Boekhouding digitaliseren: 11 voordelen van een papierloze administratie

Al een tijdje vraag je het je af: moet je je boekhouding digitaliseren? Links en rechts hoor je positieve berichten over een papierloos kantoor: bedrijven zouden hiermee een stuk efficiënter werken. Geen hype, zo blijkt — want organisaties die papierloos werken zijn enthousiast over de vele voordelen waarvan zij profiteren sinds ze een digitale administratie voeren. Maar wat zijn de voordelen precies wanneer je niet met papieren, maar met digitale facturen werkt? En hoe begin je eigenlijk met papierloos boekhouden? In deze blog beschrijven we 11 voordelen én een 3-stappenplan. Wil je je boekhouding digitaliseren, lees dan verder!

Waarom alles digitaal verwerken? 11 voordelen

Als je een digitale administratie opzet om inkoopfacturen en andere inkomende documenten te verwerken, ben je efficiënt bezig. Je profiteert namelijk van de volgende 11 voordelen.

1. Duidelijk overzicht van je boekhouding

Wanneer je veel handmatige administratieve handelingen verricht, raak je facturen en andere inkomende documenten makkelijk kwijt. De papieren stapels op bureaus en de fysieke mappen in kasten groeien snel, waardoor je het overzicht verliest. Ga je je boekhouding digitaliseren, dan is dit verleden tijd. Je verzamelt dit soort documenten namelijk digitaal op één centrale plek, waar je ze altijd in een handomdraai kan terugvinden.

2. Snelle verwerking van inkomende documenten

Als je inkomende documenten op de traditionele manier verwerkt, ben je veel tijd kwijt. Er is bijvoorbeeld een flinke reeks handmatige handelingen nodig om een inkomende factuur verwerkt, geaccordeerd en in je digitale archief te krijgen. Met de juiste software kan je dit soort taken automatiseren, waardoor je veel tijd overhoudt. Deze kan je besteden aan uitdagende taken waarmee je meer waarde toevoegt voor de organisatie.

3. Optie om betalingskortingen te benutten

Sommige leveranciers geven korting als je hun facturen binnen een kort tijdsbestek (bijvoorbeeld een week) betaalt. Wanneer je een factuur op papier verwerkt, haal je dit soort ‘deadlines’ meestal niet vanwege het omslachtige proces dat ermee gemoeid is. Maar digitale factuurverwerking opent vaak de weg tot het gebruikmaken van betalingskortingen.

4. Minder fouten

Wanneer je factuurgegevens handmatig invoert, schuilt een typefout in een klein hoekje. Fouten maken is menselijk, zeker als je regelmatig veel data moet overtypen. Gebruik je scan- en herken-software, dan vult deze de gegevens automatisch voor je in om een voorstelboeking te maken. Deze hoef jij alleen nog even te controleren. Dit betekent dat het foutgehalte wordt geminimaliseerd!

5. Eenduidige aanlevering

Voer je een papierloze administratie, dan kan je zorgen dat facturen op eenduidige wijze en via één kanaal binnenkomen. Je kan een facturen-mailbox aanmaken en bij leveranciers aangeven dat zij facturen hiernaartoe kunnen sturen. Als je goed uitlegt op welke manier zij deze moeten aanleveren (en hen hierin ook een beetje ‘opvoedt’), zijn inkomende facturen direct klaar om te verwerken in je boekhoudprogramma.

6. Makkelijk correcte factuurgegevens opvragen

Soms ontvang je een factuur met incorrecte gegevens. Voer je een papierloze administratie, dan kan je dit document gemakkelijk terugsturen naar de leverancier. Omdat het je digitaal is aangeboden, kan je immers direct op ‘beantwoorden’ klikken en de ontbrekende informatie opvragen.

7. Digitaal archief

Wil je een reeds verwerkte factuur naslaan omdat hier achteraf vragen over zijn? Of komt je accountant langs om een controle uit te voeren? In zulke gevallen moet je facturen makkelijk kunnen opzoeken. Als je een papierloze administratie voert, heb je een digitaal archief waar alle verwerkte documenten staan opgeslagen. Deze kan je met één druk op de knop terugvinden. Wel zo makkelijk!

