OCR-software: het ‘wat’, ‘hoe’ en ‘waarom’ van scan en herken

Wat is een OCR-programma en wat kan je ermee?

De basisfunctie van OCR-software is het doorzoekbaar maken van documenten. Een OCR-programma bekijkt waar de waarden op een document staan en herkent deze. Maar er bestaan verschillende systemen. Reguliere OCR-oplossingen herkennen volgens templates. Staat één element een keer op een andere plek (bijvoorbeeld wanneer de datum van links naar rechts is verplaatst), dan werkt de OCR-tekstherkenning niet meer. Als gebruiker zal je dan een handmatige aanpassing moeten doen. Een geavanceerd OCR-programma kan tekst interpreteren zoals een mens dat zou doen en voorziet je daarom van specifieke informatie. Dat heeft veel toegevoegde waarde in administratieve processen als inkoopfactuurverwerking.

Goede OCR-software minimaliseert repetitieve, eentonige werkzaamheden. Dit betekent dat financieel-administratief medewerkers tijd overhouden voor uitdagende, leuke taken waarmee ze meer waarde toevoegen voor de organisatie. Bovendien gaat het foutgehalte flink omlaag, omdat een OCR-programma (menselijk) overtypewerk elimineert.

Een tekst scannen met OCR en digitaal verwerken: hoe werkt dat?

Op de financiële administratie wil je gescande en pdf-documenten converteren tot digitale versies die je kan bewerken en archiveren. Daarvoor kan je het best een slim OCR-programma gebruiken. Dit herkent gegevens op pdf-documenten en interpreteert deze om een logisch resultaat te presenteren.

Staan er bijvoorbeeld zes cijfers achter het woord ‘factuurnummer’, dan begrijpt een OCR-programma de context. Het herkent de cijfers als het factuurnummer en vult dit voor je in. Jij hoeft het geautomatiseerde voorstel vervolgens alleen nog te controleren. Het is dus niet meer nodig om de afzonderlijke velden handmatig in te vullen wanneer je een pdf-document verwerkt.

Kan je met OCR-software alleen facturen of ook andere documenten verwerken?

In de meeste gevallen zetten organisaties OCR-software in om inkoopfacturen te verwerken. Maar in principe kan je met OCR-technologie alle inkomende documenten verwerken.

Veelvoorkomende document-types die je in principe ook met OCR-software kan verwerken, zijn opdrachtbevestigingen, bestellingen en declaraties. Zorg wel dat je kiest voor een slimme totaaloplossing (‘scan en herken‘ plús workflow ) die naadloos integreert met je ERP-systeem.

Wat is de toekomst van OCR?

Toekomstbestendige OCR-software biedt een oplossing voor de uitdagingen van vandaag en morgen. Met een solide OCR-systeem kan je:

• De grote diversiteit aan inkomende documenten (van e-mailberichten en pdf-bestanden tot e-facturen) terugbrengen tot één universele stroom. Het systeem zorgt voor het interpreteerbaar maken van de diverse type documenten.
• Facturen met een XML-bestand op een uniforme manier verwerken en boeken. Een goede OCR-oplossing leest het bestand in en koppelt de ingelezen waarden aan de informatie op de factuur. Bovendien heeft zij een groot aantal interfaces om de verschillende marktstandaarden aan te kunnen.
• Facturen met verschillende presentatievormen laten interpreteren. E-facturen hebben niet altijd dezelfde lay-out als traditionele inkoopfacturen. Een goede scan- en herken-oplossing houdt rekening met het feit dat we steeds meer te maken krijgen met nieuwe presentatievormen.
• Niet alleen inkoopfacturen, maar ook andere documenten verwerken. Denk aan declaraties, serviceaanvragen, formulieren en aflever- of pakbonnen.
• Hybride aanlevervormen aan. Moet je bijvoorbeeld een binnengekomen e-factuur combineren met een pakbon in pdf-formaat, dan heb je een hybride OCR-oplossing nodig die dit op een eenvoudige manier voor je regelt.