Facturen digitaal ontvangen: coördineer de stroom!
Facturen digitaal ontvangen is tegenwoordig de norm. De tijd dat inkoopfacturen per reguliere post binnenkwamen ligt achter ons. In de afgelopen jaren hebben we een flinke stap vooruit gedaan: de stroom aan inkomende facturen is grotendeels gedigitaliseerd. Dat is maar goed ook, want veel bedrijven hebben deze stroom zien toenemen door meer activiteit en groei. Facturen digitaal ontvangen brengt echter ook een nieuw euvel met zich mee: hoe coördineer je de stroom?
Van blockchain tot ketenstandaarden (zoals DICO en UBL): een reeks veelbelovende initiatieven heeft de revue gepasseerd. En toch kampt menig bedrijf nog met de nodige uitdagingen. Momenteel kun je facturen digitaal ontvangen, maar hoe verwerk je ze gemakkelijk en snel? In deze blog helpen we je op weg met 5 tips!
1. Laat facturen op de juiste plek binnenkomen
Wil je facturen digitaal ontvangen en snel verwerken, wees dan eenduidig naar je toeleveranciers. Vraag hen om facturen alleen te sturen naar een door jou aangegeven e-mailadres, eventueel voorzien van (extra) informatie die voor jou belangrijk is om de factuur snel te verwerken of boeken. Op deze manier zorg je ervoor dat inkoopfacturen allemaal op één plek binnenkomen, zodat je ze op dezelfde manier kunt verwerken.
2. Zorg voor een goede sorteermethode
Wanneer e-mailberichten in je facturenmailbox binnenkomen, is het handig om deze zoveel mogelijk automatisch te verwerken. Hoe je dit doet? Bijvoorbeeld door een slimme oplossing te bedenken om spam en niet-facturen eruit te filteren. Maar ook door verschillende typen bijlages op de juiste manier te combineren of splitsen. Als je hiervoor een goed systeem hebt, kost deze verwerkingsstap je nauwelijks tijd.
3. Creëer een vangnet voor als er iets fout gaat
Zelfs als je een geavanceerd systeem aan de voorkant hebt, loop je altijd het risico dat er een onvoorzien of ongewenst bericht binnenkomt. Facturen digitaal ontvangen is geweldig, maar het betekent ook dat jij als ontvanger nooit de volledige controle hebt over dát wat een ander je toestuurt. Daarom heb je een vangnet nodig dat zulke binnengeslopen fouten opspoort en aan je laat zien.
4. Installeer een systeem waarmee je uitzonderingen gemakkelijk kunt afhandelen
Heb je te maken met een afwijking, dan moet je gemakkelijk met je toeleverancier kunnen communiceren om ervoor te zorgen dat het de volgende keer wél goed gaat. Met sommige systemen kun je op een laagdrempelige manier contact opnemen met je toeleverancier bij uitzonderingsgevallen. Ook kun je eenvoudig een nieuwe crediteur aanmaken wanneer deze voor het eerst een factuur naar je stuurt. Wil je facturen digitaal ontvangen en op efficiënte wijze verwerken, dan is zo’n systeem eigenlijk onmisbaar!
5. Voed je collega’s op
Werk je met meerdere vestigingen? Of kopen veel afdelingen binnen je organisatie in bij verschillende toeleveranciers? Dan heb je waarschijnlijk vaker dan eens gemerkt dat inkoopfacturen niet naar je facturenmailbox, maar naar je collega’s worden gestuurd. Meestal is dit uit de macht der gewoonte. Het is echter niet altijd even wenselijk. Als professional op de financiële administratie wil je facturen digitaal ontvangen én verwerken – en dat kan alleen als het gehele proces gestroomlijnd verloopt. Laat je collega’s daarom aan toeleveranciers vragen of zij facturen áltijd naar het centrale e-mailadres kunnen sturen, zodat ze op dezelfde plek binnenkomen.
Facturen digitaal ontvangen: hoe zorg je voor een snelle, automatische verwerking?
Veel organisaties gebruiken Outlook voor het verzenden en ontvangen van e-mails. Deze applicatie biedt behoorlijk wat functionaliteit waarmee je de bovengenoemde punten in ieder geval gedeeltelijk kunt automatiseren. Maar wil je facturen digitaal ontvangen én verwerken in een handomdraai, dan kun je liever kiezen voor een meer geavanceerde oplossing, zoals de slimme WhiteVision SMART E-mail handler. Deze sorteert, bewerkt, filtert, combineert en splitst inkomende e-mailberichten automatisch en snel, waarna iedere OCR-oplossing in de markt ze kan verwerken.
Je kunt de SMART E-mail handler zeer eenvoudig installeren en activeren om vervolgens te profiteren van alle kennis die collega-bedrijven reeds hebben opgedaan tijdens het gebruik van dit product. De hele gebruikerscommunity is als het ware jouw kennisbron. Facturen digitaal ontvangen en verwerken wordt daarmee enorm vereenvoudigd, zodat jij tijd overhoudt voor taken waaruit je meer voldoening haalt.
Wil je grote slagen maken in het coördineren van de inkoopfacturenstroom? Met onze SMART E-mail handler is het mogelijk – óók als je (nog) niet de OCR-oplossing van WhiteVision gebruikt. Meer weten? Neem gerust contact met ons op!
