Mkb-administratie digitaliseren: loont dat wel de moeite?

“Moeten wij onze financiële administratie digitaliseren?” Het is een vraag die veel mkb’ers stellen. Een mkb-bedrijf krijgt namelijk wel facturen binnen, maar de vraag is of het er genoeg zijn om de administratie te digitaliseren. Kan je de verwerking niet liever handmatig afhandelen?

Dat kost weliswaar wat administratieve rompslomp, maar digitalisering lijkt toch vooral te zijn weggelegd voor grotere bedrijven. Scan- en herken-software is vaak duur en daarom denken mkb’ers dat de investering niet loont. Wist je dat dit helemaal niet het geval hoeft te zijn?

Financiële administratie digitaal afhandelen:
óók nuttig voor mkb-ondernemers

Het handmatig verwerken van inkomende facturen is een eentonige, repeterende taak. Misschien ben je er slechts enkele uren per week mee bezig. Maar die tijd zou je toch liever besteden aan kernprocessen en belangrijke projecten. Juist wanneer je moet letten op zaken als budget en mensuren (wat binnen het mkb vrijwel altijd het geval is), moet je strategische zakelijke beslissingen nemen. Het digitaliseren van de administratie kan in dit geval een zeer verstandige stap zijn. Waarom is dit precies het geval? We zetten 3 redenen voor je op een rij!

1. De investering is beperkt en verdient zich snel terug

Digitale oplossingen zijn niet per definitie prijzig. Als je kiest voor een instapmodel, kan je al een stuk efficiënter werken. Hiermee elimineer je al het invoerwerk. En vaak ben je snel operationeel tegen een beperkte investering.

Zo’n oplossing verdient zich binnen de kortste keren terug: je houdt tijd over voor cruciale taken en je raakt papieren documenten niet meer kwijt, omdat je de administratie omtrent inkoopfactuurverwerking in één digitaal platform afhandelt.

2. Medewerkers blijven tevreden en kunnen zich ontwikkelen

Wat biedt meer uitdaging: repeterend, handmatig werk óf een controlerende functie waarbij je ook tijd hebt om andersoortige projecten op te pakken? De laatste variant, natuurlijk. Want daarmee is het takenpakket een stuk diverser.

Mkb-bedrijven die met goede scan- en herken-software werken, houden hun medewerkers tevreden. Digitalisering betekent dat financieel-administratief medewerkers geen saai, eentonig overtypewerk meer hoeven te verrichten. Nadat het systeem alle factuurgegevens heeft herkend, kunnen zij beoordelen of alles correct staat en de factuur boeken. Dit betekent dat zij meer tijd hebben om andere werkzaamheden op te pakken. Zo kunnen zij zichzelf breder ontwikkelen en halen ze meer plezier uit hun baan. En bedenk dat tevreden medewerkers voor tevreden klanten zorgen!

3. Overzicht leidt tot inzicht

Waar sta je momenteel met je administratie? Vanuit management-oogpunt is dit een zeer belangrijke vraag om te stellen. Kies je ervoor om je financiële administratie te digitaliseren, dan kan je hier gemakkelijk antwoord op geven. Want in dat geval is je administratie up-to-date én heb je een overzicht van alle inkomsten en uitgaven. Daardoor zie je in één oogopslag waar je bedrijf staat.

Efficiënter werken: in 2 stappen naar de digitalisering van je administratie

1. Neem je processen onder de loep

Breng alle stappen in kaart en bekijk waar je nog winst kan behalen. Wees kritisch op je eigen processen: als een bepaalde werkwijze nooit problemen heeft opgeleverd, betekent dit niet dat je deze in stand moet houden. Ter vergelijking: misschien stap je elke ochtend om 6 uur in de auto om op tijd op je werk te komen. Dat lukt, maar je staat dagelijks wel 3 uur in de file. Doel bereikt? Jazeker. Efficiënt? Niet bepaald. Een methode die werkt, is dus niet per definitie de beste.

2. Bepaal welke oplossing bij jouw organisatie past

Wil je je administratie volledig of gedeeltelijk digitaliseren? Sluit de software van jouw keuze aan op bedrijfsplannen die je in de (nabije) toekomst wilt realiseren? Wat kost een oplossing en wat levert zij op? Het is belangrijk om van te voren na te denken over dit soort vragen. Als je alle informatie en mogelijkheden op een rij hebt, kan je makkelijker kiezen voor een oplossing die volledig aansluit op de behoeftes van jouw organisatie. Heb je een leidraad nodig? Ga dan uit van het volgende: als je de inkoopfactuurverwerkingstijd met een softwareoplossing meer dan 50% naar beneden kan brengen, loont de investering de moeite!