Spring naar content

Facturen automatisch inlezen: 4 redenen om te kiezen voor digitalisering

Facturen automatisch inlezen: je hoort er van alles over, maar je twijfelt of je hier nu écht voor moet gaan. Je huidige systeem is helemaal ingeburgerd in de organisatie. Iedereen is gewend om ermee te werken, dus waarom zou je het aanpassen? Het zou heel wat vergen van je collega’s die inkoopfacturen goedkeuren. Zij doen dit graag op papier, zodat ze eventuele opmerkingen kunnen noteren. Ga je facturen automatisch inlezen en het proces digitaliseren, dan verandert je werkwijze ingrijpend. Wat moet je hier precies van verwachten? Kun je facturen bijvoorbeeld wel gemakkelijk terugvinden nadat je ze hebt verwerkt? En zal je daadwerkelijk je boekhouding optimaliseren wanneer je kiest voor zo’n overstap? In deze blog beantwoorden we de belangrijkste vragen rondom het digitaliseren van inkoopfactuurverwerking!

Hoe werkt dat precies: facturen automatisch inlezen?

De meeste facturen komen tegenwoordig binnen via de digitale route. Veel organisaties hebben een speciaal e-mailadres aangemaakt, zodat alle inkoopfacturen in één facturenmailbox terechtkomen. Volgens de traditionele werkwijze print je deze facturen stuk voor stuk uit om ze de ronde te laten doen langs alle betrokkenen. Facturen automatisch inlezen werkt anders. Hierbij pakt een automatiseringsoplossing de binnengekomen facturen op vanuit de mail, waarna zij ervoor zorgt dat deze rechtstreeks in je ERP-pakket terechtkomen. Hoe dit precies gebeurt, hangt af van jouw voorkeuren.

Facturen automatisch inlezen kun je op twee verschillende manieren laten geschieden:

  1. Je laat je gehele facturenmailbox uitlezen door een tool als de SMART E-mail-handler. Deze verzorgt het voorsorteer- en bewerkingsproces voor de inkomende berichten (inclusief mails van klanten en spam). Dit proces loopt altijd door: niet alleen tijdens werkuren, maar ook in de nachten en weekenden. Wanneer je in de ochtend het kantoor binnenstapt, tref je daarom een hele ‘schone’ mailbox aan.
  2. Je verzorgt de voorsortering van facturen zelf, omdat je graag wat meer controle wilt houden over wat er wel en niet wordt ingelezen in het ERP-pakket. Dit betekent dat je alle inkomende facturen naar een submap sleept, van waaruit de automatiseringsoplossing ze oppakt. Overige e-mails, zoals klantvragen of spammails, handel je handmatig af.

Vind je optie 1 een brug te ver, dan kun je beginnen met optie 2. Wanneer je organisatie helemaal gewend is geraakt aan het proces van facturen automatisch inlezen, kun je altijd nog ‘upgraden’ naar optie 1!

4 redenen waarom je inkoopfactuurverwerking moet digitaliseren

Het proces van facturen automatisch inlezen is je inmiddels wat duidelijker geworden. Maar waaróm zou je nu eigenlijk een inkoopfactuur boeken via de digitale route? We zetten de 4 belangrijkste redenen voor je op een rij.

 

1. Weg met overtypwerk

Met een automatiseringsoplossing is saai, repeterend overtypwerk verleden tijd. Slimme OCR-software heeft een hoge herkenningsgraad en is zelflerend. Dit betekent dat jij nog maar weinig hoeft te doen om inkoopfacturen digitaal te verwerken: je krijgt een controlerende rol en houdt ruimte over voor taken die jou meer uitdaging en ontwikkeling bieden.

Mocht het toch eens voorkomen dat je tijdens het controleren iets moet aanpassen, dan klik je eenvoudig in de factuur, waarna het geselecteerde veld wordt ingevuld. De mogelijkheid tot het maken van typfouten wordt daarmee tot het minimum beperkt.

 

2. Geen zoektocht naar facturen tijdens het verwerkingsproces

Wanneer je alle inkoopfacturen uitprint en handmatig verwerkt, raakt er regelmatig een factuur weg tijdens het verwerkingsproces. Als deze bedolven is onder een stapel papieren of ligt te verstoffen in een bureaula, kan je zoektocht lang duren.

