Facturen automatisch inlezen: 4 redenen om te kiezen voor digitalisering

De meeste facturen komen tegenwoordig binnen via de digitale route. Veel organisaties hebben een speciaal e-mailadres aangemaakt, zodat alle inkoopfacturen in één facturenmailbox terechtkomen. Volgens de traditionele werkwijze print je deze facturen stuk voor stuk uit om ze de ronde te laten doen langs alle betrokkenen. Facturen automatisch inlezen werkt anders. Hierbij pakt een automatiseringsoplossing de binnengekomen facturen op vanuit de mail, waarna zij ervoor zorgt dat deze rechtstreeks in je ERP-pakket terechtkomen. Hoe dit precies gebeurt, hangt af van jouw voorkeuren.

Facturen automatisch inlezen kun je op twee verschillende manieren laten geschieden:

1. Je laat je gehele facturenmailbox uitlezen door een tool als de SMART E-mail-handler. Deze verzorgt het voorsorteer- en bewerkingsproces voor de inkomende berichten (inclusief mails van klanten en spam). Dit proces loopt altijd door: niet alleen tijdens werkuren, maar ook in de nachten en weekenden. Wanneer je in de ochtend het kantoor binnenstapt, tref je daarom een hele ‘schone’ mailbox aan.
2. Je verzorgt de voorsortering van facturen zelf, omdat je graag wat meer controle wilt houden over wat er wel en niet wordt ingelezen in het ERP-pakket. Dit betekent dat je alle inkomende facturen naar een submap sleept, van waaruit de automatiseringsoplossing ze oppakt. Overige e-mails, zoals klantvragen of spammails, handel je handmatig af.

Vind je optie 1 een brug te ver, dan kun je beginnen met optie 2. Wanneer je organisatie helemaal gewend is geraakt aan het proces van facturen automatisch inlezen, kun je altijd nog ‘upgraden’ naar optie 1!

Het proces van facturen automatisch inlezen is je inmiddels wat duidelijker geworden. Maar waaróm zou je nu eigenlijk een inkoopfactuur boeken via de digitale route? We zetten de 4 belangrijkste redenen voor je op een rij.

1. Weg met overtypwerk

Met een automatiseringsoplossing is saai, repeterend overtypwerk verleden tijd. Slimme OCR-software heeft een hoge herkenningsgraad en is zelflerend. Dit betekent dat jij nog maar weinig hoeft te doen om inkoopfacturen digitaal te verwerken: je krijgt een controlerende rol en houdt ruimte over voor taken die jou meer uitdaging en ontwikkeling bieden.

Mocht het toch eens voorkomen dat je tijdens het controleren iets moet aanpassen, dan klik je eenvoudig in de factuur, waarna het geselecteerde veld wordt ingevuld. De mogelijkheid tot het maken van typfouten wordt daarmee tot het minimum beperkt.

2. Geen zoektocht naar facturen tijdens het verwerkingsproces

Wanneer je alle inkoopfacturen uitprint en handmatig verwerkt, raakt er regelmatig een factuur weg tijdens het verwerkingsproces. Als deze bedolven is onder een stapel papieren of ligt te verstoffen in een bureaula, kan je zoektocht lang duren.

Ga je facturen automatisch inlezen en verwerken, dan profiteer je ook van een digitaal archief. Wil je weten waar een factuur zich bevindt, dan kom je daar met één druk op de knop achter. Dit is onder andere handig wanneer een crediteur je belt met de vraag waarom een factuur nog niet is betaald. Je kunt dit immers direct uitzoeken door het factuurnummer in te voeren en de status van de factuur te bekijken. Zo bespaar je niet alleen tijd, maar maak je ook een professionelere indruk.

3. Soepel fiatteringsproces met workflow-software

Kies je ervoor om facturen automatisch in te lezen, dan moet je het digitale goedkeuringsproces eigenlijk ook omarmen. Zo behaal je optimaal resultaat: je kunt papierloos werken én je realiseert een tijd- en kostenbesparing.

Om de goedkeuring van facturen digitaal te laten verlopen, heb je goede workflow-software nodig. Je kan deze meestal erg flexibel inrichten. Bij ziekte stel je bijvoorbeeld eenvoudig een vervanger in. Als je wilt dat een factuur boven een bepaald bedrag naar een andere goedkeurder gaat, kun je dit inregelen. En is het nodig om een notitie toe te voegen bij een factuur, dan kan je dit heel gemakkelijk doen. Overigens kun je met workflow-software ook fraude met facturen voorkomen – een essentieel voordeel!

4. Verwerkte facturen haal je zó tevoorschijn

Opgeruimd staat netjes. Maar je mag verwerkte inkoopfacturen niet zó goed opbergen dat je ze niet meer kan terugvinden. Want soms moet je bepaalde informatie weken of maanden later even naslaan. Bijvoorbeeld omdat je een tweede factuur van een bepaalde crediteur op dezelfde wijze wilt boeken als de eerste. Of omdat je naar aanleiding van interne vragen inzicht in de kosten wilt hebben.

Vroeger liep je in zulke gevallen naar de (gevreesde) kast vol mappen. Met een automatiseringsoplossing is dat niet meer nodig. In het digitale archief voer je simpelweg een projectnummer of crediteurnaam in om de betreffende factuur tevoorschijn te halen. Je ziet direct wie de factuur heeft goedgekeurd, hoe deze is geboekt en van welk budget de kosten zijn afgegaan. Wel zo gemakkelijk!