Digitale administratie opzetten? Deze valkuilen moet je vermijden!

7 valkuilen bij het opzetten van een digitale administratie

Nu thuiswerken niet meer weg te denken is, moet ieder bedrijf de financiële administratie eigenlijk wel digitaliseren. Alleen zo kunnen medewerkers altijd en overal bij documenten om deze te verwerken en fiatteren. Bovendien biedt een digitaal archief de mogelijkheid om facturen en andere belangrijke documenten op overzichtelijke wijze te bewaren, zodat je ze altijd kan naslaan — waar je je ook bevindt. Maar bij het opzetten van een digitale administratie komt veel kijken. Als je hier geen ervaring mee hebt, kan je flink de mist ingaan. Welke valkuilen moet je vermijden? Wij zetten de 7 belangrijkste voor je op een rij!

1. Snel uit de startblokken komen

Besluit je om een digitale administratie op te zetten, dan moet je veel regelen. Je hebt bijvoorbeeld een solide ERP-pakket nodig. Daarnaast zoek je misschien een oplossing voor het digitaal verwerken, fiatteren en archiveren van inkomende documenten.

Het is verleidelijk om alles snel te organiseren, bijvoorbeeld door op het advies van je administratiekantoor af te gaan zonder vooronderzoek te hebben verricht. Of door voor de goedkoopste oplossing te kiezen zonder uit te zoeken of er verborgen kosten zijn. Van zo’n beslissing zou je achteraf weleens spijt kunnen krijgen. Het is verstandig om de tijd te nemen voor de oriëntatiefase, zodat je de juiste keuze kan maken.

2. Geen duidelijk doel hebben

Je zoekt een digitaliseringsoplossing om je administratie bij te houden en het overzicht te bewaken. Maar wat wil je nog meer bereiken met een digitale administratie? Misschien vind je het belangrijk om geen overtypewerk meer te verrichten of om met een goed digitaal archief voor facturen te werken. Dit soort zaken zijn allemaal mogelijk. Maar niet alle softwareoplossingen bieden de opties die jij zoekt.

Zorg dus dat je je doel scherp voor ogen hebt, zodat je kan bepalen of een oplossing aan al jouw wensen voldoet.

3. Te weinig rekening houden met de toekomst

Stel, je doel is het digitaal verwerken van inkoopfacturen, omdat je af wilt van de papieren rompslomp. Je vindt een oplossing waarmee je facturen in pdf-versie kan verwerken, accorderen en bewaren. Dat is mooi, maar heb je ook aan de toekomst gedacht? Misschien wil je over niet al te lange tijd ook andersoortige inkomende documenten verwerken. Of je bedrijf groeit gestaag, wat betekent dat je binnenkort met méér dan twee mensen in een pakket moet kunnen samenwerken.

Het is handig om rekening te houden met dit soort zaken bij het kiezen van een oplossing. Bekijk goed of de archief software van jouw keuze toekomstbestendig is!

4. Je ERP-pakket niet als uitgangspunt nemen

Alle softwareleveranciers doen mooie beloftes. Maar als je hierop afgaat, verlies je soms de fundering uit het oog: je ERP-pakket. Dát is de plek waar je je financiële administratie moet bijhouden, dus alles staat of valt hiermee. Laat je niet afleiden door allerlei randapplicaties. Neem je ERP-pakket als uitgangspunt. En sleutel daar niet te veel aan onder het mom van ‘maatwerk’, want dan lopen de kosten gauw op. Kies liever voor aanvullende softwareoplossingen die naadloos aansluiten op jouw ERP-systeem.

5. Alles tegelijk willen doen

Als je overstapt op een nieuwe ERP-systeem, lijkt het handig om alles in één keer te regelen: het digitaliseren van je administratie, het overzichtelijk houden van inkomsten en uitgaven, het verwerken en fiatteren van inkoopfacturen én het bewaren van documenten in een digitaal archief. Maar in feite ga je zo van een fiets naar een Ferrari. En dat levert vaak ongelukken op. Het is veel verstandiger om éérst te leren autorijden.

Hét advies: bepaal van tevoren welke facetten je wilt automatiseren, maar neem deze stap voor stap in gebruik. Leer eerst je ERP-systeem kennen, zodat je alle processen goed kan doorgronden. Vervolgens kan je live gaan met aanvullende oplossingen.

6. Te veel verschillende randapplicaties gebruiken

Als je voor ieder facet van je administratie een aparte softwareapplicatie gebruikt, kan dit problemen opleveren. Gaat er iets verkeerd, dan werk je met allemaal verschillende ‘bouwblokken’ die niet op elkaar aansluiten. Dit kan ertoe leiden dat je administratie als een kaartenhuis ineenstort.

Werk daarom liever met één handige totaaloplossing die alle opties biedt waarnaar je op zoek bent: het uitlezen van de facturen-mailbox, het automatisch sorteren en bewerken van inkomende mails, het scannen en herkennen van inkomende documenten, het fiatteren van ieder document middels workflow-software én het bewaren van alle documentatie in een digitaal archief.

7. Niet optimaal gebruikmaken van alle mogelijkheden

Een goede softwareoplossing bevat vaak allerlei functies waarvan je helemaal niet weet dat ze bestaan. Na de implementatie van een nieuwe oplossing kom je gauw in een routine terecht, waardoor je deze functies ook niet gaat verkennen. Dat is zonde, want zo benut je de mogelijkheden niet optimaal. Misschien accordeer je inkoopfacturen nog op papier, terwijl je een workflow hebt waarmee je pdf-facturen digitaal kan fiatteren. En wellicht bewaar je geprinte facturen in een grote archiefkast, omdat je niet weet dat je een handig digitaal archief hebt waarin je elk goedgekeurd document makkelijk kan terugvinden.

Check dus altijd of er functies zijn die jouw werk nóg makkelijker kunnen maken!