e-mails PDF of XML-documenten.

Herkennen

De oplossing herkent factuurgegevens automatisch en zet deze om in slimme boekingsvoorstellen.

Verwerken

Je maakt de boeking snel en eenvoudig compleet met behulp van slimme logica én je kan de factuur matchen met bestellingen.

Goedkeuren

Documenten kan je altijd en overal accorderen en fiatteren dankzij de handige app.

Veelgestelde vragen

Wat is het verband tussen XML en e-facturatie?

‘Elektronisch factureren’ duidt op het versturen van facturen op basis van gestructureerde data, gekoppeld aan allerlei standaarden zoals XML. Een e-factuur is een gestructureerd digitaal bestand.

Hoe helpt Whitevision mij XML-bestanden te verwerken?

Met Whitevision kan je facturen digitaal verwerken — op een snelle, eenvoudige en nauwkeurige manier. Dat geldt ook voor e-facturen! Onze slimme software herkent facturen in XML-formaat, zet boekingsregels klaar en biedt een visuele check. Met onze oplossing kan je tevens elke e-factuur routeren en fiatteren.

Mijn ERP-leverancier kan facturen in XML-formaat rechtstreeks inlezen. Heb ik Whitevision dan nog wel nodig?

Met onze oplossing kan je het proces van e-factureren omarmen, maar ook facturen in andere formaten verzamelen, herkennen, verwerken, routeren en accorderen. WhiteVision zorgt namelijk voor een eenduidige verwerking van álle typen inkomende facturen, ongeacht de manier waarop ze je organisatie binnenkomen.

Hierdoor blijft je administratie zo efficiënt en betrouwbaar mogelijk verlopen. Want je beperkt de handmatige handelingen tot een minimum wanneer je onze oplossing inzet om een factuur te verwerken en te matchen met de opdracht en ontvangsten. En je maakt gebruik van solide workflow-software voor het fiatteren van facturen. Zo houd je meer tijd over, die je kan besteden aan andere belangrijke werkzaamheden.

Kan ik facturen in XML-formaat fiatteren met workflow-software?

Jazeker. De Whitevision Workflow faciliteert de routering en fiattering van iedere e-factuur.

Wordt de verwerking van inkomende documenten nog sneller en minder foutgevoelig door XML-verwerking?

Als je een volledig kloppend XML-bestand binnenkrijgt, scheelt dit je een aantal stappen. Maar er zijn diverse knelpunten waar veel organisaties niet bij stilstaan. Het ideaalbeeld is dat alle XML-facturen op dezelfde manier je organisatie binnenkomen. Maar momenteel is er sprake van verschillende formaten. Je moet bedenken hoe je al die facturen op een uniforme manier in je proces krijgt, zodat dit kan doorlopen.

En zelfs áls elektronische facturen op een dag allemaal één vorm aannemen, zal je alsnog je proces moeten optimaliseren. Uiteindelijk wil je elke inkomende e-factuur op de juiste dimensie, kostenplaats en grootboekrekening in je ERP-systeem verwerken. En vervolgens moeten alle goedkeurders de factuur vlot fiatteren.

Het ultieme doel is natuurlijk om álle inkomende documenten snel, efficiënt en met een zo laag mogelijk foutgehalte te verwerken — ongeacht het formaat en de manier waarop ze binnenkomen. Als Whitevision-gebruiker hoef je je hierover geen zorgen te maken, want onze oplossing ontzorgt je in dit opzicht volledig. Heb je SMART-OCR nodig, bijvoorbeeld om een pdf te verwerken? Dan routeren we het document daarnaartoe. Gaat het om een XML-document? In dat geval halen we de informatie hieruit. Het eindresultaat is altijd een uitstekend boekingsvoorstel dat je — eventueel na goedkeuring — kan verwerken in je ERP-systeem.

Welke voordelen kan ik verwachten als ik met XML-facturen aan de slag wil?

De belofte van XML-facturen is dat je (inkoop)facturen sneller, nauwkeuriger en efficiënter kan verwerken. Met WhiteVision kan je op leveranciersniveau instellen welk factuurtype leidend is: pdf of XML. In de praktijk zien we dat organisaties slechts een beperkte hoeveelheid (standaard-)XML-facturen versturen en ontvangen. Vaak bevat een pdf-factuur meer informatie — en deze is simpelweg niet beschikbaar op een XML-factuur.

Hoe werkt het matchen van orderbevestigingen met een XML-factuur?

Dit hangt af van de manier waarop orderbevestigingen worden aangeleverd. Ontvang je ze in pdf-formaat, dan scant en herkent Whitevision de opdrachtbevestiging om deze te matchen met een pdf- of XML-factuur. Wordt het hele proces — van offerteaanvraag tot en met factuur — volledig digitaal ondersteund middels XML-transactieberichten? Dan matcht Whitevision orderbevestigingen en bijbehorende facturen. Waar nodig zorgt onze oplossing voor een verrijking met externe data. Vervolgens zet zij een visuele controle klaar die je kan gebruiken binnen een workflow.

Ik ontvang facturen in een XML-formaat dat mijn ERP-systeem niet herkent. Kan Whitevision helpen?

Ja. Wij werken al jaren nauw samen met verschillende ERP-leveranciers. Door deze partnerships sluit onze oplossing naadloos aan op diverse ERP-pakketten. Wij bieden tevens ondersteuning voor de meest gebruikte XML-standaarden in Nederland.

123