Tijd om je aan te sluiten bij het Peppol-netwerk? Dít moet je weten!
Van steeds meer kanten hoor je over het Peppol-netwerk. Misschien ontvangt en verstuurt jouw organisatie af en toe ook al facturen via Peppol. Of je bent je momenteel aan het oriënteren op een goede ‘Peppol-aanpak’. Is dit het juiste moment voor jou om je bij het Peppol-netwerk aan te sluiten? En wat houdt dat nu eigenlijk precies in? In deze blogpost zetten we de belangrijkste ‘Peppol-feiten’ voor je op een rij!
Peppol-netwerk: verplichtingen én mogelijkheden
Als je factuurinformatie uitwisselt via e-mail, kleven daar de nodige securityvraagstukken aan. Peppol is in het leven geroepen om hier een veilige omgeving voor te creëren. Daarnaast werkt het Peppol-netwerk met een verificatiesysteem. Dit houdt in dat gebruikers zich moeten identificeren volgens een bepaald proces. Zo worden spookfacturen tegengehouden.
Inkoopfacturen zijn dus geverifieerd. Bovendien voldoen ze aan een standaardformaat. Dat maakt het verwerkingsproces stukken eenvoudiger. En dat sluit aan op het ultieme doel van het Peppol-netwerk: het proces soepeler laten verlopen. Dan nu de hamvraag: is het gebruik van Peppol verplicht? Dat hangt ervan af. Wie aan de Nederlandse overheid levert, moet facturen via het Peppol-netwerk versturen. Diverse andere EU-landen hebben deze verplichting ook al ingesteld. Deze ontwikkeling wordt dus gedreven door overheid en wetgeving. Zorg daarom dat je er klaar voor bent. Dat is ook goed voor je securitydoeleinden, want het Peppol-netwerk is veel veiliger dan e-mail.
Bovendien biedt het niet alleen interessante mogelijkheden voor de financiële administratie, maar ook voor de inkoopafdeling. Werk je met inkooporders, dan kan je deze via het Peppol-netwerk uitwisselen. Hoe? In de vorm van e-orders. Hoewel dit nog in de kinderschoenen staat, ís de optie er wel. Kortom, dit is absoluut de juiste tijd om je organisatie klaar te stomen voor Peppol. Het is natuurlijk wel verstandig om bepaalde maatregelen te treffen, zodat je er efficiënt mee aan de slag kan. Maar hoe doe je dat? En waar moet je rekening mee houden?
Peppol, DICO, XML, pdf: hoe krijg je grip op de hybride facturenstroom?
Facturen ‘gecoördineerd ontvangen’: wat zijn je opties?
Peppol is niet het enige formaat in het ‘inkoopfactuurlandschap’. Sterker nog, er is van alles in de omloop: van het ‘ouderwetse’ pdf tot DICO en XML. Je wilt een manier vinden om met al die formaten om te gaan. Veel ERP-systemen regelen dit goed aan de versturende kant. (Een tip: wil je weten of je klant e-facturen kan ontvangen, zoek dit dan op met de NPa Peppol Test Tool.)
Maar hoe coördineer je alle inkomende facturen? Daar is vaak sprake van een hybride structuur. Je ontvangt facturen van verschillende leveranciers, die allemaal kiezen voor een ander formaat. Daardoor krijg jij pdf-, DICO-, XML- én Peppol-facturen binnen.
In theorie is het mogelijk om met de ‘financiële-administratie-scepter’ te zwaaien: je verzoekt al je leveranciers vriendelijk maar dringend om alleen facturen via het Peppol-netwerk te versturen, zodat jij uiteindelijk nog maar één formaat binnenkrijgt. Maar dat is in de praktijk doorgaans geen haalbare oplossing.
Wat je wél kan doen? Peppol integreren in een ‘hybride ontvangststructuur’.
Regeling bij een service provider óf een one-stop-shop voor inkoopfactuurverwerking?
Eigenlijk zit het Peppol-netwerk nét zo in elkaar als een mobiele telefonie- of energienetwerk. Het is centraal geregeld, maar als je er gebruik van wilt maken, moet je een contract afsluiten bij een service provider. Neemt je ERP-systeem het versturen van Peppol-facturen voor zijn rekening? Dan is het belangrijk om voor de ontvangende kant een aparte regeling te treffen. Dat doe je ófwel rechtstreeks bij een service provider, óf via een tussenpartij.
Vaak is de laatste optie handiger. Daarmee los je het hybride-vraagstuk namelijk op. Een betrouwbare tussenpartij is een soort telefoonwinkel: je sluit hier het contract bij een Peppol-service-provider af én je kan gebruikmaken van een totaaloplossing voor het verwerken van alle soorten inkoopfacturen, ongeacht het formaat en kanaal van binnenkomst. Via zo’n one-stop-shop voor inkoopfactuurverwerking coördineer je dus de diverse facturenstroom!
Peppol-facturen verwerken: wat kost dat eigenlijk?
De kosten zijn afhankelijk van de provider die je kiest. Sluit je je contract rechtstreeks bij een provider af? Dan krijg je waarschijnlijk een abonnement aangeboden. Ga je met een tussenpartij in zee? Meestal betaalt deze per Peppol-factuur een bepaald bedrag aan de provider. De tussenpartij kan dit doorberekenen naar jou óf aangeven dat het is inbegrepen in de prijs die je betaalt voor de totaaloplossing.
Hoe ga je daadwerkelijk het Peppol-netwerk ‘op’?
Wanneer je een contract hebt afgesloten, dien je Peppol te activeren. Dat doe je door allereerst een verificatie te doorlopen. Vervolgens moet je het rechtstreeks ophalen van documenten in je softwaresysteem mogelijk maken. Dit laatste klinkt misschien ingewikkeld, maar in de praktijk kan het erg simpel zijn. Vaak neemt je ERP-leverancier of tussenpartij deze taak namelijk op zich!
Peppol inpassen in je proces?
Wil jij je aansluiten bij het Peppol-netwerk, maar vraag je je af hoe je Peppol kan inpassen in je proces? Whitevision treedt op als tussenpartij en biedt een Peppol-connector aan waarmee je jouw hybride facturenontvangst helemaal kan stroomlijnen. Neem gerust contact met ons op om de mogelijkheden voor jouw organisatie te bespreken.
