Hoe haal je als financiële administratie het meest uit ‘no-hands accounting’?

Wat voor software heb je precies nodig voor no-hands accounting?

Als je no-hands accounting in de praktijk wilt toepassen, heb je bepaalde automatiseringsoplossingen nodig. Maar bij welke processen biedt een oplossing nu écht toegevoegde waarde? En wat voor soort software heb je precies nodig?

Laten we bij het begin beginnen. Wanneer een factuur binnenkomt in je facturen-mailbox, moet je deze normaliter handmatig voorsorteren en -bewerken. Dat kost behoorlijk wat tijd. Dit proces kan je laten afhandelen door een slimme tool, die al dit werk automatisch voor je verricht en de factuur klaarzet voor verwerking.

Hoe vlieg je het verwerkingsproces vervolgens aan? Je kan factuurgegevens met de hand overtypen, maar dat is een arbeidsintensieve taak. Hiervoor kan je slimme OCR-software inzetten. Deze herkent letters, woorden, bedragen en andere data op facturen automatisch. Met behulp van allerlei algoritmes en AI herkent het systeem vervolgens wat waar staat — van factuurdatum en -nummer tot crediteur en bedragen. Het zet de boeking voor je klaar, dus jij hoeft alleen nog even te controleren of alles klopt.

Heb je vaak te maken met terugkerende facturen — bijvoorbeeld voor de huur, schoonmaakdiensten of gas, water en licht? Dan wil je het bewuste bedrag eigenlijk niet elke keer opnieuw handmatig inboeken. Het gaat elke maand (of elk kwartaal) om hetzelfde bedrag. Met de juiste OCR-software hoef je slechts de eerste factuur te zien. Je voert in aan welke voorwaarden dergelijke kostenfacturen moet voldoen en hoe het systeem deze moet inboeken. Komen er vervolgens facturen binnen waarbij de software alle ‘vinkjes’ kan zetten, dan verwerkt hij deze automatisch. Daar komen ‘no hands’ meer aan te pas!

Ontvang je regelmatig orderfacturen waar een inkooporder aan hangt? Bestellen medewerkers bijvoorbeeld vaak artikelen of diensten? Dan is het nodig om bestellingen en ontvangsten te matchen. Een tijdrovend proces als je het handmatig afhandelt. Ook hier bestaat een automatiseringsoplossing voor. Met een matching-module zorg je dat het systeem checkt of er een match van 100% is tussen de order en de geleverde producten of diensten. Is dat het geval en heb je de inkooporder al aan het begin van het proces goedgekeurd? Dan kan het systeem de factuur direct verwerken. Jij krijgt alleen een signaal bij een afwijking. Dat scheelt je enorm veel uren en werk.