Ga je facturen automatisch inlezen en verwerken, dan profiteer je ook van een digitaal archief. Wil je weten waar een factuur zich bevindt, dan kom je daar met één druk op de knop achter. Dit is onder andere handig wanneer een crediteur je belt met de vraag waarom een factuur nog niet is betaald. Je kunt dit immers direct uitzoeken door het factuurnummer in te voeren en de status van de factuur te bekijken. Zo bespaar je niet alleen tijd, maar maak je ook een professionelere indruk.

 

3. Soepel fiatteringsproces met workflow-software

Kies je ervoor om facturen automatisch in te lezen, dan moet je het digitale goedkeuringsproces eigenlijk ook omarmen. Zo behaal je optimaal resultaat: je kunt papierloos werken én je realiseert een tijd- en kostenbesparing.

Om de goedkeuring van facturen digitaal te laten verlopen, heb je goede workflow-software nodig. Je kan deze meestal erg flexibel inrichten. Bij ziekte stel je bijvoorbeeld eenvoudig een vervanger in. Als je wilt dat een factuur boven een bepaald bedrag naar een andere goedkeurder gaat, kun je dit inregelen. En is het nodig om een notitie toe te voegen bij een factuur, dan kan je dit heel gemakkelijk doen. Overigens kun je met workflow-software ook fraude met facturen voorkomen – een essentieel voordeel!

 

4. Verwerkte facturen haal je zó tevoorschijn

Opgeruimd staat netjes. Maar je mag verwerkte inkoopfacturen niet zó goed opbergen dat je ze niet meer kan terugvinden. Want soms moet je bepaalde informatie weken of maanden later even naslaan. Bijvoorbeeld omdat je een tweede factuur van een bepaalde crediteur op dezelfde wijze wilt boeken als de eerste. Of omdat je naar aanleiding van interne vragen inzicht in de kosten wilt hebben.

Vroeger liep je in zulke gevallen naar de (gevreesde) kast vol mappen. Met een automatiseringsoplossing is dat niet meer nodig. In het digitale archief voer je simpelweg een projectnummer of crediteurnaam in om de betreffende factuur tevoorschijn te halen. Je ziet direct wie de factuur heeft goedgekeurd, hoe deze is geboekt en van welk budget de kosten zijn afgegaan. Wel zo gemakkelijk!

Sfeerfoto Malou - Renee

Wil jij jouw proces slimmer inrichten?

mei 2024

Verplichte rapportage werkgebonden personenmobiliteit per 1 juli 2024: een nieuwe standaard

Vanaf 1 juli 2024 wordt het voor organisatie met 100 of meer medewerkers die minimaal 20 uur per week werken verplicht om hun werkgebonden personenmobiliteit te rapporteren. Uiterlijk 30 juni 2025 stuur je de gevraagde gegevens over 2024 in. Dit is een significante verandering die bedrijven dwingt hun huidige processen te herzien en te investeren in automatiseringsoplossingen. In dit blog verkennen we de impact van deze nieuwe regelgeving en leggen we uit hoe automatisering kan helpen bij het voldoen aan deze vereisten.
Artikel lezen
mei 2024

Webinar: 24/7 automatisch je facturen mailbox op orde

De komst van e-mail en PDF heeft het probleem van papieren facturen grotendeels opgelost, maar een nieuwe uitdaging dient zich aan: de constante stroom van inkomende e-mails met facturen vergt veel voorwerk voor administratieve medewerkers. Onder andere facturen, serviceorders en orderbevestigingen komen in verschillende formaten binnen, Whitevision verzamelt ze allemaal op een gestroomlijnde manier, waardoor je meer tijd overhoudt voor andere taken.
Artikel lezen
mei 2024

Webinar: efficiënt declaraties verwerken

Wil je af van het tijdrovende en soms verwarrende proces van declaraties verwerken? Als financieel-administratief medewerker weet je hoe ingewikkeld het kan zijn om verschillende soorten bonnen en facturen te verwerken, of ze nu digitaal zijn of op papier. Gelukkig is er een oplossing: met de Whitevision App kunnen declaraties efficiënt en volledig automatisch verwerkt worden.
Artikel lezen

123