Spookfacturen: hoe herken je ze en hoe krijg je er grip op?

Ken jij de 2 soorten spookfacturen?

Spookfacturen komen in twee verschillende vormen binnen:

Als offerte

Je krijgt een document binnen dat eruitziet als een authentieke factuur. Alles klopt — van logo tot regels. Maar dan kijk je eens goed naar de kleine lettertjes. En wat blijkt? Dit is helemaal geen factuur. Het is een offerte. Maak je het bedrag toch over, dan sluit je officieel een overeenkomst met de afzender. Dit is een illegale werkwijze, want de afzender moet altijd duidelijk maken dat het om een offerte gaat. Maar de gevolgen zijn vaak groot. Controleer dus goed of elke inkomende factuur écht een factuur is!

Als factuur zonder tegenprestatie

Jij hebt geen producten of diensten besteld. Hoe kan het dan dat je toch een factuur binnenkrijgt? Soms heeft de leverancier oprecht een fout gemaakt. Maar er kan ook opzet in het spel zijn. Wanneer je een factuur zonder tegenprestatie ontvangt, is het dus verstandig om de afzender te contacteren. Vraag op basis van welke afspraak de afzender de factuur naar je heeft gestuurd. Dat móet een leverancier namelijk aan je kunnen laten zien. Is dit bewijs niet aanwezig, dan gaat het om een illegale spookfactuur die jij vanzelfsprekend niet hoeft te betalen.

Spookfacturen-alert: 6 signalen die de
alarmbellen doen afgaan

Veel spookfacturen lijken ontzettend echt. Het is dan ook lastig om ze te herkennen. Let daarom op deze zes signalen. Zie je er één of meer? Leg de factuur dan kritisch onder de loep. Wellicht heb je een spookfactuur ontvangen!

1. Je hebt niets bij deze leverancier besteld.
2. De leverancier is niet of slecht vindbaar op het internet.
3. Je kent de naam van de leverancier, maar de factuur is afkomstig van een onbekend e-mailadres (let op: soms lijken de e-mailadressen erg op elkaar en is bijvoorbeeld alleen de letter ‘m’ veranderd in een ‘n’).
4. Het IBAN-nummer op de factuur is niet bekend in je administratie.
5. De afzender gebruikt een algemene aanhef in de e-mail (zoals “Geachte heer/mevrouw”).
6. Ergens op het document staat in zeer kleine letters aangegeven dat dit een offerte is.

Potentiële spookfactuur gespot!
Wat nu? [3 tips]

Voorkomen is beter dan genezen: tref deze 4 maatregelen om spookfacturen tijdig te onderscheppen

Zelfs als je héél goed weet wat een spookfactuur is, kan je er toch regelmatig eentje missen. Vaak sturen oplichters namelijk facturen waarop kleine bedragen staan, die binnen sommige organisaties automatisch goedgekeurd worden. Daarnaast is het bijna ondoenlijk om alle facturen handmatig te checken op alle verdachte elementen die we hierboven hebben beschreven. Hoe combineer je een efficiënt verwerkingsproces met een scherpe controle op spookfacturen? Tref in ieder geval de volgende vier maatregelen:

Laat slimme herkenning potentiële spookfacturen detecteren

Gebruik een slimme herkenning met een standaardfunctionaliteit om potentiële spookfacturen te detecteren. Goede software ‘ziet’ bijvoorbeeld dat het IBAN-nummer op de ontvangen factuur afwijkt van andere facturen die je van deze leverancier hebt ontvangen. Vraag aan je softwareleverancier of de software jou hier ook automatisch op kan attenderen, zodat je direct actie kan ondernemen.

Minimaliseer het risico op een betaling van spookfacturen met workflow-software

Met goede workflow-software gaat een geboekte factuur automatisch langs diverse mensen. Pas wanneer zij het document allemaal hebben geaccordeerd, laat het systeem je tot betaling overgaan. Dit zorgt niet alleen voor een zeer efficiënt fiatteringsproces; je minimaliseert ook het risico op een betaling van spookfacturen. Er zijn immers meerdere paren ogen die naar elke factuur kijken!

Stel 3-way-matching in om signalen van ‘mismatches’ te krijgen

Matchen de bestellingen, ontvangsten en facturen? Dan is de kans groot dat je met een authentieke factuur te maken hebt. Dit matchingproces — ook wel ‘3-way-matching’ genoemd — automatiseer je met een factuur-matching-platform. Een goede oplossing geeft je automatisch een signaal wanneer er geen match is, zodat jij kan uitzoeken of je met een spookfactuur te maken hebt.

Train je medewerkers om bewustzijn omtrent spookfacturen te creëren

Alles staat of valt uiteindelijk met je medewerkers. Als zij precies weten wat een spookfactuur is, is het risico dat zo’n factuur erdoor glipt, véél kleiner. Train je personeel daarom regelmatig op het herkennen van spookfacturen. Zo ben je samen alert op pogingen tot fraude en oplichting!

Verkennen welke maatregelen jij kunt nemen tegen spookfacturen?

Neem gerust contact op met Whitevision. Wij vertellen je graag hoe onze totaaloplossing jouw organisatie kan helpen bij het bestrijden van spookfacturen en het efficiënter verwerken van inkomende documenten.