Efficiëntie in factuurverwerking: 10 belangrijke KPI’s

Factuurverwerking is een cruciaal onderdeel van iedere organisatie, maar het kan ook een tijdrovend en complex proces zijn. Gelukkig bieden Key Performance Indicators (KPI’s) een waardevol hulpmiddel om de effectiviteit van dit proces te meten en te verbeteren. Door deze KPI’s te gebruiken kun je het factuurverwerkingsproces optimaliseren, waardoor je financiële verplichtingen tijdig kan nakomen en meer tijd overhoudt voor andere werkzaamheden. Ben je benieuwd naar de 10 belangrijkste KPI’s voor een efficiëntere factuurverwerking? Wij zetten ze voor je op een rij!

1. Gemiddelde verwerkingstijd

Deze KPI meet het gemiddelde aantal dagen om een factuur te verwerken – van ontvangst tot goedkeuring en uiteindelijk de betaling. Een kortere verwerkingstijd leidt tot efficiëntere processen en zorgt ervoor dat leveranciers tijdig worden betaald. Bijvoorbeeld: als de gemiddelde verwerkingstijd voor facturen 15 dagen is, kun je doelen stellen om deze te verkorten tot 10 dagen. Dit kan worden bereikt door het automatiseren van workflows en het verminderen van handmatige werkzaamheden.

2. Eerste doorlooptijd

De tijd die verstrijkt vanaf het moment van ontvangst van de factuur tot de eerste beoordeling is belangrijk. Hoe korter deze eerste doorlooptijd is, hoe minder vertraging dit geeft in het vervolgproces. Stel je voor dat facturen momenteel gemiddeld 3 dagen wachten op de eerste beoordeling, dan kan het implementeren van meldingen voor inkomende facturen en het toewijzen van taken aan specifieke goedkeurders helpen om dit proces in te korten naar 1 dag.

3. Nauwkeurigheid van gegevensinvoer

Fouten bij de gegevensinvoer kunnen tot kostbare gevolgen leiden. Deze KPI meet de mate van nauwkeurigheid bij het invoeren van gegevens en helpt potentiële problemen vroegtijdig te identificeren. Bijvoorbeeld: als er veel afwijkingen worden ontdekt tussen inkooporders en factuurgegevens, is het raadzaam om extra validatiestappen in te bouwen en beter gebruik te maken van automatische matching om handmatige fouten te minimaliseren.

4. Aantal facturen per medewerker

Door te meten hoeveel facturen een medewerker in een bepaalde periode kan verwerken, kunnen organisaties hun werklast effectief verdelen en mogelijke overbelasting voorkomen. Als een medewerker momenteel 100 facturen per maand verwerkt, maar zijn productiviteit toelaat om 150 facturen te verwerken, dan kan het aanpassen van de taakverdeling een evenwichtige werkdruk opleveren en de doorlooptijd van facturen verkorten.

5. Percentage facturen zonder bijbehorende kosten of betalingsherinneringen

Een hoog percentage facturen dat op tijd wordt betaald, zonder bijkomende aanmaningskosten of betalingsherinneringen, toont aan dat het factuurverwerkingssysteem goed functioneert en dat leveranciers tevreden zijn. Als het huidige percentage facturen zonder bijkomende kosten bijvoorbeeld 80% is, kun je doelen stellen om dit te verhogen naar 90% door betere monitoring van betalingstermijnen en het stroomlijnen van het goedkeuringsproces.

6. Percentage elektronische facturen / digitale facturen / papieren facturen

Het verhogen van het percentage elektronische facturen verlaagt de verwerkingskosten. Door met leveranciers deze aanlevermethoden te bespreken, kunnen inefficiënte papieren facturen verminderd worden. Het is de moeite waard om te onderzoeken hoeveel tijd er wordt bespaard door elektronische facturen en welke kosten worden bespaard in vergelijking met papieren facturen.

7. Eerste goedkeuringsgraad

Een hoge eerste goedkeuringsgraad geeft aan dat facturen in één keer goed worden gekeurd, waardoor het aantal terugkerende correcties wordt verminderd en het proces versneld wordt. Als het huidige percentage van facturen dat in één keer wordt goedgekeurd bijvoorbeeld 50% is, kan het identificeren van veelvoorkomende correcties en het verstrekken van duidelijke instructies aan goedkeurders helpen om dit percentage te verhogen tot 80%.

8. Factuurverwerkingskosten

Deze KPI houdt de totale kosten bij die gepaard gaan met het verwerken van facturen, inclusief personeelskosten en systeemkosten. Door deze kosten te monitoren kunnen organisaties besparingen identificeren en inefficiënties aanpakken. Identificeer welke factoren de kosten beïnvloeden, zoals handmatige verwerking en fouten, en overweeg het implementeren van een slim en geautomatiseerd factuurverwerkingssysteem om de kosten te verminderen.

9. Gemiddeld aantal stappen in het goedkeuringsproces

Een korter goedkeuringsproces met minder stappen duidt op een geoptimaliseerd factuurverwerkingssysteem dat tijd en middelen bespaart. Beoordeel je huidige goedkeuringsproces en bekijk waar overbodige stappen of mogelijke bottlenecks aangepakt kunnen worden. Door het proces te vereenvoudigen, kan het aantal stappen worden verminderd wat leidt tot snellere goedkeuring.

10. Percentage facturen buiten bestaande contracten of afspraken om

Met deze KPI kunnen financiële professionals anticiperen op naderende kosten en gerichte voorspellingen doen voor de directie. Het kan ook een signaal zijn dat er verbeteringen nodig zijn in het inkoopproces om ongeautoriseerde aankopen te verminderen en de controle te vergroten.