8. Maandelijkse rapportages genereren

Wat zijn je maandelijkse verplichtingen? Wanneer is een bestelling geleverd en op welke datum kwam de bijbehorende factuur binnen? Wat heeft een afgenomen product of dienst je in totaal gekost? Soms moet je dergelijke managementinformatie versturen. Voer je een digitale administratie, dan heb je alle data op één locatie staan. Daardoor genereer je heel eenvoudig de rapportages die je nodig hebt.

Bovendien verloopt het proces vanaf de binnenkomst van documenten zuiver, waardoor je gegevens — en daarmee je rapportages — actueel zijn!

9. Up-to-date crediteurenbestand

Is je crediteurenbestand niet op orde, dan kan het voorkomen dat een geïnitieerde betaling naar de verkeerde partij gaat. Als dit gebeurt, moet je een herstelboeking maken. Dat kost onnodig veel tijd. Gebruik je de juiste software voor het digitaliseren van je administratie, dan is je crediteurenbestand up-to-date en vermijd je zo’n extra handeling!

10. Gestroomlijnd fiatteringsproces

Facturen van bureau naar bureau laten gaan om de benodigde handtekeningen te verkrijgen, is een tijdrovend proces. Dat kan efficiënter! Hoe? Automatiseer het proces middels workflow-software. Daarmee kan je facturen digitaal rondsturen naar goedkeurders, die altijd en overal met één druk op de knop hun akkoord kunnen geven. Ook biedt de software nuttige inzichten. Je kan bijvoorbeeld zien hoe lang het duurt voordat een collega een factuur fiatteert. Dit soort informatie kan je gebruiken om interne processen te optimaliseren.

11. Goed voor het milieu

Met een digitale administratie wordt het gebruik van papier overbodig. Dit betekent dat het digitaliseren van je boekhouding goed is voor het milieu. In het kader van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) is dit een belangrijk voordeel, zeker in deze tijd. Als we mensen op de maan kunnen zetten, waarom zouden we er dan nog op staan om alles uit te printen — terwijl we weten dat dit slecht is voor onze planeet?

Hoe kan je je kantoor digitaliseren? 3-stappenplan

1. Begin bij je ERP-pakket
Wat heb jij minimaal nodig om je boekhouding te digitaliseren? Als je weet waar de pijnpunten liggen, kan je zorgen dat een boekhoudprogramma voor jou gaat werken (in plaats van andersom). Bekijk dus onder andere waar papieren en digitale facturen momenteel binnenkomen en wie deze moeten goedkeuren. Door je interne processen kritisch onder de loep te nemen, kan je bepalen aan welke eisen een boekhoudpakket moet voldoen om jouw organisatie verder te helpen. Vervolgens is het veel makkelijker om het gesprek aan te gaan met ERP-leveranciers en te bekijken wat zij voor je kunnen betekenen.

2. Neem de organisatie mee in digitaliseringsplannen
Wil je je boekhouding digitaliseren, dan betekent dit dat medewerkers een nieuwe werkwijze zullen moeten omarmen. Wat je wilt voorkomen, is dat er weerstand ontstaat bij de livegang van een nieuw systeem. De medewerkers moeten deze verandering immers dragen: de oplossing slaagt alléén als zij begrijpen waarom ze deze gebruiken. Neem hen daarom mee in elke stap van het digitaliseringsproces.

3. Zorg voor verdere optimalisering
Wanneer de basis staat, is het tijd om te bepalen welke processen nog een optimalisatieslag kunnen gebruiken. Als je per mail binnengekomen facturen bijvoorbeeld uitprint, zijn er op het gebied van digitalisering nog stappen te nemen. Dan bieden goede OCR-software (voor het efficiënt verwerken van inkoopfacturen) en een betrouwbare workflow (voor het accorderen van facturen) uitkomst. Ga in dat geval dus in gesprek met leveranciers van zulke gespecialiseerde software om je administratie écht te digitaliseren.