Klantcase Aveco de Bondt
Aveco de Bondt is een onafhankelijk bureau dat toekomstbestendige oplossingen bedenkt en realiseert voor landelijke opgaven, maar ook voor specifieke omgevings- of organisatievraagstukken. De organisatie wil een positieve impact creëren op eenieders leefomgeving. Zij helpt overheden en marktpartijen met vraagstukken op het gebied van water, klimaat, infrastructuur, bouw en duurzaamheid. Aveco de Bondt onderzoekt, ontwerpt en adviseert over aanpak en beleid en ondersteunt projecten in de uitvoering. Daarnaast is het bureau actief binnen actuele thema’s. Denk aan de omgevingswet, circulaire economie, assetmanagement, klimaatadaptatie en (verkeers)veiligheid.
De behoefte
Na een tijd lang het basispakket van Whitevision te hebben gebruikt, vond Aveco de Bondt het in 2021 tijd om verder te optimaliseren. Inkoopfacturen kwamen destijds binnen in de facturen-mailbox. Administratief medewerkers openden het pdf-document, sleepten dit naar een map op de vaste schijf en zetten het in de juiste administratie. Dit proces herhaalden zij tweemaal per dag. Wanneer ze alle facturen hadden verzameld, openden ze Whitevision om de map te importeren. Vervolgens openden zij AFAS om de facturen te uploaden. Efficiënter dan handmatige inkoopfactuurverwerking was dit zeker, maar Aveco de Bondt wilde minder handelingen verrichten. En het bureau wist dat het ook hiervoor bij Whitevision terechtkon.
De oplossing
Toen Aveco de Bondt zijn wens neerlegde bij Whitevision, gingen de zaken snel. De Whitevision-consultant van deze klant verdiepte zich in het verzoek, gaf een demo van de uitgebreide Whitevision oplossing en belichtte de verschillen tussen de huidige en mogelijke toekomstige werkwijze. Het proces verliep zeer vlot en helder, waardoor Aveco de Bondt de voors en tegens razendsnel op een rij kon zetten. Het bureau hakte de knoop spoedig door — in september 2021 ging het van start met de uitgebreide Whitevision oplossing.
De voordelen van Whitevision
- Nóg meer efficiëntie en snelheid.
- Rol van administratief medewerkers verschuift van gegevens invoeren naar documenten controleren.
- Automatisering van diverse handmatige handelingen, vooral bij het verwerken van ingewikkelde facturen.
- Uitstekende implementatiebegeleiding van a tot z.
- Continue innovatie en doorontwikkeling van de oplossing.
“Whitevision heeft ons nóg meer efficiëntie en snelheid opgeleverd,” zegt Paulien Freriksen, administratief medewerkster bij Aveco de Bondt. “Daarnaast is de kans op fouten verder gereduceerd. Mijn rol verschuift van gegevens invoeren naar documenten controleren.”
Collega Gilian Brouwer, administratief medewerker en assistant controller, sluit zich hierbij aan: “Vroeger kwamen er nog weleens dubbelingen in ons boekingspakket. En bepaalde facturen hadden toch een wat langere verwerkingstijd nodig. We gebruikten Whitevision natuurlijk al om efficiënter te werken — het basispakket zorgde dat de pdf-versie van een factuur in ons ERP-pakket AFAS kwam te staan. Daardoor hadden we meer tijd dan voorheen om na te denken over verdere optimalisaties. Maar op een gegeven moment wilden we meer. We gingen met Whitevision in gesprek om te bekijken of we onze andere boekingsprocessen óók in de oplossing konden integreren. Dat bleek heel goed mogelijk te zijn. Handelingen waarover we bij ons oude werk nog moesten nadenken, heeft het programma nu ook voor ons geautomatiseerd!”
Met de efficiëntieslag in 2021 heeft Aveco de Bondt het inkoopfactuurverwerkingsproces verder geautomatiseerd. Nu het bureau de SMART E-mail handler van Whitevision gebruikt, wordt de facturen-mailbox bijvoorbeeld automatisch uitgelezen. Een cruciaal voordeel, als je het Paulien vraagt: “Inkoopfacturen komen nu terecht in een algemene bak in Whitevision. Daar pak je een factuur op, die je aan jezelf toekent. De rest gaat volledig automatisch, want de zelflerende OCR-software van Whitevision heeft een hoge herkenning.”
“Daar zijn we echt tevreden over,” zegt Gilian. “Whitevision ziet in één oogopslag of crediteurengegevens kloppen. Het herkent bepaalde kopstukken op de factuur en koppelt factuurgegevens aan de informatie die in AFAS bekend is. Ook ziet het systeem welke grootboekrekening je de vorige keer hebt gebruikt. En als het factuurinformatie eens niet direct herkent, kun je het trainen. Omdat Whitevision zelflerend is, onthoudt het wat je invoert voor alle volgende keren.”
De implementatiefase verliep zeer gestructureerd. Aveco de Bondt had vooraf allerlei scenario’s uitgekend om te leren wat het programma allemaal kon. “Denk aan transitorische boekingen, die je wilt verdelen over diverse maanden,” legt Gilian uit. “Vanuit Whitevision bestaat die mogelijkheid. En de koppeling met AFAS is heel goed. Onze Whitevision-consultant is twee dagen op kantoor geweest én heeft ons nog een tijdje begeleid op afstand.”
“Hij sloot het project niet af voordat alles volledig werkte,” vertelt Paulien. “Hij begeleidde ons van a tot z en nam rustig de tijd om onze vragen te beantwoorden. Soms vroeg hij feedback aan het Whitevision-team om ons vervolgens een terugkoppeling te geven. Het inrichtings- en trainingsproces is daardoor uitstekend verlopen.”
Het informele contact met de consultant — voor én na de implementatie — heeft Gilian als zeer prettig ervaren: “Je gaat best iets groots aan, dus dat heb je echt nodig. Whitevision begrijpt dat en biedt de begeleiding die je zoekt. Wij hadden echt vertrouwen in onze WhiteVision-consultant. Als hij iets níet adviseerde, kon hij dit ook vrijuit zeggen. Dat vond ik heel fijn.”
Dit was overigens in lijn met de verwachtingen die in de demofase waren ontstaan. Paulien: “Het is duidelijk dat Whitevision geen oppervlakkig verkooppraatje houdt. Het heeft alle beloftes immers waargemaakt!”
Of Gilian en Paulien Whitevision zouden aanbevelen? “Zeker!” zeggen zij tegelijkertijd. Gilian licht toe: “Voornamelijk ingewikkelde, grote facturen met heel veel kostenplaatsen zijn nu zeer eenvoudig, snel en efficiënt geboekt. Dit hoeven wij niet meer handmatig te doen. En dat scheelt ontzettend veel tijd en moeite.”
“Whitevision is ook een zeer prettig bedrijf om mee te werken,” zegt Paulien. “Als klant krijg je persoonlijke aandacht. Bovendien merken wij dat WhiteVision continu bezig is met doorontwikkeling en innovatie. Er worden kleine wijzigingen doorgevoerd waarmee wij als gebruikers heel blij zijn.” Gilian concludeert: “Whitevision is een fijne samenwerkingspartner die innoveert en meegaat met de toekomst. Zolang dit zo blijft, blijven wij met de oplossing werken!”
