Factuur-matching-platform: hoe automatiseer je het matchen van inkooporders en facturen?

Koop je regelmatig artikelen in via een inkooporder? Dan wil je de levering en factuur matchen met de bestellingen en ontvangst. Veel financiële systemen voorzien standaard in deze functionaliteit. Maar zodra het factuurtotaal afwijkt, moet je regel voor regel controleren wáár de afwijking zich voordoet. Een tijdrovende, foutgevoelige klus. Dé oplossing: een factuur-matching-platform dat deze handmatige controles van jou overneemt.

Levering en factuur automatisch matchen: waarom een factuur-matching-platform?

Veel organisaties werken met inkooporders. Onder andere in de bouw, infra en installatie, maar ook in vele andere branches. De gekochte artikelen moeten overeenkomen met de achteraf ontvangen factuur. De aantallen en bedragen die hierop staan, moet je dus controleren met de bestelling en de in het ERP-systeem geregistreerde levering.

Een factuur-matching-platform dat werkt volgens het Software-as-a-Service-principe (ook wel een ‘SaaS-platform’ genoemd), biedt in dit geval uitkomst. Dit is meer dan een vernuftige techniek. Een SaaS-platform faciliteert het proces, maar zorgt ook voor veiligheid en dienstverlening. Het ontzorgt je volledig door saaie, repetitieve handmatige taken te minimaliseren. Als medewerker op de financiële administratie houd jij daarom tijd over voor uitdagende werkzaamheden waarmee je meer waarde toevoegt voor de organisatie.

Je kunt het liefst kiezen voor een platform dat three-way-matching biedt. Dit gaat namelijk nóg verder dan automatische matching. Wanneer een factuur matcht met de inkooporder, zal zo’n platform de factuur automatisch goedkeuren en digitaal vastleggen.

Hoe wordt een factuur gematcht en hoe komt deze terecht in je ERP-systeem?

Het proces van three-way-matching begint in je ERP-systeem. Hier maak je een inkooporder aan. Een leidinggevende keurt deze goed, waarna je de order plaatst. Nadat de bestelling is binnengekomen, verandert de status in het ERP-systeem in ‘ontvangen’.

Gebruik je een slim factuur-matching-platform, dan haalt geavanceerde OCR-software automatisch de bestellingen en ontvangst(en) op om meteen te controleren of deze matchen. Bij een 100% match zorgt het platform dat de factuur automatisch geboekt wordt. Ook stelt het systeem de factuur betaalbaar in het ERP-systeem.

Is er sprake van (kleine) afwijkingen? Dan geeft de software een signaal. Jij kunt vervolgens onderzoeken wat er verkeerd is gegaan. Wil je even advies vragen aan een collega? Dit doe je eenvoudig binnen het systeem, dat de communicatie logt. Zo kun je alle berichten op een later moment naslaan. Bovendien zien alle betrokkenen waar een factuur zich momenteel bevindt en waarom deze nog niet is geboekt of betaald. Je behoudt dus altijd het overzicht.

Optimalisatie: vroege controle inbouwen om inkomende facturen nog sneller te verwerken

Van de opkomst van de e-factuur tot snelle ontwikkelingen binnen digitale factuurverwerking: financiële administraties passen zich in rap tempo aan een veranderend administratielandschap aan. Procesoptimalisatie staat daarbij centraal.

Ook op het gebied van factuur-matching zijn organisaties aan het evolueren. Steeds meer bedrijven controleren zo vroeg mogelijk in het proces of de bestelde artikelen op de inkooporderbevestiging staan. Dit kan echter een omslachtige klus zijn — vooral wanneer er verschillen bestaan tussen de inkooporderbevestiging en de inkooporder. Want dan moet je opnieuw fiatteringen ophalen binnen de organisatie. Daarna is het kwestie van de factuur met de ontvangsten controleren. Een goed factuur-matching-platform neemt deze taak óók van je over. Hierdoor kan je nóg meer tijd besparen!

Werken met een platform: wat zijn de voordelen voor de financiële administratie?

Je besteedt geen tijd meer aan regel-voor-regel-controles van inkomende facturen, waardoor je ruimte hebt voor meer uitdagende werkzaamheden;
Het systeem wijst je op betrouwbare, snelle wijze op afwijkingen (je herkent deze eenvoudig door de duidelijke weergave);
Indien gewenst kun je afwijkingen doorsturen naar een collega via een workflow;
Met handige functies, zoals het instellen van marges en het vragen van advies aan collega’s, laat je processen nóg simpeler verlopen.

1. Gebruik goede tooling

Wil je écht efficiënter werken, kies dan voor slimme scan- en herken-software die alle ontvangen documenten kan controleren: inkooporderbevestigingen, facturen én leverbonnen.

Natuurlijk probeer je afspraken te maken met leveranciers omtrent het formaat waarin zij inkoopfacturen aanleveren. Maar in de praktijk houden zij zich hier niet altijd aan. Gebruik je tooling die documenten verwerkt ongeacht het formaat waarin je ze ontvangt? Dan breng je de ontvangen documentatie zonder hoofdbrekens (lees: tijdrovend en foutgevoelig handmatig werk) bij elkaar.

2. Laat de tooling aansluiten op jouw proces

Van oudsher matchen financieel-administratief medewerkers de inkooporder met de leverbon. Maar hierboven beschreven we al dat het matching-proces steeds meer naar voren wordt getrokken. Stel vast wanneer jij de matching precies wilt laten plaatsvinden en kies voor tooling die aansluit op jouw proces!

3. Kies voor een betrouwbare leverancier die jou ondersteunt

Als er sprake is van een 100% match, hoef je een factuur in principe niet meer te zien. Een slim systeem verzorgt de verwerking in zo’n geval namelijk geheel automatisch. Het waarschuwt jou alleen wanneer het afwijkingen signaleert. Uiteraard vergt dit het nodige vertrouwen. Als je wilt dat je organisatie een SaaS-platform omarmt, moet je hier echt op kunnen bouwen. En zelfs dan is er vaak een cultuurverandering nodig binnen je bedrijf. Kies dus voor een betrouwbare leverancier die dit begrijpt en je de nodige ondersteuning kan bieden!