Tijd om je aan te sluiten bij het Peppol-netwerk? Dít moet je weten!

Peppol, DICO, XML, pdf: hoe krijg je grip op de hybride facturenstroom?

Facturen ‘gecoördineerd ontvangen’: wat zijn je opties?

Peppol is niet het enige formaat in het ‘inkoopfactuurlandschap’. Sterker nog, er is van alles in de omloop: van het ‘ouderwetse’ pdf tot DICO en XML. Je wilt een manier vinden om met al die formaten om te gaan. Veel ERP-systemen regelen dit goed aan de versturende kant. (Een tip: wil je weten of je klant e-facturen kan ontvangen, zoek dit dan op met de NPa Peppol Test Tool.)

Maar hoe coördineer je alle inkomende facturen? Daar is vaak sprake van een hybride structuur. Je ontvangt facturen van verschillende leveranciers, die allemaal kiezen voor een ander formaat. Daardoor krijg jij pdf-, DICO-, XML- én Peppol-facturen binnen.

In theorie is het mogelijk om met de ‘financiële-administratie-scepter’ te zwaaien: je verzoekt al je leveranciers vriendelijk maar dringend om alleen facturen via het Peppol-netwerk te versturen, zodat jij uiteindelijk nog maar één formaat binnenkrijgt. Maar dat is in de praktijk doorgaans geen haalbare oplossing.

Wat je wél kan doen? Peppol integreren in een ‘hybride ontvangststructuur’.

Regeling bij een service provider óf een one-stop-shop voor inkoopfactuurverwerking?

Eigenlijk zit het Peppol-netwerk nét zo in elkaar als een mobiele telefonie- of energienetwerk. Het is centraal geregeld, maar als je er gebruik van wilt maken, moet je een contract afsluiten bij een service provider. Neemt je ERP-systeem het versturen van Peppol-facturen voor zijn rekening? Dan is het belangrijk om voor de ontvangende kant een aparte regeling te treffen. Dat doe je ófwel rechtstreeks bij een service provider, óf via een tussenpartij.

Vaak is de laatste optie handiger. Daarmee los je het hybride-vraagstuk namelijk op. Een betrouwbare tussenpartij is een soort telefoonwinkel: je sluit hier het contract bij een Peppol-service-provider af én je kan gebruikmaken van een totaaloplossing voor het verwerken van alle soorten inkoopfacturen, ongeacht het formaat en kanaal van binnenkomst. Via zo’n one-stop-shop voor inkoopfactuurverwerking coördineer je dus de diverse facturenstroom!

Peppol-facturen verwerken: wat kost dat eigenlijk?

De kosten zijn afhankelijk van de provider die je kiest. Sluit je je contract rechtstreeks bij een provider af? Dan krijg je waarschijnlijk een abonnement aangeboden. Ga je met een tussenpartij in zee? Meestal betaalt deze per Peppol-factuur een bepaald bedrag aan de provider. De tussenpartij kan dit doorberekenen naar jou óf aangeven dat het is inbegrepen in de prijs die je betaalt voor de totaaloplossing.

Hoe ga je daadwerkelijk het Peppol-netwerk ‘op’?

Wanneer je een contract hebt afgesloten, dien je Peppol te activeren. Dat doe je door allereerst een verificatie te doorlopen. Vervolgens moet je het rechtstreeks ophalen van documenten in je softwaresysteem mogelijk maken. Dit laatste klinkt misschien ingewikkeld, maar in de praktijk kan het erg simpel zijn. Vaak neemt je ERP-leverancier of tussenpartij deze taak namelijk op zich!