Dura Vermeer

De behoefte

De divisie Bouw en Vastgoed van Dura Vermeer werkte met een automatiseringsoplossing voor het verwerken van inkoopfacturen, maar deze was redelijk gedateerd. Het team wilde werken met OCR-software die het mogelijk maakt om controle velden toe te passen en die gegevens vooraf controleert om menselijke fouten te voorkomen. Daarom ging de divisie op zoek naar een partner die aan deze voorwaarden zou kunnen voldoen.

De oplossing

Omdat de divisie Onderhoud en Renovatie van Dura Vermeer Whitevision reeds gebruikte, was het bedrijf bekend met de oplossing. Maar de divisie Bouw en Vastgoed ging niet over één nacht ijs. Zij bekeek diverse opties en legde deze naast elkaar. Uiteindelijk bleek Whitevision dé oplossing te zijn: het was mogelijk om de wensen van Dura Vermeer in te bouwen én medewerkers zouden gemakkelijk te enthousiasmeren zijn om de overstap te maken. Zij hadden immers al over Whitevision gehoord van collega’s.

De voordelen van Whitevision

1. Flinke efficiëntieslag met de zelflerende SMART-OCR-software.
2. Inwilliging van speciaal verzoek om hogere beveiliging bij velden in te stellen, waardoor er nooit sprake is van onjuist ingevulde facturen.
3. Sneller werken door de automatische herkenning.
4. Kwalitatief betere resultaten: minder fouten.
5. Betrouwbare oplossing, óók wanneer je speciale verzoeken hebt.

“Met Whitevision hebben wij een flinke efficiëntieslag gemaakt,” zegt Armand Prahladsingh, medewerker bij het Financieel Service Center van Dura Vermeer. Hij is verantwoordelijk voor debiteuren, crediteuren, grootboekmanagement, procesmanagement en het reviewen van processen. “De e-mails worden automatisch ingelezen vanuit de facturen-mailbox. Vervolgens vult de SMART-OCR-software velden automatisch in op basis van een geavanceerde herkenning. Het is handig dat het systeem zelflerend is: als een veld eens niet is ingevuld, kan je het aanklikken, zodat de software het de volgende keer wél herkent!”

Tijdens de implementatie heeft Whitevision een speciaal verzoek van Dura Vermeer ingewilligd: “We hebben gevraagd of Whitevision een hogere beveiliging bij velden kon instellen. Als onze verplichte velden niet worden herkend, moet de software zorgen dat we de factuur niet kunnen doorzetten. Eigenlijk is dit een soort extra controle waardoor we nooit onjuist ingevulde facturen hebben. In de praktijk blijkt dit goed te werken, dus daar zijn we heel blij mee.”
Inmiddels maakt de divisie Bouw en Vastgoed twee maanden gebruik van Whitevision. Zij heeft intussen alweer wat nieuwe verzoeken voor het aanpassen van velden ingediend bij Whitevision.

Hoewel deze zaken momenteel nog lopen, kan Armand de meerwaarde van Whitevision al duidelijk benoemen. “We moesten natuurlijk even aan het programma wennen, maar we merken nu echt het rendement,” vertelt hij. “Door de automatische herkenning werken we sneller. En wij hebben opgemerkt dat de documenten er beter uitzien dan voorheen. Ook levert de oplossing kwalitatief betere resultaten op: we maken minder fouten.”
Hoe Whitevision dat laatste precies heeft bereikt? “Op twee manieren: middels de controlevelden die Whitevision voor ons heeft ingebouwd én de bedragvelden die je kan gebruiken als rekenmachine. Ook geven de boekingsregels een restsaldo aan. Op die manier voorkom je menselijke fouten.”

Of Armand Whitevision zou aanbevelen aan andere bedrijven? “Jazeker! Wij hebben de mogelijkheden goed onder de loep genomen voordat we voor Whitevision kozen. We wilden namelijk een leverancier vinden die echt aan onze wensen zou kunnen voldoen. Dat bleek lastiger dan we dachten, onder meer omdat wij werken met algemene contracten én projectcontracten. Het laatste contracttype kan per project anders zijn.”

Wat de zoektocht nog complexer maakte, was het feit dat Dura Vermeer bepaalde controles wilde inbouwen: “Wij hebben zelfs overwogen om het proces niet uit te besteden. Maar Whitevision bleek een betrouwbare oplossing te bieden. In vergelijking tot andere programma’s zou ik WhiteVision dus absoluut aanraden.”