Facturen scannen en herkennen anno 2023: hoe maak je gebruik van de nieuwste technieken?

De status quo: waar staat ‘scan en herken’ nu?

De ontwikkelingen op het gebied van ‘scan en herken’ gaan hard. Vroeger moest je papieren documenten inscannen om deze vervolgens op je eigen server te verwerken met op maat ingerichte OCR-software. Die tijd is voorbij: tegenwoordig kan je OCR-software als cloudoplossing gebruiken.

Bovendien bestaat er nu slimme OCR-software, die documenten in luttele minuten en zónder het gebruik van templates herkent. Boekingstaken verlopen volledig automatisch en kennis wordt gedeeld binnen de gebruikerscommunity. Daardoor wordt de zelflerende software mettertijd nóg slimmer. Het resultaat: een steeds hogere herkenning, waardoor het proces van facturen scannen en herkennen steeds automatischer verloopt. Hierdoor kan je saaie, repeterende taken elimineren en je focussen op meer uitdagende taken.

Gezien het tempo waarop technologie verandert, speelt doorontwikkeling een cruciale rol in het scan- en herken-landschap. Daarom is het handig om te werken met een scan- en herken-partner die gespecialiseerd is in jouw branche én in je ERP-systeem. Bij voorkeur ontwikkelt deze leverancier ook eigen producten. Zo kan hij vlot inspelen op ontwikkelingen en nieuwe innovaties snel introduceren.

Facturen scannen en herkennen: hoe ben je toekomstbestendig?

Als we de nieuwste technieken écht onder de loep willen nemen, moeten we een blik op de (nabije) toekomst werpen. Het nieuws van vandaag is morgen immers alweer verouderd.

Wanneer het gaat om facturen scannen en herkennen, is ‘eenduidigheid’ het sleutelwoord. We bewegen toe naar een uniforme manier van werken binnen de organisatie: je richt een standaardproces in dat alle benodigde stappen helder omschrijft en bewaakt — van de binnenkomst tot de betaling van een factuur.

Kies je voor de juiste tooling, dan kan je dit proces helemaal inrichten zoals je het voor ogen hebt. Maar wat is nu precies de juiste tooling? Kort gezegd: een solide systeem dat een oplossing biedt voor huidige én toekomstige uitdagingen.

Als een scan- en herken-oplossing rekening houdt met de volgende zes punten, is zij toekomstbestendig:

1. De diverse manieren waarop facturen binnenkomen
Een factuur kan binnenkomen als e-mailbericht, pdf-bestand of e-factuur. Een scan- en herken-oplossing moet kunnen fungeren als een soort trechter die de grote diversiteit aan documenten terugbrengt tot één universele stroom.

2. Verwerking van XML-bestanden
Wij verwachten dat je in toenemende mate facturen met een XML-bestand zal ontvangen. Wil je deze facturen scannen en herkennen op een uniforme manier, dan moet je scan- en herken-oplossing dit documenttype aankunnen. Daarvoor zijn nieuwe functies nodig: je moet het bestand inlezen en de ingelezen waarden koppelen aan de informatie op de factuur. Bovendien moet je scan- en herken-systeem veel interfaces hebben om de verschillende marktstandaarden aan te kunnen.

3. Presentatie van de inkoopinformatie
De klassieke vorm waarin inkoopinformatie wordt gepresenteerd, kennen we allemaal: de geadresseerde staat linksboven, in de kop- en voettekst vind je de gegevens van de afzender en in het midden van de factuur staan zaken als factuurnummer en -datum. Maar nu e-facturen in opkomst zijn, worden andere presentatievormen steeds relevanter. (Meer weten over e-facturatie? Lees onze blog ‘Elektronisch factureren verplicht‘.) Wil je alle soorten facturen scannen en herkennen met OCR-software, dan moet je werken met een oplossing die hier rekening mee houdt.

4. Inkomende facturen én andere documenten
Facturen scannen en herkennen met een automatiseringsoplossing is zéér tijdbesparend. Ben je hier eenmaal mee bezig, dan zal je waarschijnlijk snel de behoefte voelen om de oplossing niet alleen voor inkoopfacturen, maar ook voor andere inkomende documenten te gebruiken. Denk aan declaraties, serviceaanvragen, formulieren en afleverbonnen. Een toekomstgerichte oplossing kan dit soort documentstromen óók verwerken.

5. Hybride aanlevervormen
Op een gegeven moment zal je waarschijnlijk een hybride oplossing nodig hebben. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat je een binnengekomen e-factuur moet combineren met een pakbon in pdf-formaat. Wil je deze twee documenten samenvoegen, dan moet een oplossing dit op eenvoudige wijze voor je kunnen regelen.

6. Altijd en overal werken
Thuiswerken raakt in toenemende mate ingeburgerd en mensen zitten steeds minder vaak op een vaste werkplek. In dat kader is het belangrijk dat je administratieve taken kan afhandelen met je smartphone of tablet. Wil je dat collega’s onderweg of vanuit huis een foto kunnen nemen van een bon om deze direct te uploaden in de administratie? Moeten zij via hun mobiele apparaat áltijd een factuur kunnen goedkeuren in de workflow-software? Dan moet je je tooling over het gehele bedrijf verspreiden. Mensen dienen er altijd en overal mee te kunnen werken. Dé oplossing: facturen scannen en herkennen met een OCR-systeem waaraan een app is gekoppeld. Daarmee verloopt het proces nog soepeler, vlotter en efficiënter voor jou en je collega’s.