Boekhoudsoftware mkb: realiseer procesoptimalisatie binnen je mkb-bedrijf in 3 stappen

1. Leg een stevig fundament met je ERP-systeem

Allereerst heb je een stevige basis nodig van waaruit je alle cruciale processen coördineert. Er zijn diverse boekhoudprogramma’s die (startende) mkb’ers voor dit doeleinde kunnen gebruiken. Deze vallen allemaal onder de noemer ‘ERP-systeem’. Hiermee verkrijg je inzicht en overzicht. En daardoor krijg je grip op je processen.

Voordat je op zoek gaat, is het slim om te definiëren welke aspecten voordelig zijn voor jóuw organisatie. Ga vervolgens gericht op zoek naar een ERP-pakket dat aansluit op je behoeftes.

3. Realiseer een efficiëntieboost: automatiseer een financieel-administratief kernproces in 3 substappen

Op de financiële administratie is inkoopfactuurverwerking vaak een kernproces. Maar niet elk ERP-systeem bevat de benodigde functionaliteiten om dit vlot, efficiënt en gestroomlijnd te laten verlopen. Is dat het geval, dan kan je het proces met aanvullende software optimaliseren. Daarvoor zijn drie substappen mogelijk:

• Facturen-mailbox sorteren ‘op de automatische piloot’
  Tref jij op maandagochtend of na vakanties een overvolle facturen-mailbox aan? Dan moet je alle inkoopfacturen éérst voorsorteren en -bewerken. Het gevolg: andere taken blijven veel te lang liggen. Dit proces optimaliseer je eenvoudig met een tool die dit handmatige werk van je overneemt. Een soort digitale postbode die de brief bij je bezorgt, opent én op de juiste plek neerzet.
• Turen naar factuurgegevens? Niet als slimme software deze automatisch herkent!
  Het overtypen van factuurgegevens is een tijdrovende, foutgevoelige taak. Met OCR-software (ook wel ‘scan- en herken-software’ genoemd) behoort deze tot het verleden. De software herkent zaken als factuurdatum, KvK-nummer en btw-bedrag en doet vervolgens een betrouwbaar boekingsvoorstel. Kies je voor slimme OCR-software, dan verloopt digitale factuurverwerking mettertijd nóg efficiënter en sneller. Je werkt namelijk met een zelflerend systeem dat gebruikmaakt van de kennis van de gebruikerscommunity. Ook spoort het fouten op facturen actief op.
• Soepel fiatteren? Blijf ‘in de flow’ met workflow-software
  Uitgeprinte facturen van bureau naar bureau laten gaan, goedkeurders herhaaldelijk vragen om een handtekening en de ondertekende documenten opbergen in papieren ordners: financieel-administratief medewerkers bij mkb-bedrijven weten hoe slepend en tijdrovend het fiatteringsproces kan zijn.Met workflow-software automatiseer je de handmatige handelingen die hiermee gepaard gaan. Dergelijke software zorgt namelijk dat facturen via een digitale weg langs de juiste personen gaan ter accordering. Vaak kan je aangeven dat het systeem facturen binnen een bepaalde categorie altijd aan dezelfde medewerkers moet voorleggen. Zij krijgen automatisch een signaal wanneer een factuur klaarstaat ter fiattering. Goedkeuring geven is zeer eenvoudig — dat doen ze via hun desktop of laptop, maar soms ook op hun tablet of smartphone (als de workflow-software gekoppeld is aan een app). De facturen komen uiteindelijk terecht in een digitaal archief, waar je ze altijd met één druk op de knop kan naslaan!