E-factuur, XML, UBL en DICO: dít moet je allemaal weten over e-facturen
‘E-factuur’, ‘XML’, ‘UBL’, ‘DICO’: je hoort deze termen steeds vaker vallen. In de wereld van factuurformaten is dan ook veel gaande. Sommige bedrijven zijn al aan de slag met e-facturatie, mede vanwege samenwerkingen met bepaalde leveranciers of initiatieven binnen de branche. Deze (relatief) nieuwe ontwikkelingen brengen logischerwijs vragen en uitdagingen met zich mee. Wat betekenen al deze termen nu precies? Hoe word je wegwijs in het groeiende woud van documentverwerking? En hoe ga je om met de uitdagingen omtrent het verwerken van (e-)facturen? In deze blogpost geven we antwoord op de belangrijkste vragen omtrent e-facturen, XML, UBL en DICO!
De elektronische factuur en XML: ideaal versus realiteit
Een e-factuur is een systematisch opgebouwd digitaal bestand dat vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch verwerkt kan worden in het andere. Het ideaal van e-facturatie is een automatische uitwisseling en verwerking van leveringsbonnen, bestellingen en facturen via de ERP-systemen van de leverancier en de ontvanger. Hét voordeel daarvan is dat je minder handmatige taken hoeft te verrichten.
Momenteel zijn er verschillende initiatieven die standaarden definiëren. Begrijpelijk, want de standaardisatie van het uitwisselen van facturen middels XML is gestoeld op een aantrekkelijke gedachte: als iedereen zich houdt aan de richtlijnen, bespaar je samen nóg meer tijd en geld en neemt het foutgehalte verder af.
Wie een zuiver XML-bestand ontvangt, kan inderdaad bepaalde stappen overslaan. Bij een zuiver digitaal document is de herkenning namelijk al goed. Maar hiervan is lang niet altijd sprake. En zelfs wanneer dit wel het geval is, moet je rekening houden met knelpunten.
Zo vindt e-facturatie in de keten nog zeer beperkt plaats. Momenteel is er vooral sprake van een uitwisseling van XML-facturen (vaak via e-mail). Daarnaast zorgt de diversiteit aan initiatieven en standaarden rondom e-facturen voor de nodige complexiteit. XML-formaten variëren momenteel nog sterk. In de praktijk is het nu vaak zo dat je voor elektronische facturen alsnog een organisatiespecifiek proces moet opzetten om ze allemaal optimaal te verwerken. Want uiteindelijk dien je elke (e-)factuur op de juiste dimensie, grootboekrekening en kostenplaats in je ERP-systeem te verwerken. En het blijft belangrijk dat de juiste goedkeurders de factuur tijdig fiatteren.
De e-factuur: variëteit en handmatige handelingen
Het ideaalbeeld is dat iedereen facturen verzendt en ontvangt in eenzelfde e-factuur-formaat, zoals DICO of UBL, wat betekent dat we allemaal werken met een type XML-bestand waarin een afgesproken structuur is vastgelegd.
Maar zover zijn we nog niet. Er bestaan veel verschillende e-facturen, waaronder UBL 1.0, UBL 2.0, SI-UBL (dat de overheid hanteert) en DICO. De ene e-factuur is de andere dus niet. En daardoor heb je te maken met uitdagingen in de verwerking. Wil je een e-factuur omzetten naar een goede boeking en een leesbare versie aan de boeking koppelen, dan is hier doorgaans toch een deels handmatige verwerking mee gemoeid.
E-facturen verwerken: zet een efficiënte digitale administratie op in 3 stappen
E-factureren geschiedt veelal binnen branches. Maar daarnaast ontvang je ook documenten van leveranciers die actief zijn in andere sectoren. Zij hebben elektronisch factureren misschien nog niet omarmd of gebruiken andere standaarden. Facturen komen dus in allerlei formaten binnen — soms als bijlage, soms als body van de e-mail. Dit kan lastig zijn wanneer je een efficiënte digitale administratie wilt opzetten. Want jouw ultieme doel is om alle inkomende documenten vlot, efficiënt en met zo min mogelijk fouten te verwerken — ongeacht het formaat van de factuur en de wijze waarop deze binnenkomt. Hoe je dat doet? Door alle inkomende documenten op dezelfde manier te verwerken! Daarvoor kan je de volgende drie stappen nemen.
1. E-factuur, XML, UBL, DICO en pdf eenduidig verwerken met een totaaloplossing
Met de juiste software verwerk je alle XML-formaten die gangbaar zijn binnen e-facturatie. Daaronder vallen onder meer INSBOU 3 (DICO), SALES005, UBL 2.0 en UBL 2.1. Gebruik jij een ander XML-formaat dat specifiek bij jouw organisatie, branche of ERP-systeem hoort? Ga dan op zoek naar een softwareleverancier die dit ondersteunt.
Uiteindelijk wil je immers werken met een totaaloplossing die elke factuur op een eenduidige manier verwerkt in je administratie.
Ook met het oog op controle en inzicht willen organisaties alle inkomende facturen procesmatig gezien vaak nog op een enigszins gelijke manier verwerken, ongeacht de vorm waarin deze binnenkomen.
2. Minder repetitief werk met automatische regelherkenning
Er bestaat software die XML-regels klaarzet om de boeking voor te bereiden. Handig, want zo hoef jij hier niets voor te doen. Kies daarom voor een oplossing die automatische regelherkenning biedt.
3. Fiattering van alle inkoopfacturen in één systeem
Een elektronische factuur moet je, net als alle andere factuurtypen, langs de juiste goedkeurders laten gaan. Zij moeten het document tijdig fiatteren, zodat je kan overgaan tot betaling. Met workflow-software verloopt dit proces efficiënt en geschiedt de gehele verwerking van (e-)facturen binnen één systeem.
